日本の大学に就職しゼミ生選考で学生さんからメールをいただくと、「メールと言えば携帯電話のメール」をさす学生さんと「メールはキーボードで書くインターネットのメール」を指す多くの大学教員とで、様々なコミュニケーションギャップがあることに気が付きます。
以下、大学のセンセイにメールを書こうとする学生さんが知っておくべきこと、やっておくべきことをリストアップしておきます。なお、京都大学の梶井厚志さんのこの文章も参考になるでしょう。http://www.kier.kyoto-u.ac.jp/~kajii/
できるだけ、インターネットのメールでメールを送るようにすること
大学のセンセイはたいていインターネット経由でメールを送ってきます。近年は携帯電話のメールアドレスとのやり取りもスムーズになってきていますが、一部の携帯電話会社では迷惑メール対策としてインターネットからのメールをデフォルトで着信拒否としているところもあるようです。このような場合、こちらが返信してもエラーで帰ってきてしまい連絡のとりようがないことになってしまいます。
gmailなどのインターネットのメールを利用するのが間違いがありません。スマートフォンを利用していれば携帯電話上でも使えますし、必要ならば自分の携帯電話のアドレスに転送することも可能です。
自分のメールがインターネットのメールで受信されたらどのように見えるのか、試してみること。
携帯電話のメールを利用して送ってこられた場合は90％以上、インターネット経由でもたまに、こちらが使うメールソフトの受信欄に名前が表示されず、メールアドレスのみが表示される場合があります。こちらのメール整理上面倒なことが多く、また礼儀正しいとも言えません。自分のメールをインターネットのメールアドレスに送信してみてどのように見えるかチェックし、かならず自分の名前が受信欄に表示されることを確認してください。もしあなたの携帯電話のメールがそのような設定ができないようなものであれば、そのようなアドレスから初めての人にメールを送ってはいけません。
即時の返信を期待しないこと。
仲間内の携帯電話のメールはチャットのようなもので、即時の返信が期待されているのかもしれませんが、インターネットのメールはそうでありません。少なくとも大学のセンセイはそのような世界に生きていません。メールを送っても1－2日くらいは返事が返ってこなくてもおかしくはありません。なお、シラバスにかいたあるようなことをメールで聞いたりすると無視されることも普通です。実際、私は学生からの「面倒なだけで応答・対処するのが私の義務だとは思われない」メールはまず無視します。
また、携帯電話のメールではありませんから別に深夜に送っても特に問題はありません。一番面白かったメールが、私がアメリカ時代に日本の学生が「深夜に失礼いたします」と送ってきたもので、そもそも携帯電話のメールでないので関係がなく、しかも時差の関係でこちらはお昼でした。
とはいえ一日一回くらいはメールをチェックしておくこと。
インターネットのメールをめったにチェックしない学生も多いようです。携帯電話でも受信できるようにして、一日一回くらいはメールをチェックするようにしましょう。