O que é um Projeto?

Existem várias definições para o que é um projeto.

Para o PMBOK, a definição de projetos é “É um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.

Para a ISSO 10.006, Diretrizes para Qualidade de Gerenciamento de Projetos, projeto é “um processo único, consistido de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas de início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos”.

Em síntese, projetos são únicos e precisam ter objetivos claros, têm data de início e data de fim claramente definidas, envolvem um conjunto determinado de recursos (humanos, financeiros e materiais) que precisam ser otimizados para atingir os objetivos estipulados dentro do prazo.

Não existe projeto com duração indeterminada ou que dure para sempre. Todo projeto cria um produto, serviço ou resultado exclusivo, portanto seu sucesso é uma incerteza.

Exemplos de projetos:

Ø Lançamento de novo produto ou software

Ø Construção de uma casa ou um prédio

Ø Organização de evento (casamento, congresso, etc)

Ø Realização de uma viagem

Um projeto termina quando seus objetivos e metas satisfazem as partes interessadas ou quando se chega à conclusão de que não é possível cumprir suas metas e objetivos, ou quando o produto, serviço ou resultado do projeto não são mais necessários, o que determina seu cancelamento.

Figura 1 – Desenho de um Projeto

O gerenciamento de projetos consiste na aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas adequadas às atividades do projeto, a fim de cumprir seus requisitos. Dividem-se em nove áreas de conhecimento:

Ø Gerenciamento da Integração

Ø Gerenciamento do Escopo

Ø Gerenciamento do Tempo

Ø Gerenciamento dos Custos

Ø Gerenciamento da Qualidade

Ø Gerenciamento dos Recursos Humanos

Ø Gerenciamento das Comunicações

Ø Gerenciamento dos Riscos

Ø Gerenciamento das Aquisições

Figura 2 – 9 Áreas de Conhecimento de Projetos

O gerenciamento de escopo, tempo, custos e qualidade são os requisitos principais para o sucesso de um projeto. Sempre entregar o que foi pedido, no prazo estipulado, no valor pré-definido e como foi acordado.

O gerenciamento dos recursos humanos e das aquisições são os requisitos para produzir um bom trabalho no projeto.

O gerenciamento das comunicações e riscos devem ser controlados para garantir que as expectativas sejam atingidas e que as incertezas estejam sob controle.

O gerenciamento da integração garante o bom funcionamento de todos estas áreas.

Em um projeto recursos utilizam tempo, materiais e dinheiro para realização de um trabalho específico, a fim de atingir o objetivo determinado.

O que não é um Projeto?

Tão importante quanto ou até mais importante do que saber o que é um projeto é saber a diferença entre projetos e operações.

As operações são atividades contínuas e repetitivas, não tem data de término e normalmente repete os mesmos processos para a produção do mesmo resultado.

O objetivo das operações é manter a organização funcionando, é o que mantém a empresa viva.

Projetos e Operações possuem algumas características em comum: são executados por pessoas, têm limitação de recursos, precisam de planejamento, execução e controle.

A tabela a seguir faz um comparativo entre Projetos e Operações.

Eles podem envolver uma série de empreendimentos cíclicos ou repetitivos, às vezes sem uma data de fim muito clara. A natureza ou o produto final dos projetos por ser bastante distinto, mas em comum estes têm uma forte convergência ou um forte alinhamento estratégico.

Um exemplo de programa é o “Programa Fome Zero”. Ele é formado de vários projetos e todos eles têm o mesmo objetivo.

Figura 3 – Desenho de um Programa

O que é Portfólio de projetos (carteira de projetos)

Portfólio é o conjunto de programas e projetos que apóiam metas ou objetivos de negócios específicos, de um setor ou de toda a empresa. Os programas e projetos de um portfólio não precisam estar relacionados ou dependerem um do outro.

Figura 4 – Desenho de um Portfólio de Projetos

O que é um Subprojeto?

Subprojeto é a decomposição de um projeto em partes menores, para facilitar o gerenciamento. Esses subconjuntos podem ser uma missão, um objetivo, uma fase, etc, e podem ser gerenciados por um membro da equipe, empresa externa ou por outra unidade funcional da empresa.

A figura abaixo exemplifica um programa com mais de um projeto e cada projeto com alguns subprojetos.

Figura 5 – Estrutura de Programa, Projeto e Subprojetos

Quem são as Partes Interessadas (Stakeholders)?

Os stakeholders são todas as pessoas que possuem uma ligação com o projeto, seja ela direta ou indiretamente.

São as pessoas, grupos de pessoas ou organizações que estão ativamente envolvidas com o trabalho ou que têm algo a ganhar ou a perder com a conclusão do projeto. Eles podem também exercer influência sobre o projeto e seus resultados. A sua identificação não é uma atividade que ocorre uma única vez, é um ciclo constante de identificação.

Os principais stakeholders, normalmente identificados são:

Em uma empresa, os stakeholders podem ser:

Ø Patrocinador

Ø Acionistas

Ø Donos

Ø Investidores

Ø Gerentes funcionais

Ø Clientes / Usuários

Ø Fornecedores

Ø Sindicatos

Ø Associações empresariais, institucionais ou profissionais

Ø Comunidades onde a empresa tem operações: associações de vizinhos

Ø Concorrentes

A partir da identificação dos stakeholders, deve-se preparar uma comunicação eficiente, que garanta um fluxo da informação correta para cada um.

