Huishoudelijk Reglement betreffende het gebruik van het Parochiehuis - Baardegem
De Raad van Bestuur van VZW Parochiale Werken St. Margareta Baardegem stelt zich tot doel om “het Parochiehuis” naar best vermogen en met de beschikbare middelen te onderhouden en verder uit te bouwen. Alle winsten zullen hiertoe integraal worden aangewend.
1) Algemeen
· Het huishoudelijk reglement wordt aan iedere huurder van het parochiehuis ter beschikking gesteld. De huurder verklaart er kennis van te hebben genomen en verklaart er zich akkoord mee.
· De ondertekenaar, is verantwoordelijk voor de nauwkeurige naleving van het huishoudelijk reglement.
· Het is de huurder verboden om in de periode van zijn reservatie het pand aan derden te verhuren.
· De huurder is verantwoordelijk voor de overlast die omwonenden ondervinden.
· Politieke verenigingen mogen het “Parochiehuis” niet als hun vast lokaal beschouwen.
· De Raad van Bestuur eigent zich wel het recht toe om de organisatie van een activiteit die indruist tegen de democratische doelstellingen, opgenomen in de statuten van de vzw Parochiale Werken St. Margareta, in het Parochiehuis te weigeren.
· Toegangssleutels zijn te verkrijgen via de reservatieverantwoordelijke of uitzonderlijk bij een ander lid van de Raad van Bestuur.
· De aan de huurder overgemaakte kostenafrekening moet binnen de 14 dagen na factuurdatum worden vereffend.
· In geval van niet-tijdige betaling is de VZW gemachtigd om dit bedrag zonder verdere ingebrekestelling, te verhogen met een verwijlintrest van 1% per begonnen maand, meer een forfaitaire schadevergoeding van 10 % op het verschuldigde bedrag, met een minimum van 75 euro.
· Van de huurders wordt verwacht dat zij de aanwezige infrastructuur met de nodige zorg behandelen en het huishoudelijk reglement strikt naleven. Alle leden van De Raad van Bestuur zijn gemachtigd om hierop ten allen tijde toe te zien, en de nodige maatregelen/sancties te treffen.
· De huurders zijn verantwoordelijk voor elke schade die in en rond het parochiehuis wordt aangericht.
2) Waarborgen/reservaties
· Alle reservaties worden via de website of uitzonderlijk via de reservatieverantwoordelijke van het Parochiehuis vastgelegd.
· Bij iedere reservatie die in het weekeinde (vrijdag, zaterdag, zondag), op een feestdag of de dag voor een feestdag valt, moet een huurcontract worden ondertekend. De overeenkomstige huurprijs dient betaald te worden binnen de 14 dagen na ontvangst van de huurovereenkomst om de reservatie definitief te maken.
· Er wordt een waarborg van 500 Euro gevraagd. Deze waarborg dient betaald te worden 14 dagen voor de aanvang van de activiteit. De gemaakte verbruikskosten voor energie, de eventuele reiniging, de eventueel ontbrekende keukenmaterialen en eventuele schade of braak worden van deze waarborg aftrokken. Het resterende bedrag van de waarborg wordt dan terugbetaald op rekening van de huurder. Indien de waarborgsom onvoldoende blijkt wordt het bijkomend bedrag aangerekend aan de huurder.
· In geval van annulatie door de huurder vanaf 2 maand voor de gereserveerde periode, wordt de helft van de huurprijs weerhouden. Bij annulatie binnen de maand voorafgaande de gereserveerde datum, dan wordt 2/3 (tweederden) van de huurprijs weerhouden.
· Regelmatig plaatshebbende of weerkerende activiteiten mogen als dusdanig gereserveerd worden, behalve op weekenddagen (vr/za/zo).
. Sleutel: U ontvangt een sleutel van het Parochiehuis die past in het globale sleutelplan. Bij verlies van deze sleutel dienen alle sloten en sleutels in het Parochiehuis vervangen te worden. De huurder die verantwoordelijk is voor het verlies zal hierbij alle kosten betalen. De kostprijs hiervoor is minimaal 1000€
3) Dranken
· De huurder dient zelf dranken te voorzien. Wij raden u de drankencentrale Nuelant uit Baardegem en Fijnwijn uit Opwijk aan waar u de dranken zelf kan afhalen of door hen kan laten leveren. Verdere afspraken maakt u zelf met de drankenleverancier.
· De huurder is verplicht om volgende dranken van de INBEV groep aan te kopen: Stella Artois of Jupiler, Hoegaerden. Dit omdat het parochiehuis een overeenkomst heeft met dit bedrijf en ter compensatie gratis de tooginstallatie mag gebruiken.
· Na afloop van een activiteit waarbij de tapinstallatie werd gebruikt, moeten de leidingen steeds worden gespoeld.
4) Huurtarieven, berekeningswijze
In deze prijzen zijn de reiniging en het energieverbruik niet inbegrepen.
Vereniging van Baardegem huurprijzen Parochiehuis Baardegem
Dit is inclusief de beschikbaarheid om de dag voordien klaar te zetten en de dag nadien op te ruimen.
