Laadun arviointi

Laatujärjestelmä on osa organisaation kehittämistoimintaa. Käytännössä on todettu, että laadun vaihtelu ja virheet johtuvat toimintoketjujen suunnittelusta ja toteutuksesta. Pääosa virheistä ja laatuvaihtelusta johtuu huonosti suunnitellusta tuotannon tai palvelujen logistiikasta. Oleellista siis on, miten prosessit on suunniteltu. Prosessien jatkuvalla seurannalla, arvioinnilla ja kehittä­mistoi­min­nalla tuotannon tai palvelujen laatua parannetaan. Yksi laatufilosofian ”guruista” on E. Deming, jonka nimi esiintyy kenties tärkeimmässä laatuajattelua kuvassa esityksessä (ks. viereinen kuvio):

Toiminnan kehittäminen on siis syklistä toimintaa, joka sisältää kuviossa esitetyt vaiheet. Toiminnan parantamisen lähtökohtana on, että ensin vallitsee käsitys siitä, mikä on nykyinen tilanne. Sitä varten laadunhallinnassa on kehitetty erilaisia laadun tarkkailu- ja analysointivälineitä.

Laatutoiminnan alkuvaiheessa on tarkoin pohdittava laatuajatte­lun eri puolia. Keskeis­tä on, että tie­tyt perusasiat on yhteisesti pohdittu. Tällaisia ovat mm. 1) laadun mää­rittely, siis mitä laadulla tarkoitetaan täs­sä organisaatiossa, 2) laa­tuajattelun kul­makivet, kuten asia­kas­kes­keisyys, tuloksekkuus ja vir­heettömyys, 3) asia­kasryhmien määrittely sekä sen palvelun tai tuot­teen määrittely, jota laa­tutoiminta koskee.

Tuloksekas ja laadukas toiminta ei synny vain julistamalla visioita ja strategioilta vaan niiden toteutumista tulle seurata. Tarvitaan jatkuvaa arviointia ja kehittämistä. Toiminnan laadun arviointiin ja mittaamiseen on kehitetty erilaisia menetelmiä. Varsin suosittu on ollut tasapainotettu mittaristo (Balanced Scorecard, BSC). Se keskeisenä ideana on nähdä toiminnan kokonaisuus ja siihen oleellisesti vaikuttavat tekijät. Tasapainotetun mittaristomallin mukaan organisaatiota mitataan neljästä näkökulmasta, joita ovat (Kaplan ja Norton 1996,9):

• Taloudellinen näkökulma (Miltä meidän on näytettävä osakkaidemme silmissä?)

• Asiakasnäkökulma (Miltä meidän on näytettävä asiakkaidemme mielestä?)

• Prosessinäkökulma (Missä sisäisissä prosesseissa meidän on oltava erinomaisia?)

• Oppimisen ja kasvun näkökulma (Miten säilytämme kykymme muuttua ja kehittyä?)

Tasapainotettuun mittaristoon liittyy kolme ajallista ulottuvuutta: menneisyys, nykyisyys ja tulevaisuus.

Tasapainotus viittaa siihen, että toiminnan kaikkia alueita tarkastellaan kokonaisuutena. – Kaikki vaikuttaa kaikkeen. Analyysin lähtökohtana ovat organisaation visiot ja strategiset valinnat. Oppilaitoksen strategian lähtökohtana on tasapainoisen onnistumisen strategia-ajattelu (BSC), jonka perustaa voidaan kuvata seuraavast (ylempi kuva)i:

Tasapainoiseen onnistumisen strategiaan kuuluu ajatus siitä, ettei yksin taloudellisilla ja määrällisillä mittareilla saada esiin toiminnan tuloksia ja kehittämiskohteita. Tarvitaan myös analyysiä toiminnan laadullisesta tuloksekkuudesta, jolloin kiinnitetään huomiota myös työyhteisöllisiin tekijöihin ja toimintaperiaatteisiin (prosesseihin) ja toimintakulttuuriin. Kuvion neljän näkökulman alueesta johdetaan kriittiset menestystekijät sekä toiminnan laadun arvioinnin periaatteet ja kohteet. Tätä ajattelua ja prosessivaiheita kuvataan seuraavasti (alempi kuva):

