Методика самоуправления на основе бизнес-технологий

2.3 Сортировка

Все цели делятся на две группы. В первую группу выбираются цели, обладающие высокой ценностью. Определение ценности первый и самый важный этап. Во вторую группу с названием «карантин» помещаются все остальные цели. Критерии ценности субъективны и определяются по списку ценностей полученному на первом этапе или по факту, в процессе сортировки. Полезно зафиксировать эти критерии письменно, они помогают отделять главное от не главного и расставлять приоритеты. Совесть является надежным "компасом", указывающим наилучшие цели. Если возникают сомнения в ценности этой цели для Вас, то она попадает в «карантин».

2.4 Систематизация

На этом этапе наводится порядок в целях, создается «мозаика», в которой у каждой цели свое место в соответствии с её видом и приоритетом. Все цели, как в пасьянсе «Косынка», раскладываются в матрицу. Сначала цели группируются по видам: профессиональные к профессиональным, личные к личным и т.д. Названия для видов выбираются так, чтобы они однозначно отражали суть целей, принадлежащих этому виду. Количество видов не должно превышать число семь. В результате должно получиться несколько групп карточек с целями, разложенных в линию по горизонтали, это строка матрицы целей.

Следующим шагом все цели в каждом виде раскладываются по приоритету, образуя столбец матрицы целей, в котором цель с наивысшим приоритетом находится вверху, а с низшим – внизу. Процесс составления матрицы целей напоминает игру «Пасьянс Косынка», где в качестве «колоды» используется группа карточек с целями, лежащие в «карантине», «тузы» обозначают виды (категории) важных целей и все карточки разложены по порядку в соответствии с их приоритетом. Первая строка матрицы содержит самые приоритетные цели по всем видам, последняя строка матрицы содержит низкоприоритетные цели, от которых надо отказываться в первую очередь, если не хватает ресурсов для достижения всех целей одновременно. В случае возникновения ресурсного конфликта между двумя целями с одним приоритетом можно понизить приоритет одной из них или убрать в «Карантин».

Процесс составления матрицы целей может длиться до месяца, в течение которого у целей меняется приоритет, оценка, они перемещаются из «карантина» в матрицу и обратно, пока не возникнет устойчивое ощущение, что «пасьянс» сложился. В результате завершения второго этапа получается матрица целей подобная показанной на фотографии.

2.5 Конкретизация

На этом этапе цели доводятся до «кристальной чистоты» с помощью следующих вопросов:

• Зачем я хочу достигнуть эту цель?
• Как я узнаю, что цель достигнута?
• Что помогает мне в достижении этой цели?

Ответ на первый вопрос помогает понять мотивацию, ответ на второй позволит найти объективные критерии достижения цели, сделать её измеримой, а ответ на третий вопрос позволит выявить узкие места и запланировать профилактические мероприятия для устранения возможных препятствий. Ответы на вопросы следует записать, чтобы потом учесть при планировании задач. В процессе работы с целями, на основе возросшей меры понимания, желательно уточнить первоначальные формулировки, чтобы они стали еще конкретней.

Критерием завершенности матрицы целей является возникновения образа своего будущего, подобно тому, как появляется картинка в процессе игры в мозаику (пазлы). Этот образ называют Видением и фиксируют его в виде короткого описательного текста или картинки. Наличие «Видения» помогает в потоке событий жизни выявить то, что способствует его воплощению в реальность.

3. Делать (планирование задач, выполнение и совершенствование)

3.1 Планирование и выполнение

Достижение любой цели обеспечивается выполнением определенной последовательности задач, которые надо предварительно запланировать. Это банальная истина, но способов планирования и определения последовательности задач существует великое множество, начиная от сетевой диаграммы PERT, кончая простым списком. Как показывает практика, «жесткие» и сложные инструменты для планирования и контроля исполнения задач, в большинстве случаев, не оправдывают ожиданий, поэтому в настоящей методике для планирования предлагается использовать приоритизированный список задач, а контроль исполнения осуществлять визуально, с помощью карточек.[4] На картинке показана доска задач в веб-сервисе: https://trello.com

Столбцы предназначены для карточек задач, в соответствии с их текущим статусом:

• Идеи (Idea)
• Надо сделать (To Do)
• В работе (Doing)
• Выполненные (Done)

3.2 Выполнение

Поток задач перетекает из статуса «Идеи» в «Надо сделать» и так далее. Особо необходимо отметить ключевой принцип: количество задач по всем видам целей в статусе «В работе» заранее ограничено числом, которое определяется эмпирически самим индивидом в соответствие со своими личными возможностями. Обычно это 3-7 задач. Для того, чтобы взять новую задачу в работу надо освободить под неё место в колонке «В работе».

3.3 Совершенствование[5]

Необходимо регулярно проводить анализ своей деятельности с целью выявления возможностей для улучшения, как самого процесса воплощения образа желаемого будущего, так и методики самоуправления. Самоанализ проводится с помощью двух вопросов:

• Что получилось хорошо?
• Что можно улучшить?

Размышления развивают чувство меры, которое является ключевым в процессе управления. Результаты размышлений лучше всего фиксировать письменно в личном дневнике.

Напутствие

Предложенная методика может показаться простой и банальной, можно сказать, что все это давно известно и ничего нового тут нет, поэтому и смыла её пробовать нет никакого. Часто нам хочется чего-то эдакого, непростого, навороченного, как например, система GTD, где надо вести целый «бухгалтерский учет» своей деятельности в 14 (!!!) папках. Но практика показывает, если индивид не делает простые вещи, то с чего вдруг он начнет делать трудные? «Расстояние» между реальными возможностями индивида по самоорганизации и набором необходимых регулярных действий по «крутым» методикам таково, что перепрыгнуть эту пропасть за один шаг мало кому удается. Если посмотреть внимательно на жизнь и не заниматься самообманом, то можно увидеть, что любой навык тренируется постепенно, от простого к сложному, сначала «ползком», потом «на коленях», потом «пешком» и только потом «бегом». Поэтому, наиболее реальный путь – идти небольшими шагами, совершенствуя методику по мере освоения навыков самоуправления. Таким образом, Вы сразу получите конкретные результаты, которые укрепят Вашу уверенность и дадут силы осваивать все новые и новые ступени самоуправления. Как гласит древняя китайская пословица, дорога в тысячу ли начинается с первого шага.

Счастливого пути!

[1] Идея последовательности вопросов для выявления проблем взята из SPIN

[2] А.П. Чехов "Скучная история"

[3] Идея технологии наведения порядка в «рабочем пространстве» взята из 5S

[4] Идея потока задач взята из Kanban

[5] Идея совершенствования способов достижения цели взята из Scrum

Дополнительная литература: https://sites.google.com/site/dotupractice/course-materials