A karbantartás szükséges gyakorisága a készülék használatától függ.
Mennél nagyobb terhelésnek van kitéve a készülék annál gyakoribb karbantartást igényel.
Egy olyan nyomtatót amely minden nap nagy mennyiségben nyomtat, a megbízható működés és hosszabb élettartam érdekében akár havonta szükséges lehet karbantartani.
Azonban az általános inkább egy negyedéves gyakoriságú karbantartás.
Az üzemeltetési szerződés nem csak időközönkénti karbantartást jelent, de magában foglalja az esetleges meghibásodások javítási munkadíját, a kiszállások és javítással összefüggő szállítások díjait is.
A szerződött ügyfél csak a javításkor beszerelt alkatrészek árát fizeti az előre jól tervezhető szerződési díjon felül.