Strategiatyön kriittinen vaihe on näkökulmien kiteyttäminen kriittisiksi menestystekijöiksi ja niiden operationaalistaminen käytännön prosesseihin eli toiminnan organisointiin. Nämä ovat sitten lopulta myös laadunvarmistuksen ja arviointien perusteina. Prosessiajatteluun kuuluu vastuutuksien pohtiminen, mitkä ovat myös valtuuttavan johtamisen ja osaamisen johtamisen perusteina. Tasapainotus merkitsee sitä, että eri tekijät vaikuttavat samaan suuntaan. Siis esimerkiksi on pyrittävä siihen, että taloudellisuusvaatimus ei johda pedagogisten vaatimusten tai työyhteisön toimivuuden kannalta huonontaviin ratkaisuihin.

Alin kuvio esittää, miten kriittisistä menestystekijöistä päästään arviointikriteereihin.

Koulutuksen itsearviointi

Itsearviointi on koulutuksen kokonaisvaltainen tarkastelu, johon osallistuvat kaikki koulutusorganisaation jäsenet. Sen perusfilosofiana ovat oppivan organisaation ja kehittävän työn teoriat sekä laatuajattelu. Itsearvioinnin keskeinen tavoite on toiminnan kehittäminen. Se ei siis ole arvostelua eikä paremmuusjärjestykseen sijoittamista vaan se on kehittämisstrategia.

Itsearviointiin on monenlaisia määritelmiä, tässä eräs:

Itsearvioinnissa koulutusorganisaatio tai sen osat taikka yksittäiset jäsenet arvioivat omaa toimintaansa, sen tavoitteita, toimintaedellytyksiä ja toiminnan tuloksellisuutta. Arvioinnin kohteena voi olla toimintaympäristö, kokonaistoimivuus, koulutus- ja opetuskäytännöt sekä oppimista ja sen opetus- ja oppimiskulttuuri.

Itsearvioinnin onnistumisen keskeisenä ehtona pidetään sitä, että johto on asiaan sitoutunut ja näyttää esimerkkiä. Toinen tärkeä edellytys on, että organisaation toiminta perustuu avoimuuteen ja yhteistoiminnallisuuteen: oppiva organisaatio ja tiimityö. Itsearvioinnin menestyksellinen käyttö edellyttää myös koko henkilöstön koulutusta.

Kun minkä hyvänsä organisaation toimintaa kehitetään, tärkeänä lähtökohtana on katsoa toimintaympäristöä ja sen muutosta. Nykyisin ovat tulleet suosituksi erilaiset tulevaisuustutkimukset ja visioiden pohdinta. Nopeiden muutosten aikana ei voida katsoa kovin pitkälle, mutta on tarpeellista selvittää mahdollisia visioita. Monet poliittiset, maailmantaloudelliset ja ekologiset muutokset edellyttävät uudelleenorientoitumista kaikilla tasoilla. Visio pitää sisällään ajatuksen paremmasta. Sillä tavoittelemme jotakin nykyistä parempaa, halutun tulevaisuuden, kuten Malaska (1993) sanoo. Visio ei kuitenkaan toteudu ellei sen eteen tehdä tavoitteellista työtä ja kehitetä osaamista. Nykytilaan verrattuna visio tarjoaa uuden mahdollisuuden, joka tavoitetaan asettamalla uusia tavoitteita ja kehittämällä osaamista. Organisaation kulttuuriin kuuluu näkemys toimintaa ohjaavista arvoista, normeista ja yhteisistä kokemuksista. Jokainen työntekijä on myös kiinnostunut omasta edustaan yrityksen tulevaisuudessa. Palveluosio liittyy asiakkaan näkökulmaan visiossa. Oppilaitoksen lähtiessä kehittämään toimintaansa lähtökohtana on yhteinen visio.

