UNIDAD 15 - Configurar la interfaz
Introducción
La interfaz es la forma en la que el usuario verá y trabajará con la base de datos. En esta unidad aprenderemos cómo deberemos configurar Microsoft Access 2007 para que una persona que vaya a trabajar con la base de datos vea y pueda realizar únicamente aquello que sea conveniente para nosotros: los creadores y administradores de la base de datos.
Aprenderemos a crear categorías y grupos en el panel de exploración.
Verás que tareas tan vistosas como cambiar el icono de la base de datos o ejecutar desde un menú no es tan complicado como parece.
En resumen, veremos cómo controlar el aspecto y comportamiento de un archivo cuando se abre.
Nota: Aunque Access también nos permite personalizar la cinta de opciones, añadiendo y quitando controles, hacerlo requiere de conocimientos de XML, por lo que no lo explicaremos en este curso.
Personalizar la barra de acceso rápido
Ya hemos visto qué es la barra de acceso rápido, y como agregar los controles más frecuentes, pulsando en Más acciones, en la pestañita a su derecha.
En la pestaña Comandos disponibles en: podremos elegir una categoría o ficha, para que se muestren todas sus acciones.
Es interesante destacar que también podremos incluir las macros que haya disponibles en la base de datos.
Otra forma de agregar acciones, es haciendo clic derecho sobre la Banda de opciones, y eligiendo la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. Si realizamos esta acción sobre un icono, se añadirá la función de este en un icono, mientras que si lo hacemos sobre la parte inferior de un cuadro de opciones, se añadirán todas las acciones de ese grupo en un icono, desplegándolas al pulsarlo.
En la pestaña Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, podremos decidir si los cambios se aplican a todas las bases de datos que abramos con Access o sólo para la base de datos actual.
Personalizar el panel de exploración
Hemos ido conociendo el panel de exploración a lo largo del curso. En él, aparecen listados los elementos de nuestra base de datos. Podemos elegir una categoría (por ejemplo, Tipos de objeto), y dentro de ésta un grupo (como Tablas).
Ahora, aprenderemos a crear nuestras propias categorías y grupos.
El primer paso es crear nuestra propia categoría. Access nos proporciona la categoría Personalizado para este uso, que podemos modificar o renombrar. Pero también podemos crear una categoría propia.
Para hacerlo, hacemos clic derecho en la parte superior del Panel de exploración, y en el desplegable elegimos Opciones de exploración, accediendo así a una ventana como esta:
Pulsando Agregar elemento, creamos una categoría nueva.
Pulsando Cambiar nombre, cambiamos el nombre de la categoría seleccionada (se pueden renombrar las categorías creadas por nosotros y la categoría Personalizado).
Al pulsar Eliminar elemento, eliminamos la categoría seleccionada.
Por defecto, Access nos crea el grupo Objetos no asignados, donde se mostrarán todos los elementos que no pertenezcan a ningún otro grupo.
Para crear nuestros propios grupos, hay que pulsar Agregar Grupo, e introducir el nombre del nuevo grupo.
Igual que las categorías, podemos borrar grupos pulsando Eliminar grupo, o cambiar su nombre seleccionándolo y pulsando Cambiar nombre de grupo.
Una vez creados los grupos deseados, pulsaremos Aceptar.
Ahora, pulsando en la parte superior del Panel de exploración, podremos elegir nuestra nueva categoría.
Al principio, los grupos no tienen objetos, y todos aparecen en Objetos no asignados.
Para incluirlos en un grupo, o moverlos entre grupos, sólo habrá que hacer clic sobre un objeto, y arrastrarlo hasta el grupo deseado, o hacer clic derecho sobre el elemento, y escoger la opción Agregar a grupo...
Opciones de aplicación
En este apartado veremos cómo configurar las opciones de Inicio.
Estas opciones se encuentran en el cuadro de diálogo opciones de aplicación, sólo se aplican al archivo de Access activo (es decir, al archivo de la base datos con el que estamos trabajando) y actúan sobre el modo en el que se abrirá la base de datos.
Para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Access, haz clic en el Botón de Office en el botón Opciones de Access.
Verás la siguiente ventana:
Desde aquí podremos configurar todas las opciones del archivo de la base de datos.
En el cuadro de texto Título de la aplicación puedes escribir el texto que se muestre en la Barra de título de la ventana.
En Icono de la aplicación podrás establecer un icono para que se muestre al lado del título en la Barra de título y para que se convierta en el icono del archivo.
También podrás ver el icono del archivo en el Explorador de Windows y en el Escritorio.
Para asociar un icono sólo tienes que hacer clic en el botón Examinar y seleccionar una imagen de tu disco duro. Ten en cuenta que el archivo debe ser de tipo .ico o .cur.
Si estableces un icono para la aplicación podrás activar también la opción Usar como icono Formulario e informe, que activada hará que los iconos de la barra de título de los Formularios e Informes con los que se trabaje en la base de datos tomen también el icono indicado en Icono de la aplicación.