VRIJDAG - ZATERDAG - ZONDAG - FEESTDAGEN
Kleine zaal 200
Het volledige Parochiehuis 1 dag activiteit 300
Het volledige Parochiehuis 2 dagen activiteiten 450 (tarief voor een FUIF)
Het volledige Parochiehuis 3 dagen activiteiten 600
WEEKDAGEN (niet op vrijdag, zaterdag, zondag of feestdagen)
Kleine zaal (voor vergaderingen of korte activiteiten) 25
Kleine zaal met keuken (voor vergaderingen of korte activiteiten) 100
Grote zaal (voor verenigingsactiviteiten zonder winst) 75
Het volledige Parochiehuis (voor verenigingsactiviteiten zonder winst) 150
Privé verhuur 1 dag voor persoonlijk gebruik of verenigingen buiten Baardegem
Dit is inclusief de beschikbaarheid om de dag voordien klaar te zetten en de dag nadien op te ruimen.
De kleine zaal 250 €
Het volledige Parochiehuis 450 €
De huurder die een fuif of TD organiseert zorgt zelf voor de aangifte bij 'SABAM' en ‘de billijke vergoeding’ en betaalt de desbetreffende vergoedingen. Let op doe tijdig uw aanvraag want er zijn controles en er wordt beboet door beide organisaties. Het Parochiehuis is gekend bij beide, het adres is Baardegem Dorp 46.
Overhandiging van de sleutel en registratie van de energietellers (gas, elektriciteit en water)
De energiemeters worden opgenomen door onze reservatieverantwoordelijke bij de overhandiging van de sleutel en dit in aanwezigheid van de huurder of zijn gevolmachtigde.
De inventarislijst van het aanwezige keukenmateriaal en overige patrimonium wordt overlopen.
HET IS TEN STRENGSTE VERBODEN OM AAN HET PLAFOND, IN DE MUREN, RAAM- en DEURLIJSTEN van het PAROCHIEHUIS NIETJES, NAGELS, VIJZEN OF PLAKBAND TE BEVESTIGEN OM VERSIERING EN/OF AFFICHES OP TE HANGEN. JE MAG ENKEL GEBRUIK MAKEN VAN DE VOORZIENE OPHANGPUNTEN OF AFFICHEBORDEN!
BIJ VASTSTELING VAN OVERTREDING HIERVAN, WORDT AFHANKELIJK VAN DE SCHADE EEN SCHADEVERGOEDING AANGEREKEND MET EEN MINIMUM VAN 100 EURO VOOR DE HERSTELLING VAN DE SCHADE.
5) Einde van de activiteit en reiniging van het Parochiehuis
· Bij het verlaten van het Parochiehuis controleert de huurder of de gastoevoer op de aangeduide plaatsen in de keuken werd afgesloten en alle lichten gedoofd zijn.
· Alle afval moet uit het Parochiehuis worden verwijderd.
· Alle afval moet zorgvuldig gesorteerd worden: Papier en Karton, PMD en plastiek verpakkingen, glas, GFT afval moeten zorgvuldig gesorteerd worden door de huurder en meegenomen. Enkel restafval mag ter plaatse blijven om in onze restafvalcontainer afgevoerd te worden. Er mag geen recycleerbaar afval in de restafvalcontainer. Wij kunnen hiervoor beboet worden door de afvalophaler en eventuele boetes worden doorgerekend naar de huurder.
Er worden zwarte vuilniszakken gebruikt hiervoor, de gevulde vuilzakken worden na de activiteit aan de ingang van het Parochiehuis geplaatst. Per vuilzak wordt een bedrag aangerekend van 4€/vuilzak of 60 Euro/container. De reservatieverantwoordelijke zal de gevulde vuilzakken in de voorziene afvalcontainer deponeren. Let er op dat de vuilzakken niet te zwaar geladen worden!
· Het is ten strengste verboden om in de tuin van de Pastorie (achteraan het Parochiehuis) afval te verbranden of te storten. Ondermeer frituurvet of olie, papier/karton, keukenafval, tafelpapier,… Het is bovendien bij wet verboden, slecht voor het milieu en een risico voor brand! Bij niet naleving van deze richtlijnen zal een boete worden opgelegd van 500 €.
· U bent verplicht het parochiehuis te laten reinigen door onze reinigingsploeg vrijwilligers. Zij voeren steeds een grondige machinale basis reiniging uit van de vloer en het sanitair. Zelf staat u eventueel wel in voor het reinigen van de gebruikte materialen zoals de keukeninfrastructuur, tafels, stoelen, frigo's, toog, glazen. Deze werken omvatten eveneens het terugplaatsen van het meubilair, keukenmateriaal en de gereinigde glazen op de daartoe voorziene plaats(en). Alle aangebrachte versieringen, tenzij anders afgesproken, moeten worden verwijderd. Wat u zelf niet uitvoert wordt door onze reinigingsploeg vrijwilligers gereinigd. Het uurtarief is 15 Euro/uur en wordt via de waarborg afgerekend.
