Haukkabotti

1. Haukkabotin käyttötarkoitus

Haukkabotti – Härmälän Haukkojen digitaalinen avustaja

Haukkabotti on Härmälän Haukkojen toimihenkilöiden käyttöön tarkoitettu tekoälyavusteinen työkalu. Se auttaa valtuutettua käyttäjää etsimään, tarkistamaan ja tiivistämään Google Drivessa olevia yhdistyksen asiakirjoja sekä avustaa käyttäjän erikseen pyytämissä asiakirjojen ja toimintakalenterien ylläpitotehtävissä.

Haukkabotti käyttää Google-tiliä käyttäjän myöntämien käyttöoikeuksien puitteissa. Se käsittelee vain käyttäjän pyytämän tehtävän kannalta tarpeellisia tiedostoja ja tietoja. Asiakirjan lukeminen tai OAuth-valtuutuksen antaminen ei itsessään muuta tiedoston jakamisasetuksia eikä tee asiakirjasta julkista.

Käyttäjä tarkistaa Haukkabotin tuottamat yhteenvedot, ehdotukset ja muut tulokset ennen niiden käyttämistä tai julkaisemista. Tekoälyn tuottama sisältö voi olla virheellistä tai puutteellista.

Haukkabotin pääkäyttäjä: Mikko Pohjola, mikko.pohjola@haukat.net

2. Tietosuojakäytäntö

Päivitetty: 28.10.2026

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä: Härmälän Haukat Ry

Postiosoite: Nirvankatu 20 33820 Tampere

Tietosuoja-asioita koskeva yhteydenotto: mikko.pohjola@haukat.net

Haukkabotti ei käsittele henkilötietoja.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Haukkabotti auttaa yhdistyksen valtuutettua käyttäjää etsimään, tarkistamaan ja tiivistämään Google Drivessa olevia yhdistyksen asiakirjoja sekä tekemään käyttäjän pyytämiä asiakirja- ja toimintakalenteritehtäviä.

Tietoja käsitellään vain pyydetyn tehtävän suorittamiseen. OAuth-valtuutus ei itsessään julkaise tiedostoja eikä muuta niiden jakamisasetuksia.

3. Käsiteltävät tiedot

Tehtävästä riippuen voidaan käsitellä:

• Google-tilin sähköpostiosoitetta ja myönnettyjä käyttöoikeuksia;

• Google Drive -tiedostojen nimiä, tunnistetietoja ja muita metatietoja;

• käyttäjän pyytämien asiakirjojen sisältöä tai sisältöotteita;

• käyttäjän Haukkabotille antamia ohjeita ja niihin tuotettuja vastauksia;

• asiakirjoissa olevia yhdistyksen toimintaan liittyviä henkilötietoja;

• palvelun teknisiä loki- ja virhetietoja.

Asiakirjojen sisältöä käsitellään vain siltä osin kuin se on tehtävän suorittamiseksi tarpeellista. Haukkabottia ei tule käyttää tarpeettomien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen tai lasten henkilötietojen käsittelyyn. Jos tällaisten tietojen käsittelyä suunnitellaan, yhdistys arvioi sen erikseen ennen käyttöä.

4. Käsittelyn oikeusperuste

Tavanomaisten henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on yhdistyksen oikeutettu etu (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Yhdistyksen oikeutettu etu on yhdistyksen hallinnon hoitaminen sekä kokous- ja muiden toiminta-asiakirjojen ylläpito, hakeminen ja tarkistaminen.

Yhdistyksen oikeutettuna etuna on yhdistyksen toiminnan ja hallinnon asianmukainen järjestäminen. Yhdistys on arvioinut käsittelyn tarpeellisuuden ja rekisteröityjen oikeudet sekä vapaudet. Käsittely rajataan tehtävän kannalta tarpeellisiin tietoihin, ja asiakirjoihin pääsy rajataan valtuutetuille käyttäjille.

Rekisteröity voi vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojensa käsittelyä ottamalla yhteyttä kohdassa Tietosuoja-asioita koskeva yhteydenotto mainittuun osoitteeseen. Yhdistys käsittelee vastustamispyynnön sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Rekisteröity voi vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ottamalla yhteyttä kohdassa 1 ilmoitettuun yhteystietoon. Jos käsiteltävä tieto kuuluu erityisiin henkilötietoryhmiin, yhdistyksen on arvioitava erikseen myös soveltuva lisäperuste ja suojatoimet.

