Impressum
Martin W. Brühl, Diplom-Betriebswirt FH
D-67590 Monsheim, Kriegsheimer Str. 9
Telefon +49 179 6939700
Finanzamt Worms 44/206/01937
gesetzliche Fortbildung
Datenschutz Martin Brühl
Ich unterhalte Datenspeicher in der Cloud bei
- Deutsche Telekom Magenta Cloud
- GMX Media Center
- Ionos Hidrive
Ich sende Briefe, Faxe und Daten über
- Deutsche Post AG (E-Post)
- GMX Mail
- t-Online.de
Telefonate und Datenübertragungen aus unseren Smartphones und Tablets laufen systembedingt über Google Dienste.
Ich verwende WhatsApp und andere Messenger.
Wenn Sie mit uns auf diesen Wegen kommunizieren, ist die Einhaltung deutscher bzw. europäischer Normen und Datenschutzbestimmungen von mir nicht garantiert.
Bei meiner Datenverarbeitung verwende ich EDV-Programme und Apps z.B. von Microsoft, Google und Buhl Data.
Es bestehen weitere Datenspeicher und E-Mail bei Google, die aber nur privat genutzt werden.
Ich hole Auskünfte bei der Schufa ein, z.B. zur Bonitätsprüfung für Mietverträge und zur Verwalterzustimmung bei Wohnungsverkäufen oder im Falle unbekannten Aufenthalts.
Datenschutz WEG-Verwaltung
Wir weisen darauf hin, daß der Zugriff auf diese Webseiten in Ihrem Gerät und beim verwendeten Browser und bei der speichernden Firma (Google) sehr wahrscheinlich registriert wird.
Ebenso gehen wir davon aus, daß Kontakte und Mitteilungen per Telefon, WhatsApp, E-Mail usw. in Ihrem Gerät und von Ihrem Provider registriert werden und eventuell im Hintergrund von Behörden auf bestimmte Stichworte geprüft werden. Die Auswertung des Inhalts zur Strafverfolgung oder die Weitergabe zu Werbezwecken sind dort nicht ausgeschlossen.
Wir behandeln Ihre Daten vertraulich und geben diese grundsätzlich nicht an Unbefugte oder zu Werbezwecken heraus.
Eigene Firmendaten
Wir verarbeiten in unserer Firma die üblichen Daten, insbesondere Anfragen, Korrespondenz, Zahlungsverkehr, Verwalterverträge etc.
Diese werden intern aufbewahrt bzw. gespeichert und nach Ablauf der handelsrechtlichen und steuerlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht.
Eine Weitergabe an Dritte oder Auswertung zu Werbezwecken erfolgt nicht.
Daten unserer Mandanten
Wichtige Erkenntnis: Wohnungseigentümergemeinschaften und Mehrfamilienhäuser sind keine anonymen Gesellschaften!
Wir verwalten die Daten der Haus- und Grundstücksgemeinschaften sowie aller Miteigentümer, Sondereigentümer, Teileigentümer sowie deren Mieter bzw. Nutzer. Ebenso die Personalbuchhaltung der auf den Namen der Hausgemeinschaft angestellten Mitarbeiter.
Wir verwenden Ihre Daten ausschließlich zur Erfüllung unserer Aufgaben und zur Wahrung der Interessen von Ihnen und Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft. Eine Verwendung zu Werbezwecken oder kommerzieller Hintergrund sind tabu.
Die Aufgaben des Verwalters und der Datenschutz der Gemeinschaftsmitglieder sind im Wohnungseigentumsgesetz, diversen weiteren Gesetzen und Verordnungen und durch die Rechtsprechung definiert.
Demnach hat der Verwalter berechtigtes Auskunftsersuchen Dritter in der Regel zu erfüllen, z.B.
- Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen gemäß § 18 (4) WEG;
- Abrechnungen und Wirtschaftspläne sollen gemäß WEG vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit Stellungnahme versehen werden. Hierzu ist in der Regel eine Belegprüfung und Akteneinsicht notwendig;
- Einsicht durch den Wirtschaftsprüfer bei der gewerberechtlichen Regelüberprüfung des Verwaltungsbetriebes.
- Anfragen von Polizei und Finanzverwaltung, Betriebsprüfungen, Geldwäschegesetz, Zeugenaussagen;
- Vollständige Namens- und Anschriftenlisten zur Vorlage an die Hausbank, an die Gebäudeversicherung, an Grundpfandgläubiger;
- Präsentation einer Eigentümerliste in der Eigentümerversammlung (Anwesenheitliste mit Unterschriften);
- namentliche Nennung im Versammlungsprotokoll bei Anträgen, Beschlüssen, Diskussionen etc.
- Benennung von säumigen Wohnungseigentümern mit Betrag in der Jahresabrechnung und Vermögensaufstellung;
- Alle Informationen zu Finanz- und Abrechnungsangelegenheiten, Wohngeldkonten, Benennung von Schuldnern an den Verwaltungsbeirat und in der Eigentümerversammlung;
- Offenlegung von Umlageschlüsseln, Verbrauchswerten, Wohnflächen, Personenzahlen an Heizkostenabrechnungsdienste, Vermieter, Anwälte und Mieterschutzvereine.
- Bewohnerlisten/-daten bei Schäden, Wartungsarbeiten oder Instandsetzungen an Ablesedienste, Rauchmelder- und Thermenwartungsfirmen, Handwerker, Versicherungen und Sachverständige, etc.
Aus den o.g. Auskunftsansprüchen und Verwendungszwecken resultiert, daß die personenbezogenen Daten in aller Regel nicht anonymisiert werden können.