6) Eetfestijnen
· Indien de keuken wordt gebruikt, is de huurder verplicht om enkel de aanwezige keukentoestellen te gebruiken.
· Bij gebruik van de frituurketels dient altijd frituurolie te worden gebruikt en na het beëindigen van de activiteit te worden verwijderd in de daartoe voorziene vaten voor frituurolie.
· Al het keukenmateriaal en de toestellen dienen na afloop grondig gereinigd te worden en mooi op de zelfde plaats teruggezet te worden.
· Al het ontbrekende materiaal wordt aangerekend en afgehouden van de waarborgsom. De eenheidsprijzen zijn vermeld op de inventarislijst die steeds aanwezig is in de keuken.
7) Gebruik van elektronisch versterkte muziekinstallatie bij fuiven, privé fuiven en T-Dansants
· In gevolge de toegekende milieuvergunning (VLAREM II) aan de vzw Parochiale Werken St. Margareta, van toepassing op het Parochiehuis en rekening houdend met de geldende wettelijke geluidsnormen; is de huurder verplicht een vaste, afgestelde, elektronisch-versterkte muziekinstallatie te huren van de vzw Parochiale Werken St. Margareta.
· U dient bij reservatie aan te geven welke discobar u wenst te huren
· De huurprijs van de discobar dient vooraf betaald te worden.
· Huurprijslijst van de discobars: Zie tab discobar in het hoofdmenu
· Deze verplichting is van toepassing voor iedere activiteit waarbij gebruik wordt gemaakt van elektronisch versterkte muziek; zowel bij privéfeesten als fuiven en TD’s. De huurprijs voor de elektronisch versterkte installatie is inzake prijs-kwaliteit aan zeer gunstige condities vastgelegd. De prijslijst is als bijlage toegevoegd aan het ‘huishoudelijke reglement’
· Deze werkwijze laat ons toe om te voldoen aan de geldende wettelijke geluidsnormen inzake het voortbrengen van elektronisch versterkte muziek zowel in als in de onmiddelijke omgeving van het Parochiehuis.
· Het is eveneens niet toegelaten andere elektronisch versterkte geluidsinstallaties op te stellen zonder voorafgaande overleg en toestemming. Bij niet naleving van deze richtlijnen zal een boete worden opgelegd van 500 €.
· Gelieve bijzondere aandacht te besteden aan elke vorm van geluidsoverlast gedurende de tijdsduur van de activiteit, dit zowel in als in de onmiddellijke omgeving van het Parochiehuis. Houd ramen en deuren maximaal gesloten.
· Eventuele overtredingen i.v.m. voornoemde wetgeving, die door de bevoegde controlediensten worden vastgesteld en de daaraan verbonden boetes, zijn ten laste van de organisator/huurder/ gebruiker.
8) T-Dansants / fuiven voor publiek
· Hierop mogen geen sterk alcoholische dranken worden geschonken.
· De huurder is steeds verantwoordelijk voor schade aan de elektronisch versterkte muziekinstallatie.
· Opmerkingen door de politie in verband met geluidsoverlast of andere overlast veroorzaakt ten gevolge van de georganiseerde activiteit van de huurder of van de DJ, kan leiden tot een geluidsmeting en/of tot het opstellen van een proces-verbaal.
· Indien dit tot nadelige gevolgen of inkomstenverlies voor het Parochiehuis leidt, kan de vzw Parochiale Werken St. Margareta overgaan tot het sanctioneren van de huurder en/of een schadevergoeding eisen van de huurder.
9) Wetgeving inzake het roken
· Rekening houdend met het K.B. van 15.05.1990 en het K.B. van 13.12.2005 i.v.m. het roken in openbare plaatsen, is in het Parochiehuis een totaal rookverbod van toepassing, dit zowel in de inkomhall, de sanitaire ruimtes, de kleine en de grote zaal, de keuken en in de opslagruimtes, (zie de aangebrachte pictogrammen).
· Eventuele overtredingen i.v.m. voornoemde wetgeving, die door de bevoegde controlediensten worden vastgesteld en de daaraan verbonden boetes zijn ten laste van de organisator/huurder/gebruiker.
10) Boetes
Het opleggen van boetes heeft als voornaamste doelstelling duidelijk te maken dat iedere huurder/gebruiker de morele plicht heeft om het Parochiehuis degelijk te onderhouden en te gebruiken als een ‘goede huisvader’.
· Afval niet verwijderd of niet geplaatst voor het Parochiehuis: tarief/uur reinigingsploeg.
· Verbranden of storten van afval in de tuin van de Pastorie: 500 euro.
· Vloer en/of sanitair onvoldoende gekuist: tarief/uur reinigingsploeg.
· Materieel en/of meubilair niet verwijderd of achtergelaten op de daartoe niet voorziene plaats: tarief/uur reinigingsploeg.
· Opmerkelijk slecht gereinigde keukentoestellen/sanitair: tarief/uur reinigingsploeg.
· Toog en/of drankopslagruimte onvoldoende netjes achtergelaten: tarief/uur reinigingsploeg.
· Gebroken glazen, keukengerief: vergoeding in functie van de veroorzaakte schade.
* * *