En el siguiente desplegable podrás hacer que se Muestre un formulario automáticamente al abrir la base de datos.
Nota: Ten en cuenta que las acciones de la Macro AutoExec se ejecutan después de la configuración de Inicio. Si abres ventanas con esta macro, estas quedarán por encima de la definida en Inicio.
También podrás elegir si la barra de estado es visible o no. Para ello haz clic sobre la casilla Mostrar barra de estado para activarla o no.
Finalmente, selecciona la opción Usar las teclas especiales de Access (abajo a la derecha) para activar o desactivar las combinaciones de teclas que realizan diferentes acciones sobre la base de datos.
Más abajo encontrarás otras opciones:
Podrás activar o desactivar el uso del Panel de Exploración haciendo clic en la casilla Mostrar panel de exploración. Si la desactivas, cuando se abra el archivo de la base de datos, el panel desde donde hemos trabajado durante todo el curso (la que muestra todas las Tablas, Consultas, Formularios, etc...) habrá desaparecido.
Puedes cargar una banda de opciones diferente programada desde el editor de VisualBasic (F11).
En la opción Barra de menú contextual podrás seleccionar una barra definida como Menú Contextual para que aparezca cuando hagas clic derecho sobre cualquier parte de la ventana de Base de datos. Este menú deberá ser codificado del mismo modo con el editor de VisualBasic.
Si activamos la casilla de Permitir el uso de menús no restringidos, en la banda de opciones se permitirán determinadas acciones no restringidas, como la Ayuda, los comandos de Salir o Cerrar y la disposición de las ventanas en Mosaico o Cascada.
Desactivando la opción Permitir el uso de menús contextuales predeterminados, el usuario al abrir la base de datos sólo podrá ver la barra de menú contextual que hayas indicado en el desplegable Barra de menú contextual.
Toda esta configuración será muy útil a la hora de trabajar con una base de datos como si fuera una aplicación. Puedes configurarla de forma que sólo se muestren formularios con los que trabajar.
Si creas barras de herramientas de acceso rápido con suficiente habilidad serás capaz de acceder a todas las opciones y comportamientos de la base de datos y será como si estuvieses trabajando con una aplicación propia.
Recuerda que la configuración que indiques en Inicio (opciones de aplicación) afectará al modo en que el archivo de la base de datos se abre. Por tanto si eliminas o escondes objetos y barras de herramientas no podrás verlos si abres la base de datos normalmente.
Para saltarte la configuración de Inicio de un archivo de Access deberás mantener la tecla MAYUS pulsada mientras haces doble clic sobre el icono del archivo en el Explorador de Windows para abrirlo, y no soltarla hasta que la base de datos se haya cargado completamente.
Para lograr mayor funcionalidad y poder conseguir mayor efectividad recuerda que puedes acceder a las Propiedades de los Formularios e Informes haciendo clic derecho sobre su selector
en la Vista de Diseño de Formulario o Informe.
Aquí podrás modificar los valores de las propiedades Emergente y Modal de la ventana del Formulario o Informe.
· Abrir un objeto en una ventana Emergente supone que sólo podrá visualizarse la vista Formulario o Informe. Las Vistas de Diseño estarán desactivadas.
· Si seleccionas Sí en Modal, la ventana al abrirse inhabilitará el resto de ventanas hasta que no se cierre. En otras palabras será la única ventana con la que sea posible trabajar.
Desde la ventana de diálogo de Propiedades también podrás decidir si los botones de Minimizar, Maximizar y Cerrar se muestran o no.
Nota: Al utilizar estas opciones deberemos asegurarnos de que el objeto de Formulario o Informe disponga de los suficientes comandos (por ejemplo en forma de botones o barras de herramientas) para que el usuario pueda cerrarlos guardando los cambios que ha realizado.
Panel de Control
Otra de las funcionalidades de Access que nos ayudarán a mejorar la forma en la que el usuario interactuará con nuestra base de datos es el Panel de Control.
Crear un Panel de Control nos ayudará a crear un formulario que podremos lanzar al inicio donde, por medio de Botones de comando, daremos acceso a los distintos Formularios e Informes de nuestra base de datos.
En esta imagen podemos ver una página del Panel de control justo después de haberlo creado con el Administrador:
Pero veamos cómo podemos crearlo. Haz clic la pestaña Herramientas de base de datos y haz clic sobre el botón Administrador del panel de control.
Si aún no creaste un Panel de Control, Access te preguntará si quieres crear uno. Pulsa Sí para continuar.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
Desde aquí configuraremos de forma muy sencilla los elementos que queremos que aparezcan en el Panel de Control.
Como puedes ver en la imagen, el panel de control estará organizado en una o varias páginas. Si tenemos muchas opciones dentro del panel, organizarlas en varias páginas mejorará el manejo del mismo, estaremos creando menús con submenús.