5. Tietojen lähteet

Tiedot saadaan käyttäjän Google-tililtä ja niistä Google Drive -tiedostoista, joihin käyttäjällä on käyttöoikeus, sekä käyttäjän Haukkabotille antamista ohjeista.

6. Palveluntarjoajat ja tietojen käsittely

Google-palveluja käytetään Google-tilin valtuutukseen sekä käyttäjän pyytämien Drive-tehtävien suorittamiseen.

Tekoälyvastausten muodostamiseksi käyttäjän pyyntöön liittyviä ohjeita sekä tarpeellisia tiedostonimiä, sisältöä tai sisältöotteita käsitellään OpenAI Codex -palvelussa Hermeksen välityksellä.

Hermes tallentaa erillistä keskustelu- ja istuntohistoriaa. Talennus tapahtuu pääkäyttäjän koneelle, eikä niitä jaeta. Tehtävien suorittamisessa voi syntyä myös paikallisia työ- tai väliaikaisia kopioita: Joita säilytetään maksimissaan 12kk pääkäyttäjän koneella ja poistetaan pyydettäessä ja tai automaattisesti 12kk kuluttua. 

7. Mallien kehittäminen ja Codex-asetukset

OpenAI kertoo, että henkilökohtaisella ChatGPT-tilillä “Improve the model for everyone” -asetus koskee myös Codex-tehtäviä. Codexissa on lisäksi erillinen “Include environments” -asetus, joka koskee Codex-ympäristöistä saatavan lisäkontekstin käyttöä mallien kehittämiseen.

Tässä käytössä asetusten tilat ovat: “Improve the model for everyone” pois päältä; “Include environments” pois päältä.

Asetusten tila tulee tarkistaa ja tämä kohta päivittää aina, jos käyttöön tai tilin asetuksiin tehdään muutoksia. Asetusten muuttaminen ei itsessään poista aiemmin käsiteltyjä keskusteluja tai paikallisia Hermes-tietoja.

8. Säilytys ja poistaminen

Yhdistyksen alkuperäiset asiakirjat säilytetään Google Drivessa yhdistyksen arkistointi- ja säilytyskäytäntöjen mukaisesti.

OpenAI ilmoittaa, että ChatGPT-sovelluksessa tallennetut Codex-keskustelut säilyvät, kunnes käyttäjä poistaa ne. Poistettu keskustelu poistuu käyttäjän näkyvistä heti, ja OpenAI ajoittaa sen pysyvän poistamisen järjestelmistään 30 päivän kuluessa, paitsi jos sisältö on jo tunnistamattomaksi muutettua ja tilistä erotettua tai jos sitä on säilytettävä turvallisuus- tai lakisyistä. 

Haukkabotti säilyttää keskusteluhistoriaa paikallisesti Hermes-istuntohistoriassa. Tässä asennuksessa automaattinen siivous on käytössä: päättyneet istunnot poistetaan istuntohistoriasta, kun niitä ei ole käytetty yli 90 päivään. Siivous tapahtuu Hermesin käynnistyksen yhteydessä, enintään noin kerran vuorokaudessa. Avoimia, kiinnitettyjä tai kesken olevia istuntoja ei poisteta automaattisesti tämän säilytysajan perusteella. Siivous ei poista Google Drivessa olevia alkuperäisiä tiedostoja eikä palveluntarjoajien omia tietoja tai varmuuskopioita.

Istuntohistorian ja paikallisten työ- tai väliaikaisten kopioiden säilytysaika ja poistamistapa: 90 vrk siitä, kun niitä ei ole käytetty yli 90 vuorokauteen. Google Drivessa olevia asiakirjoja ei poisteta tämän ajan puitteissa.

9. Kansainväliset tiedonsiirrot

OpenAI ilmoittaa Euroopan tietosuojakäytännössään, että tietoja voidaan käsitellä ja säilyttää myös ETA-alueen ulkopuolella, mukaan lukien Yhdysvalloissa. OpenAI käyttää sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisia siirtomekanismeja, kuten Euroopan komission riittävyyspäätöksiä tai vakiosopimuslausekkeita.

Tätä kuvausta sovelletaan OpenAI-käsittelyyn siltä osin kuin kyseinen käytetty OpenAI-palvelu ja tili kuuluvat mainitun käytännön piiriin. 

10. Tietojen suojaaminen ja käyttöoikeudet

Google-tietoja käytetään käyttäjän myöntämien käyttöoikeuksien ja Google Drivessa voimassa olevien tiedostokohtaisten käyttöoikeuksien puitteissa. OAuth-valtuutus ei itsessään anna muille Google-käyttäjille pääsyä yhdistyksen tiedostoihin.

