Vedtægter for Rejselegatudvalget for Ernærings- og Fødevarevidenskabsstuderende, REF, gældende pr. 13/03-2016
§ 1. Formål
Rejselegatudvalgets formål er at yde økonomisk støtte til gennemførelse af faglige studierejser og –ophold, herunder fødevareingeniørpraktik i udlandet, for ernærings- og fødevarevidenskabsstuderende på Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet.
§ 2. Ansøgere
Alle studerende, der har betalt aktivt medlemskontingent til Foreningen af Ernærings- og Fødevarevidenskabsstuderende, FEF, fra og med optagelsen på Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet kan søge om legatportioner.
§ 3. Rejselegatudvalgets medlemmer
Rejselegatudvalget består af 6 studerende hvor i blandt følgende poster skal fordeles: Formand, Kasserer, It- og rejserapport ansvarlig, PR-ansvarlig, Post-, print- og mailansvarlig, Rejseaftensansvarlig.
Stk. 2. Valg
De studerende vælges blandt medlemmer af FEF på FEFs generalforsamling. Studerende vælges for to år af gangen og forskudt, således at der sikres kontinuitet. Mindst to og højst fire er på valg hvert år. De nyvalgte tiltræder efter afholdt skiftemiddag.
Stk. 3. Beretning og regnskab
Rejselegatudvalget er et udvalg under FEF. Udvalget er forpligtiget til på FEF’s generalforsamling at aflægge årsberetning og regnskab til godkendelse.
§ 4. Tilvejebringelse af midler
Rejselegatets midler søges tilvejebragt ved frivillige bidrag fra virksomheder og organisationer med tilknytning til fødevareindustrien. Desuden søges SCIENCEpuljen og IDA Food Network. Rejselegatets midler anbringes i bank eller sparekasse på den mest hensigtsmæssige måde.
§ 5. Uddeling af rejselegater
Rejselegatets midler skal anvendes i forbindelse med pointgivende studierejser, -ophold og praktik i udlandet. Legatet kan søges flere gange.
Stk. 2. Ansøgningsfrist
Der kan ansøges to gange årligt. Ansøgningsfristerne er 1. april og 1. november. Ansøgeren modtager meddelelse om resultatet senest en måned efter ansøgningsfristen.
Stk. 3. Ansøgningens indhold
Ansøgningen skal indeholde oplysninger om:
For studierejser:
Rejsens formål og varighed
Forventet fagligt udbytte i relation til studiemæssige aktiviteter på Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet
Budget for udgifter i forbindelse med rejsen/opholdet
Det ansøgte beløb
Andre indtægter, herunder andre søgte fonde/legater
Dokumentation for pointgivende aktiviteter
Studieblad med beståede resultater
For studieophold:
Opholdets formål og varighed
Studieaktiviteter der forventes gennemført
Forventet fagligt udbytte i relation til studiemæssige aktiviteter på Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet
Program der rejses under
Budget for udgifter i forbindelse med rejsen/opholdet
Det ansøgte beløb
Andre indtægter, herunder andre søgte fonde/legater
Dokumentation for pointgivende aktiviteter
Studieblad med beståede resultater
For praktikophold:
Opholdets formål og varighed
Om der gives løn
Budget for udgifter i forbindelse med rejsen/opholdet
Det ansøgte beløb
Andre indtægter, herunder andre søgte fonde/legater
Dokumentation for pointgivende aktiviteter
Studieblad med beståede resultater
Stk. 4. Kriterier for uddeling
Tildeling af legater og størrelsen af disse afgøres suverænt af rejselegatudvalget. For studierejser gælder der, at der kun tildeles midler til rejser, hvor det faglige indhold har direkte relation til studiemæssige aktiviteter på Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet. Som medlem af rejselegatudvalget kan man godt søge udvalget om støtte til studierejse, - ophold eller praktik i udlandet, men er inhabil i egen sag.
Stk. 5. Oplæg ved IDA Food Networks årlige generalforsamling
Efter tildeling af rejselegat kan den/de studerende blive pålagt at holde et oplæg på IDA Food Networks årlige generalforsamling. De studerende til denne opgave udvælges af REFs bestyrelse, med henblik på at fremvise et repræsentativt udsnit af REFs legatmodtagere hvad angår destination og varighed.
§ 6. Forpligtelser ved modtagelse af legat.
De tildelte midler må kun bruges til det formål, hvortil de er søgt. Hvis udvalget skønner, at de tildelte midler ikke er anvendt som REF’s gældende vedtægter beskriver, er stipendiaten forpligtet til at tilbagebetale det fulde beløb.
Stk. 2. Ansøgning af andre midler
Ansøgere til rejselegatet må ikke søge de virksomheder/ organisationer/ fonde, som donerer midler til rejselegatet. Rejselegat-udvalget offentliggør årets donatorer på REF’s hjemmeside hurtigst muligt efter modtagelse af donationerne, og alle øvrige virksomheder/organisationer/fonde kan herefter søges frit.
Stk. 3. Udfærdigelse af rapport
Alle, der har modtaget økonomisk støtte, er efter endt studierejse, -ophold eller praktik forpligtet til at udfærdige en rapport om deres studierejse, -ophold eller praktik og til senest 14 dage før rejseaften at aflevere rapporten til udvalget. Udvalget forbeholder sig ret til at offentliggøre rapporten i uddrag eller i sin helhed.
Stk. 4. Deltagelse i rejseaften
Alle legatmodtagere er forpligtede til at holde et foredrag om deres ophold på førstkommende rejseaften efter hjemvendt rejse eller til andre arrangementer afholdt i REF regi. REF kan under særlige omstændigheder dispensere fra dette krav. Hvis legatmodtageren ikke har deltaget i et arrangement inden for to år efter legatmodtagerens hjemkomst, skal legatet tilbagebetales til REF.
§ 7. Revision af regnskab
Regnskabet løber fra 1. oktober til 30. september og revideres af den på FEF’s generalforsamling valgte revisor.
§ 8. Ansvar og overdragelse af REF’s bankkonto
REF’s siddende kasserer har ansvar for foreningens bankkonto. Overdragelse af REF’s bankkonto fra afgående kasserer til tiltrædende kasserer, kan ske når både siddende formand, siddende kasserer, afgående formand og afgående kasserer har underskrevet erklæringen: ”Erklæring om overdragelse af REF’s bankkonto”
§ 9. Ændring af vedtægter
Ændring af REF’s vedtægter kan ske til ethvert REF møde hvor alle medlemmer af rejselegat-udvalget er tilstede eller har overleveret fuldmagt til et andet medlem, hvis alle medlemmer af rejselegat-udvalget er blevet adviseret om ændringsforslag pr. e-mail mindst en uge før pågældende møde. For at en ændring kan træde i kraft skal 4 ud af 6 medlemmer af rejselegat-udvalget stemme for ændringen. Det skal fra rejselegat- udvalgets side tilstræbes at ændre så lidt som muligt i REF’s vedtægter.