HUISHOUDELIJK REGLEMENT (HHR) DORPSRAAD MUIZEN LEEFT! (uitgebreide versie)
Referte: een HHR wordt voorgeschreven in Art2 alinea 4 van de overeenkomst tussen het stadsbestuur en de dorpsraad die van kracht is sinds 01/05/2014 (jaarlijks herzienbaar).
1. Juridisch statuut: de dorpsraad is een feitelijke vereniging.
2. De dorpsraad bestaat uitsluitend uit vrijwilligers, zonder politiek mandaat,die zich op elke vergadering kunnen aanmelden,indien mogelijk na contact met een van de leden, zij verklaren zich akkoord met dit HHR en blijven lid tot zij hun ontslag vragen.
3. Doelstelling
De dorpsraad is een schakel tussen de inwoner en het stadsbestuur en streeft een tweeledig doel na nl. waken over de goede kwaliteit van de leefomgeving en de katalysator zijn die van Muizen een levendige bloeiende gemeenschap maakt .
Dit doel kan gerealiseerd worden o.m. via het:
- doorgeven van vragen/informatie van algemeen belang van inwoners naar stad en ook in omgekeerde zin; (eventueel doorverwijzen bij meer individuele bekommernissen);
- meewerken aan en/of uitwerken van lokale evenementen/initiatieven;
- streven naar een voldoende groot draagvlak binnen de dorpsraad;
- samenwerken met zoveel mogelijk lokale verenigingen, middenstand,…
4. Werking
De dorpsraad bestaat minimum uit 3 personen onder wie een gespreksleider, een secretaris en een penningmeester. Deze worden jaarlijks verkozen in principe tijdens de eerste vergadering door alle aanwezige leden en dit bij eenvoudige meerderheid der stemmen. Uitsluitend indien minstens 2 van deze 3 aanwezig zijn kan geldig vergaderd worden.
Normaal zijn er 5 vergaderingen per jaar, maar op vraag van elk lid kan er, wegens dringende reden, een vergadering samen geroepen worden.
Beslissingen (indien nodig bij eenvoudige meerderheid der aanwezige leden – bij ex aequo geldt de stem van de gespreksleider) worden opgetekend in de verslagen van de vergaderingen.
Per besproken punt leest de secretaris de notulen voor die onmiddellijk goedgekeurd worden. Idem aan het einde van de vergadering voor het volledige verslag.
Per activiteit kunnen door de dorpsraad bijkomende vrijwillige medewerkers gevraagd worden.
5. Boekhouding en fiscaliteit
De penningmeester houdt een eenvoudige en transparante boekhouding bij (datum/ IN/UIT/SALDO/Nr. bewijsstuk en gestaafd met rekeninguittreksels). Indien er transacties zijn (verplicht met bewijsstuk) wordt dit wekelijks geprint en medegetekend door de voorzitter. Boekhouding mee te brengen en in te zien door dorpsraad op elke algemene vergadering van de dorpsraad.
Fiscaliteit openhouden dorpshuis: BTW vrijstelling volgens BTW decreet Art 44 §2 6°.
6. Verzekeringen
Voor elke activiteit vraagt de gespreksleider bij Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk een verzekering aan ter dekking van de Burgerlijke Aansprakelijkheid (bij schade aan derden), rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen. De verzekering is geldig zowel tijdens de activiteit als op de weg naar en van de activiteit. (geldt niet bij opzet, grove schuld, …)
Andere schadegevallen zijn eventueel ten laste van persoonlijke verzekeringen of van de stad (dorpshuis) of van mogelijke andere verzekeringen naargelang het schadegeval.
7. Vergoedingen
De dorpsraad betaalt geen forfaitaire vergoedingen uit. Voorafgaandelijk ingediende aanvragen tot terugbetaling van bewezen kosten worden geval per geval door de dorpsraad behandeld.
8. Mogelijke sponsoring wordt per geval behandeld door de dorpsraad. De ongebondenheid van de dorpsraad mag niet in het gedrang gebracht worden.
9. Geheimhoudingsplicht Voor persoonsgebonden informatie vernomen via de dorpsraad geldt de geheimhoudingsplicht.
10. Informatieplicht van dorpsraad t.o.v. vrijwilliger (Wet betreffende de rechten van de vrijwilligers van 03/07/2005). Hieraan is voldaan als de punten 1. ,3., 6., 7. en 9. voor kennisname getoond worden aan elke vrijwilliger.
Aanpassingen
Beslist op vergadering DR dd 24/11/2016 Paragraaf 5: toevoegen van alinea fiscaliteit (n.a.v regelmatig openhouden dorpshuis door vrijwilligers)