Organisaation toimintaympäristöä ja sen muutosta analysoitaessa käytetään usein ns. SWOT -analyysia. SWOT-analyysi soveltuu kokonaisvaltaiseen oppilaitoksen tilan arviointiin ja analyysiin. Lyhenne SWOT tulee sanoista Strenghts (vahvuudet), Weaknesses (heikkoudet), Opportunities (mahdollisuudet) ja Threats (uhat). Swot-analyysissä arvioidaan yksikön toimintaa ulkoisien analyysin (ympäristöanalyysi) ja sisäisen analyysin (voimavara-analyysi) avulla. Ulkoisen analysin avulla tunnistetaan näköpiirissä olevat muutokset ja niiden vaikutukset organisaation toimintaan. Vaikutukset voivat olla yksikölle edullisia tai haitallisia, jolloin puhutaan mahdollisuuksista tai uhkista. Sisäisessä analyysissä arvioidaan voimavaroja, sekä vahvoja että heikkoja puolia. (Penttala 1993) . Swot -analyysiä käytetään hyvin monissa eri tarkoituksissa ja se on saanut vakiintuneen muodon esittää arvioitavat osa-alueet nelikenttänä.

SWOT - analyysissa arvioidaan organisaation nykyosaamista (vahvuudet ja heikkoudet) ja toisaalta ulkoisen ympäristön puitteissa toimintamahdollisuudet (mahdollisuudet ja uhkat). SWOT -analyysia voidaan soveltaa myös laajemmin yhteiskunnalliseen arviointiin. SWOT -analyysin ideoiden ja arviointien tuottamisessa voidaan käyttää muita ideointimenetelmiä kuten aivoriihtä tai kalanruotomenetelmää (Ishikawa-diagrammia).

Pohdittaessa koulutusorganisaation toimintaa ja sen kehittämistä voidaan keskustelua edistää Lyytistä mukaillen (1995) seuraavilla reflektiota edistävillä ja katalysoivilla kysymyksillä:

• Mitä koulutusorganisaatio uskoo omalla toiminnallaan edistävänsä ?

• Mitä organisaation tulee omalla toiminnallaan edistää ?

• Mitä se haluaa edistä ?

• Mitkä ovat sen toimintaa ohjaavat keskeiset arvot ja toimintaperiaatteet ?

• Missä suhteessa se eroaa muista koulutusorganisaatioista ?

• Millä toiminnalla se luo parhaat kilpailuedellytykset ?

• Mitä haasteita tulevaisuus tuo organisaatioomme ?

• Millaisen tulevaisuuden itse haluamme ?

• Miten toimimalla voisimme parhaiten olla hyödyksi opiskelijoiden tulevaisuudelle ?

Koulutuslakien mukaan arvioinnin tarkoituksena on tukea koulutuksen kehittämistä ja parantaa oppimisen edellytyksiä. - Oppilaitoksen tulee arvioida antamaansa koulutusta ja sen vaikuttavuutta sekä osallistua toimintansa arviointiin. Arvioinnin keskeiset tulokset tulee julkistaa.

Koulutuksen arvioinnin keskeinen alue on opetuksen ja oppimisen arviointi, jota ei tässä yhteydessä tarkastella erikseen, vaan se on aivan oma laaja opiskelija-arvosteluun kytkeytyvä kokonaisuus.

Seuraavassa yhteenvedonomaisesti koulun itsearvoinnin keskeisiä kysymyksiä:

* Oppilaitoksen kehittämisen kokonaisuuden ymmärtäminen (ks. viereinen kuvio)

* Oman oppilaitoksen vision, tehtävän ja arvojen ymmärtäminen ja omaksuminen

* Yksikkö- ja tiimikohtainen yhteistyö

* Yhteinen suunnittelu ja päätöksenteko, avoimuus

* Jatkuvan arvioinnin ja kehittämisen välineet

* Henkilöstön osaamisen kartoitus ja kehittäminen

* Jatkuva kriittisyys ja uuden etsintä

Oppilaitoksen itsearviointi ja laadunhallinta ovat siis monipuolisesti toisiinsa kietoutuvia asioita