Para crear nuevas páginas sólo tienes que hacer clic en el botón Nueva... y escribir el nombre que quieres dar a la nueva página.
La página del panel de control que marques como predeterminada será la que se muestre en primera instancia cuando se abra el Panel de Control. Si quieres que otra página creada por ti sea la predeterminada (y no la que viene por defecto) selecciónala en el listado y pulsa el botón Predeterminado.
Puedes eliminar páginas que no estén definidas como Predeterminado seleccionándolas y pulsando el botón Eliminar.
Pero veamos cómo configurar una página del Panel de Control para que muestre los accesos y comandos que nosotros queramos.
Para ello sólo tendrás que seleccionar del listado la página que quieras configurar y pulsar el botón Modificar....
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
Desde aquí podrás modificar el Nombre de esta página de control. Esto es bastante recomendado pues es el título que mostrará la ventana cuando se abra, sobre todo si lo que estamos modificando es una página que será un submenú. Es recomendable que el usuario sepa en cada momento en qué lugar se encuentra para que no se sienta desorientado.
Escribe el nombre que prefieras en el cuadro de texto y listo.
Ahora pasaremos a rellenar el Panel de control con los elementos que necesitemos. Como puedes ver, el listado de Elementos de este panel de control en un principio se encuentra vacío. Deberemos agregar todos los elementos que queremos que se muestren utilizando el botón Nueva....
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
Rellenar los datos para la creación de un elemento es bastante sencillo. Deberemos darle un nombre en la propiedad Texto que debe ser suficientemente descriptivo para que el usuario sepa qué acción ejecuta el elemento.
Luego en Comando seleccionaremos la acción que queremos que se lance al pulsar el botón del elemento que aparecerá en el Panel de Control.
Las opciones son muy sencillas:
Ø Ir al panel te permitirá abrir una página de Panel de Control para que cuando se pulse el botón de este elemento se muestre dicha página.
Como hemos dicho antes, utiliza esta opción para organizar mejor los elementos del Panel de Control.
Ø Si seleccionas la opción Abrir el formulario en modo Agregar podrás elegir un formulario en el desplegable que se mostrará más abajo.
Esta opción abrirá el formulario que selecciones en modo Agregar. Es decir, no se verán los registros existentes, sólo se abrirá el formulario para que puedas insertar nuevos registros.
Ø Abrir el formulario en modo Edición te permitirá abrir el formulario que escojas de forma que se muestren todos los registros existentes y así poder modificarlos.
Esta opción también te permitirá agregar nuevos registros.
Ø La opción Abrir el informe te permitirá abrir un Informe en Vista Preliminar.
Combina esta acción añadiéndole una barra de herramientas al Informe para que el usuario pueda imprimirlo. Te será muy útil.
Ø Seleccionando Diseñar aplicación harás que al pulsar el botón de este elemento se lance el cuadro de diálogo de Administrador de Panel de Control (con el que estamos trabajando en estos momentos).
Esta opción no es recomendable si no queremos que los usuarios de la base de datos puedan modificar el Panel de Control libremente.
Ø La opción Cerrar la aplicación sirve para que el usuario pueda cerrar la base de datos haciendo clic en un elemento del Panel de Control.
Ø También puedes Ejecutar una Macro que especifiques seleccionando dicha opción en el desplegable.
Una vez tengas todos los elementos creados puedes ordenarlos utilizando los botones de Mover arriba y Mover abajo en el cuadro de diálogo Modificar página del panel de control.
Una vez hayas acabado de configurar todas las páginas del Panel de Control cierra el cuadro de diálogo.
Verás que se han creado un par de elementos nuevos en tu base de datos.
Si vas al listado de Tablas encontrarás una llamada Swichboard Items, esta tabla almacena la configuración de las páginas y los elementos que forman parte del Panel de Control.
No deberás modificar esta tabla bajo ningún concepto si no quieres que el Panel de Control deje de funcionar correctamente. Si quieres realizar algún cambio acude de nuevo al Administrador del Panel de Control en el menú Herramientas.
En el listado de Formularios verás que se ha añadido un nuevo formulario con el nombre Panel de Control. Este es el resultado de lo que acabamos de hacer en este apartado.
Puedes modificar su aspecto entrando en su Vista de Diseño seleccionando el formulario y haciendo clic en el botón Diseño .
Nota: Cuando crees un Panel de Control es aconsejable que lo lances al principio de la aplicación seleccionándolo en el desplegable Mostrar formulario del cuadro de diálogo Botón de Office (Opciones de Access --> Base de datos actual).
Para practicar estos conceptos realiza el Ejercicio Paso a Paso de Panel de Control.
Ejercicios
Tenéis que realizar los siguientes ejercicios para saber los conocimientos que habéis adquirido de ésta Unidad 15.
Ø Ejercicio paso a paso interactivo.
Si necesitas ayuda la puedes conseguir aquí.