Haukkabotti on Google OAuth -asetuksissa External-tyyppinen sovellus. Tämä tarkoittaa, että muutkin Google-tilien käyttäjät voivat teknisesti yrittää valtuuttaa sovelluksen omalle tililleen. Se ei anna heille pääsyä yhdistyksen Google Driveen. Sovellus on tarkoitettu yhdistyksen hallituksen työkaluksi ja käyttöä rajoittaa pääkäyttäjä.

OAuth-valtuutustietojen suojaaminen ja käyttöympäristön suojaustoimet: OAuth valtuutuksia voi myöntää vain pääkäyttäjä. Pääkäyttäjän on harkittava valtuutuksen myönnön tarkoituksellisuus ja varmistettava pyynnön oikeellisuus puhelimitse pyynnön tehneeltä henkilöltä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin sekä pyytää tietojen oikaisua, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Rekisteröity voi myös vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä. Oikeuksien toteutumiseen voivat vaikuttaa esimerkiksi lakisääteiset säilytysvelvoitteet ja muiden henkilöiden oikeudet.

Oikeuksia koskevat pyynnöt: mikko.pohjola@haukat.net

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto: https://tietosuoja.fi/

12. Muutokset tietosuojakäytäntöön

Tätä tietosuojakäytäntöä päivitetään, jos Haukkabotin käyttötarkoitus, käsiteltävät tiedot, palveluntarjoajat, asetukset tai säilytysajat muuttuvat olennaisesti. Ajantasainen versio julkaistaan tällä sivulla.

3. Käyttöehdot

HAUKKABOTIN KÄYTTÖEHDOT

Päivitetty: 28.10.2026

1. Palvelun tarkoitus ja käyttäjät

Haukkabotti on Härmälän Haukkojen valtuutettujen toimihenkilöiden käyttöön tarkoitettu avustaja. Sitä saa käyttää vain yhdistyksen tehtäviin ja niiden Google-tiedostojen käsittelyyn, joihin käyttäjällä on asianmukainen käyttöoikeus.

2. Google-tilin käyttö ja tiedostojen käsittely

Haukkabotti käyttää Google-tiliä vain käyttäjän myöntämien käyttöoikeuksien rajoissa. Käyttäjä ei saa jakaa salasanoja, OAuth-koodeja, valtuutustokeneita tai muita kirjautumistietoja.

OAuth-valtuutus ei itsessään julkaise tiedostoja eikä muuta niiden jakamisasetuksia. Käyttäjän pyytämät muutokset tiedostoihin, kalentereihin tai jakamisasetuksiin tulee tarkistaa ennen toteutusta.

3. Käyttäjän vastuut

Käyttäjä vastaa siitä, että hänellä on oikeus pyytää käsiteltävien tietojen käyttöä ja että hän noudattaa yhdistyksen tietosuoja-, salassapito- ja arkistointiohjeita. Tietoja tulee käsitellä vain siinä laajuudessa kuin tehtävä vaatii.

Haukkabottiin ei pidä syöttää tarpeettomia erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, salasanoja, tunnuslukuja tai muita salaisuuksia.

4. Tekoälyn tuottamat tulokset

Haukkabotti voi tehdä virheitä, jättää tietoja huomaamatta tai tuottaa puutteellisia yhteenvetoja ja ehdotuksia. Käyttäjä tarkistaa tulokset alkuperäisistä asiakirjoista ennen niiden käyttämistä päätöksenteossa, pöytäkirjoissa, talousasioissa tai viestinnässä.

Haukkabotti ei korvaa yhdistyksen päätöksentekoa, asiantuntija-arviota tai virallista kirjanpito-, laki- tai tietosuojaneuvontaa.

5. Saatavuus ja muutokset

Palvelun saatavuutta ei taata keskeytyksettömäksi. Google, tekoälypalvelun tarjoaja tai ohjelmiston ylläpitäjä voi muuttaa, rajoittaa tai keskeyttää palvelun toimintaa. Käyttäjä voi peruuttaa Google-tililleen antamansa valtuutuksen Google-tilin asetuksista.

6. Tietosuoja

Henkilötietojen ja Google-tietojen käsittelystä kerrotaan Haukkabotin tietosuojakäytännössä yllä.

7. Ehtojen muutokset ja yhteydenotot

Käyttöehtoja voidaan päivittää palvelun tai sen käyttötapojen muuttuessa. Kysymykset ja palautteet: harmalanhaukat@gmail.com