Escritório de Projetos

O conceito geral de um Escritório de Projetos, os famosos PMO’s, ou Project Management Officer, nada mais é do que um departamento encarregado pelo acompanhamento dos projetos de maior importância para a organização com o objetivo de garantir a qualidade na realização dos mesmos.

Os PMO´s proporcionam Maturidade Organizacional, pois indicam a preocupação com padronização, critérios, organização e gestão. Permitem também maior visibilidade do andamento dos projetos.

A implantação de um escritório de projetos traz alguns benefícios:

Ø Visão total e integrada de todos os projetos

Ø Definição de padrões

Ø Redução do nível de incertezas e riscos

Ø Diminuição de imprevisibilidades

Ø Alinhamento dos projetos com as necessidades do negócio

Ø Distribuição da informação internamente

Funções de um Escritório de Projetos:

Ø Apoio ao gerenciamento dos projetos

Ø Definição de metodologia a ser seguida

Ø Realização de Treinamentos

Ø Criação de políticas padronizadas e procedimentos

Ø Criação dos templates

Ø Suportar ao planejamento (Suporte para definição de escopo, custos e recursos e do cronograma)

Ø Realizar o acompanhamento e controle (Acompanhamento, status report, reuniões de alinhamento)

Ø Realizar a gestão dos problemas e riscos (Registro e controle dos riscos e auxílio no plano de mitigação de riscos)

Ø Gerenciar a comunicação interna (Promover o conhecimento corporativo dos projetos, publicar informações, realizar o marketing Interno do projeto, fazer gestão da mudança)

Ø Gerenciar o escopo (delimitar escopo e não escopo e controlar a qualidade das entregas)

Ø Gerenciar o cronograma (gerenciar previsão e acompanhar previsto x realizado)

Ø Realizar o acompanhamento financeiro (apoiar o controle financeiro e gerenciar entregas feitas X valor gasto)

Ø Garantir o armazenamento da documentação do projeto

Ciclos de vida de projetos (fases do projeto)

O ciclo de vida de um projeto, ou fases do projeto, é um conjunto de procedimentos bem estruturado para iniciar, planejar, executar, controlar e terminar um projeto.

Eles geralmente ajudam a definir o trabalho técnico a ser realizado, quando as entregas devem ser geradas, como cada entrega será revisada, verificada e validade, quais são os envolvidos e como controlar e aprovar cada fase.

Essas fases do projeto podem ser seqüenciais, sobrepostas (paralelas) ou iterativas (apenas uma fase por vez é planejada).

Os nomes e quantidades destas fases serão determinados de acordo com as necessidades do projeto ou da organização, porém todos os projetos, grandes ou pequenos, podem ser mapeados para a estrutura abaixo:

Ø Inicio do projeto

Ø Planejamento e organização do projeto

Ø Execução do trabalho do projeto

Ø Encerramento do projeto

Essa estrutura é normalmente usada em comunicações com a alta administração da empresa. Esta visão auxilia a construção de um quadro de referência comum para comparação dos projetos.

Alguns exemplos de ciclos de vida:

Ciclo de vida para Construção de uma casa:

Ø Planejamento da Obra e serviços preliminares

Ø Fundação e Alvenaria do Pavimento – Térreo

Ø Laje e Alvenaria do Pavimento Superior

Ø Cobertura

Ø Tubulações de Águas e Esgotos

Ø Contra piso, Reboco e Instalações Elétricas

Ø Portas e Janelas

Ø Acabamentos

Ø Finalização da Obra

Ciclo de vida para construção de um software:

Ø Especificação Funcional

Ø Desenvolvimento

Ø Homologação

Ø Implantação

Ø Acompanhamento da Implantação

Grupos de processos de gerenciamento de projetos

Os processos de gerenciamento de projetos organizam e descrevem a maneira como o projeto dever ser realizado.

Em projetos muito grandes, cada processos terá o seu próprio ciclo do projeto.

Segundo o PMBOK®, os grupos de processos são cinco:

Ø Iniciação: obtém a autorização do projeto ou de cada uma das fases

Ø Planejamento: formula e revisa as metas e objetivos do projeto, determina o caminho a ser seguido, define-se os requisitos e especifica suas partes interessadas. Deve abranger todas as áreas do gerenciamento de projetos, considerando orçamento, definição das atividades, planejamento de escopo, desenvolvimento do cronograma, identificação de riscos, formação da equipe, planejamento de aquisições, etc.

Ø Execução: executa os planos do projeto: coordenação de pessoas e outros recursos para execução dos planos.

Ø Monitoramento e Controle: monitora o progresso e desempenho da execução do projeto e identifica os problemas e as variações.

Ø Encerramento / Finalização / Conclusão: através de aprovação formal realiza o término do projeto. Deve reunir toda a documentação do projeto para análise.

Cada grupo é composto por processos individuais. Esses grupos são comuns a todos os projetos, e juntos formam o processo de gerenciamento de projetos , pois controlam todo o projeto. A ligação entre eles é realizada pelos resultados que produzem: o resultado de um processo frequentemente é a entrada de outro. Os cinco grupos de processos possuem conjuntos de ações que levam o projeto adiante, em direção ao seu término.

Figura 6 – Grupos de processos de gerenciamento de projetos

Áreas de Conhecimento da Gerência de Projetos: Processos

Em desenvolvimento.