Zur Erfüllung der gesetzlichen und vertraglichen Aufgaben werden weitere sensible Daten benötigt und gespeichert:
Über die Stammdaten (Name, Anschrift) hinaus registrieren und speichern wir möglichst alle uns bekannt werdenden Telefonnummern und E-Mail Adressen. Diese sind äußerst wichtig, damit wir z.B. im Schadensfalle alle Betroffenen möglichst schnell informieren können, Handwerkertermine abstimmen können usw.
Ebenfalls vermerken wir oft auch den Beruf oder fachliche Kenntnisse, um z.B. Unterstützer für Aufgaben innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft zu organisieren, z.B. bei Fragen zur Gartenpflege, zu Reparaturen, zu Belegprüfungen etc.
Zur Durchführung des Banklastschriftverfahrens oder Auszahlung von Abrechnungsguthaben benötigen wir die Bankverbindung. In den Kontoauszügen und folglich der Buchhaltung sind dann der Name des Kontoinhabers und die IBAN aus allen Zahlungsvorgängen ersichtlich.
Zur Erstellung der Jahresabrechnungen werden weitere sehr persönliche Daten benötigt, insbesondere Heizungs- und Wasserverbrauch, Mieterwechsel, ggf. Anzahl der Bewohner etc. Diese Daten sind im Rahmen von Belegprüfungen einsehbar.
Private Angelegenheiten, insbesondere Religionszugehörigkeit, Gesundheitsdaten, politische Einstellung etc. werden nur in sehr begründeten Ausnahmefällen gespeichert, z.B. wenn barrierefreie Versammlungsräume gewünscht werden.
Im Rahmen von Hausordnungsverstößen, Sachbeschädigungen, Verkehrssicherungspflicht etc. können Vorgänge und Daten ermittelt und protokolliert werden, die dann bei Notwendigkeit dem Verwaltungsbeirat und/oder der Eigentümerversammlung vorgelegt werden.
Wenn eine Verwalterzustimmung zum Verkauf von Wohnungen angefordert wird oder Mietverträge abzuschließen sind, holen wir in der Regel eine Schufa-Auskunft ein.
Ebenso holen wir im Falle des unbekannten Aufenthalts Auskünfte z.B bei der Schufa, der Post oder dem Einwohnermeldeamt ein.
Soweit Sie (in besonderen Ausnahmefällen) ein berechtigtes Interesse an Anonymität haben, können Sie einen Zustellbevollmächtigten als persönlichen Vertreter benennen. Bitte beachten Sie dabei eventuelle Einschränkungen Ihrer Gemeinschaftsordnung, z.B. für die Teilnahme an Eigentümerversammlungen.
Soweit wir Ihre Telefonnummer und/oder Mailadresse geheim halten sollen (auch keine Weitergabe z.B. bei Schadensfällen), teilen Sie uns das bitte mit, damit wir sie aus unserem Telefonverzeichnis ganz herausnehmen.
Aus den E-Mail-Adressen der Wohnungseigentümer haben wir jeweils zwei Gruppen gebildet.
Alle Wohnungseigentümer sind standardmäßig in eine vertrauliche Gruppe eingestellt, die im Versand von Rundschreiben unter bcc für die übrigen Empfänger unsichtbar sind.
Mit Genehmigung übertragen wir die Mailadresse in die öffentliche Gruppe, z.B. Verwaltungsbeiräte. Damit ist sie in Rundschreiben ersichtlich und Miteigentümer oder Handwerker können entsprechend Kontakt aufnehmen.
Wir unterhalten einen Cloud-Speicher mit allgemeinen Daten und Informationen für die Mitglieder der von uns verwalteten Wohnungseigentümergemeinschaften, z.B. Teilungserklärungen, Verträge, Versicherungspolicen, Versammlungsprotokolle, Wirtschaftspläne etc.
Der Cloud-Speicher liegt auf Ionos HiDrive.
Der Zugangslink ermöglicht nur die Einsicht und das Herunterladen von Daten und Dokumenten der eigenen Wohnungseigentümergemeinschaft.
Nach Eigentümerwechseln wird in der Regel ein neues Zugangspaßwort erstellt und den Miteigentümern bekannt gegeben.
Den Teilnehmern am Cloud-Dienst und auch bei Einsicht in Akten wird folgendes aufgegeben:
In den Verwaltungsakten sind personenbezogene Daten und Vorgänge enthalten.
Sie haben lediglich das Recht zur persönlichen Einsichtnahme.
Die Weitergabe der Daten und Zugangsdaten an Dritte ist nicht zulässig.
Soweit Sie Kopien der Daten herunterladen, sind diese zu löschen, sobald sie nicht mehr benötigt werden.
Verwenden und dauerhaft speichern dürfen Sie daraus nur Namen und Anschriften Ihrer Miteigentümer, nicht aber deren Telefonnummern, E-Mail-Adressen etc.
Daten auf Kopf und Fuß von Handwerkerrechnungen, Gasrechnungen, Versicherungspolicen der Gemeinschaft etc. sind keine personenbezogene Daten.
Wir sichern die Daten unserer Firma und unserer Mandanten in der Magenta-Cloud.
Die Verwaltungsunterlagen werden bei Wechsel des Verwalters an den neuen Verwalter übergeben.
Daten aus der EDV sowie Papierakten werden regelmäßig archiviert und nach Ablauf der handels- und steuerrechtlichen Fristen gelöscht bzw. vernichtet.
Aufbewahrungspflicht Handelsrecht
Aufbewahrungspflicht Steuerrecht
Aufbewahrungspflicht Rechnungen Umsatzsteuerrecht
Für weitere Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.
(c) Martin Brühl 2018, 2022, 2023