Conselho Nacional de Arquivos
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos
Orientação Técnica n.º 2
Junho / 2011
Modelo de Entidades e Relacionamentos do e-ARQ Brasil
Este documento apresenta o Modelo de Entidades e Relacionamentos (MER) elaborado a partir do "Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos - e-ARQ Brasil" (versão 1.1) e tem por objetivo orientar a estruturação do banco de dados na implementação de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD). O MER é um modelo conceitual e, como tal, é uma abstração da realidade de acordo com o e-ARQ Brasil. Como todo modelo conceitual, não trata de todos os aspectos da implementação, como o armazenamento dos componentes digitais, mas pode ser utilizado para apoiar a comunicação, o aprendizado e a análise de determinados aspectos relevantes da gestão arquivística de documentos.
O diagrama apresenta as entidades e relacionamentos mais significativos para a implementação de um SIGAD, sem esgotar todas as possibilidades. Embora sejam referenciadas nos requisitos do e-ARQ Brasil, não estão aqui representadas as entidades "usuários", "papéis" e "direitos", dentre outras.
A narrativa abaixo descreve as entidades que aparecem no diagrama e seus relacionamentos.
Plano de Classificação
É um esquema que define a organização dos documentos, elaborado pelo órgão ou entidade, tipicamente estruturado de forma hierárquica e composto por classes.
A gestão de documentos é feita a partir da aplicação do plano de classificação nos documentos. Sendo assim, o plano de classificação é a espinha dorsal de um SIGAD.
Classe
Um plano de classificação é composto por uma hierarquia de classes, subclasses, grupos, subgrupos e tipos de documentos arquivísticos numa estrutura de árvore, que podem ser identificados por códigos. No contexto do e-ARQ Brasil, a entidade classe refere-se, de forma genérica, aos níveis citados. Assim, quando um requisito trata da classe, estão sendo considerados todos os níveis do plano de classificação.
Cada classe pode conter:
outras classes a ela subordinada; ou
unidades de arquivamento; e/ou
documentos arquivísticos.
Não são permitidas combinações entre a primeira e as demais opções. Uma classe que tenha outras classes a ela subordinadas não pode conter unidades de arquivamento ou documentos arquivísticos, mas uma classe que não seja composta de outras classes a ela subordinadas pode ter unidades de arquivamento e/ou documentos arquivísticos.
Cada classe deve estar relacionada a um tipo de classe.
Tipo de Classe
Cada um dos níveis de um plano de classificação está representado no diagrama como um tipo de classe (classe, subclasse, grupo, subgrupo e tipo de documento arquivístico). Cada tipo de classe pode ter várias classes a ele relacionadas.
Temporalidade e Destinação
Determinam os prazos de guarda previstos nas fases corrente e intermediária, bem como a destinação final dos documentos de uma classe. A cada classe, que permite classificar unidades de arquivamento ou documentos arquivísticos, aplicam-se uma temporalidade e uma destinação.
Unidade de Arquivamento
Uma unidade de arquivamento pode ocorrer somente em classes que não têm outras classes a elas subordinadas, em qualquer nível da hierarquia do plano de classificação. Cada unidade de arquivamento tem, pelo menos, um volume, que armazena documentos arquivísticos.
Cada unidade de arquivamento deve estar relacionada a um tipo de unidade de arquivamento.
Tipo de Unidade de Arquivamento
As unidades de arquivamento podem ser de três tipos: processo, dossiê ou pasta. Cada tipo pode ter várias unidades de arquivamento a ele relacionadas.
Volume
Cada unidade de arquivamento é composta por um ou mais volumes. Esta prática tem origem nos documentos não digitais, de forma a possibilitar que os volumes tenham tamanho e peso de fácil manejo. No caso dos documentos digitais, tal prática pode se mostrar apropriada em situações em que a divisão em volumes facilite a manipulação das unidades de arquivamento, como, por exemplo, nas atividades de seleção, transferência etc.
Em geral, a maior parte das unidades de arquivamento não apresenta mais de um volume. Neste caso, o conceito de volume é transparente para os usuários.
Documento Arquivístico
É o documento que foi capturado pelo SIGAD, isto é, declarado como arquivístico e incorporado ao sistema por meio de registro, classificação, arquivamento etc. Esta é a entidade mais importante de um SIGAD.
Um documento arquivístico é originado de um documento simples ou composto, ou seja, formado por um ou vários documentos.
Sendo assim, um documento arquivístico também pode ser simples ou composto. Cada documento pode, ainda, aparecer em diversos outros documentos arquivísticos.
Os documentos arquivísticos são:
armazenados em um volume de uma unidade de arquivamento; ou
classificados diretamente em alguma classe.
Desta forma, cada documento arquivístico deve estar relacionado somente a um volume de uma unidade de arquivamento ou a uma classe.
Componente Digital
É uma cadeia de "bits" (objeto digital) distinta que, sozinha ou combinada com outras cadeias de "bits", compõe um documento arquivístico digital.
Cada documento arquivístico digital é composto de, pelo menos, um componente digital; alguns são compostos por vários componentes digitais.
Documento
Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.