Bảo mật file word
NHỮNG THỦ THUẬT BẢO MẬT FILE WORD
Trong công việc khi chúng ta muốn share một file word nhưng muốn người khác chỉ xem nó mà không được chỉnh sửa gì file word của chúng ta thì ta hay chuyển nó sang định dạng *.pdf. Tuy nhiên ngay trong file word chúng ta cũng có thể thực hiện một số chức năng bảo mật cho nó tùy theo ý muốn của chúng ta và việc thực hiện nó đơn giãn và linh hoạt hơn chuyển sang định dạng *.pdf nhiều.
1. Cho copy, xóa, sửa nội dung nhưng không cho thay đổi định dạng của file word: mở file word cần bảo mật, chọn Tool -> Protect Document.
Khung Protect Document sẽ hiện ra bên phải file word. Tích chọn vào ô số 1. Formatting restrictions -> Click Yes, Start Enforcing Protection.
Một khung yêu cầu nhập password hiện ra chúng ta nhập password vào ô thứ nhất và nhập lại password vào ô thứ hai rồi chọn OK. Chúng ta phải nhớ password này để sau này không muốn bảo vệ file word nữa thì nhập password này vào để gỡ bỏ.
2. Cho xem, copy và chỉnh sửa nhưng phần chỉnh sửa sẽ được tô đỏ và phần bị xóa sẽ nằm trong ô delete:mở file word cần bảo mật -> Chọn Tool -> Protect Document. Khung Protect Document sẽ hiện ra bên phải file word. Tích chọn vào ô số 2. Editting restrictions. Trong hộp thoại bên dưới chọn Tracked changes. Chọn Yes, Start Enforcing Protection.
Khung yêu cầu nhập password hiện ra chúng ta nhập password vào ô thứ nhất và nhập lại password vào ô thứ 2 -> OK. File word được đưa vào chế độ bảo vệ.
3. Cho phép xem, copy nhưng không cho chỉnh sửa: mở file word cần bảo mật -> Chọn Tool -> Protect Document. Khung Protect Document sẽ hiện ra bên phải file word. Tích chọn vào ô số 2. Editting restrictions. Trong hộp thoại bên dưới chọn Comment. Check vào ô Everyone. Chọn Yes, Start Enforcing Protection.
Khung yêu cầu nhập password hiện ra chúng ta nhập password vào ô thứ nhất và nhập lại password vào ô thứ 2 -> OK.
4. Chỉ được xem không thực hiện được bất kỳ thao tác nào trên file word: mở file word cần bảo mật chọn Tool -> Protect Document. Khung Protect Document sẽ hiện ra bên phải file word. Tích chọn vào ô số 2. Editting restrictions. Trong hộp thoại bên dưới chọn Filling in forms. Chọn Yes, Start Enforcing Protection.
Khung yêu cầu nhập password hiện ra chúng ta nhập password vào ô thứ nhất và nhập lại password vào ô thứ 2 -> OK.
5. Không cho in: đầu tiên bạn bôi đen nội văn bản mà bạn không muốn cho người khác in hoặc bạn nhấn Ctrl + A để bôi đen toàn bộ nội dung văn bản. Click chuột phải lên vùng bôi đen chọn Font. Bảng Font hiện ra ta click chọn vào ô Hidden->OK.
Sau khi bạn nhấn OK toàn bộ nội dung văn bản sẽ biến mất. Bây giờ để xem được nội dung văn bản các bạn chọn Tools -> Option -> Click vào ô Hidden text -> OK.
Lúc này đoạn văn bản của bạn sẽ có dấu chấm chấm bên dưới, các bạn có thể đọc được văn bản nhưng khi in ra sẽ là một tờ giấy trắng không có chữ nào cả.
6. Bỏ chế độ bảo mật: mở file word cần bỏ chế độ bảo mật lên chọn Tools -> Unprotect Document. Khung password hiện ra chúng ta nhập password mà ta đã đặt lúc bảo mật vào, click OK. File word đã được bỏ chế độ bảo mật.
7. Không cho mở file word khi không có password: mở file word cần bảo mật -> chọn Tools -> Option. Khung Option hiện ra chọn thẻ Security, nhập password vào ô thứ nhất, nhập lại password vào ô thứ hai -> OK.
Khi muốn bỏ password ta làm tương tự, vào ô có password xóa pass đi rồi nhấn OK.
Bài viết cùng chủ đề:
