Il ruolo delle tecnologie per la gestione dei costi

Capitolo I. Sistemi tradizionali di gestione e Cost Management

1.1 La crisi dei sistemi tradizionali di gestione.

1.2 Il ruolo dell’ICT nel Process Management.

1.3 Nuove prospettive di gestione dei costi

Capitolo II. Principali strumenti di Cost Management

2.2 Il modello nipponico: il target cost.

2.3 L’orientamento al cliente e la Customer Profitability Analysis.

2.4 L’approccio Life Cycle Costing.

Capitolo III. Sistemi informativi aziendali e Cost Management

3.1 La gestione del flusso informativo.

3.2 I Sistemi Informativi Aziendali

3.3 Sistemi ERP e contabilità dei costi

3.4 Evoluzione e struttura dei sistemi SAP.

3.5 Il modulo CO in SAP R/3.

3.5.1 L’architettura integrata dei moduli FI-CO..

3.5.2 La gestione dei costi generali

3.5.3 Il costo del prodotto.

3.5.4 L’ABC nel modulo di controlling.

3.5.5 L’analisi di profittabilità.

Capitolo IV. Prospettive evolutive e diffusione dei sistemi ERP

4.1 Il ruolo dei sistemi ERP nella gestione dei costi

4.2 L’adozione dei sistemi gestionali nelle aziende italiane.

4.3 Considerazioni finali sui sistemi ERP per il controllo dei costi

Capitolo V. Nestlè Case study..

5.1 Il gruppo Nestlè e la creazione di valore condiviso.

5.2 Il sistema informativo del gruppo: SAP Globe.

5.3 Il modulo Finance&Controlling in GLOBE

5.4 Sviluppi futuri e vantaggi di GLOBE.

Conclusioni

Bibliografia

Sitografia

Il presente lavoro ha come scopo quello di analizzare la funzione sempre più centrale che le tecnologie informatiche rivestono nella gestione dell’impresa, con particolare riferimento al controllo dei costi.

L’utilizzo delle tecnologie informatiche è cresciuto enormemente negli ultimi anni. L’ICT ha assunto un ruolo di primo piano nel complesso sistema-impresa, penetrando nel tessuto aziendale a diversi livelli e con molteplici gradi d’intensità. Oggi le tecnologie informatiche costituiscono parte integrante della struttura aziendale: da semplice strumento di supporto alla produzione, l’ICT si è trasformato in un’arma strategica per la gestione dell’impresa.

Il cambiamento dell’ambiente competitivo in cui l’impresa opera, in continua e rapida trasformazione, va di pari passo con la trasformazione delle tecniche di gestione dei costi. Le grandi crisi che si sono susseguite hanno reso indispensabile una razionalizzazione dei costi e hanno spinto le imprese a dare una grande importanza alla gestione degli stessi.

Data l’ampia diffusione delle tecnologie informatiche nelle aziende moderne, molti esperti della materia si chiedono se sia l’ICT che ha cambiato il modo di gestire l’impresa, oppure i nuovi sistemi contabili siano una logica conseguenza del progresso tecnologico.

Gli strumenti, le teorie e le tecniche finora utilizzati per il controllo dei costi si stanno rivelando inadeguate. La reingegnerizzazione dei processi aziendali e l’inserimento delle imprese in mercati non più locali, ma globali e profondamente integrati, ha portato a un ripensamento dei sistemi contabili anche delle imprese più piccole.

In questa sede si è cercato di definire i tratti fondamentali delle tradizionali metodologie di contabilità generale ed analitica e i nuovi sistemi integrati. Come è noto, la struttura normativa italiana ha portato alla creazione di due sistemi contabili. Il primo riguarda le transazioni dell’impresa da un punto di vista della contabilità generale; il secondo fa riferimento alla contabilità direzionale.

Questa suddivisione ha creato non pochi problemi alle imprese in quanto genera una grande quantità di dati molto spesso ripetitivi. Proprio per evitare questo problema, le imprese hanno dato grande importanza alle tecnologie informatiche che hanno reso più efficiente il processo contabile e gestionale.

Successivamente sono descritte le principali problematiche di automazione delle attività di processo e quelle di supporto al lavoro di riprogettazione organizzativa. La tecnologia come l’organizzazione ricopre un duplice valore: da un lato propone soluzioni a scelte predefinite, dall’altro offre anche opportunità per individuare nuove soluzioni nella ricerca dell’ottimizzazione delle tecniche di gestione dei costi.

In sintesi, l’obiettivo di questo lavoro è quello di definire in maniera chiara il ruolo delle tecnologie informatiche nei nuovi sistemi di gestione dei costi.

Per raggiungere tale obiettivo, è stata svolta un’accurata ricerca bibliografica, insieme a numerose e mirate ricerche sul web in merito alle problematiche di gestione dei costi attraverso le tecnologie informatiche. Le ricerche in rete, in particolare, si sono rivelate molto utili data la particolarità e la novità dell’argomento. Molte informazioni sull’argomento, inoltre, sono state desunte dalle discussioni degli esperti in materia sui numerosi forum on-line. Sono state condotte, inoltre, numerose ricerche sul grado diffusione dei sistemi di controllo dei costi a livello mondiale ed europeo. Oltre a queste fonti, di grande interesse per la stesura del presente lavoro è stata l’esperienza fatta alla sede centrale di Nestlè Italy a Milano. In questo contesto, è stato possibile toccare con mano il sistema informativo aziendale di SAP, che è stato radicalmente personalizzato rispetto alle particolari esigenze del gruppo Nestlè.

L’elaborato, partendo da una generica introduzione sulla contabilità dei costi, sviluppa l’argomento in questione in maniera sempre più dettagliata. Entrando gradualmente nello specifico, vengono descritti i principali sistemi informativi aziendali. Nella parte finale dell’elaborato, per fornire un esempio pratico dei principali sistemi informativi aziendali che supportano il processo di gestione dei costi, è stata svolta un’analisi del sistema SAP Globe implementato dal gruppo Nestlè.

Nel primo capitolo è descritto il profondo cambiamento dei sistemi tradizionali di contabilità dei costi. La gestione dei costi ha assunto nel tempo un ruolo sempre più centrale: il passaggio dalla produzione tradizionale a quella automatizzata, ha portato a un cambiamento nella struttura dei costi delle imprese.

La profonda trasformazione dei processi aziendali, inoltre, ha radicalmente cambiato il modo di gestire l’impresa: è stata infatti accantonata la tradizionale visione funzionale per dare ampio spazio a una prospettiva orientata ai processi. In tale fase, il ruolo dell’ICT è stato fondamentale, in quanto ha permesso un miglioramento di molti processi aziendali, attraverso l’eliminazione di attività ridondanti e una gestione più efficiente delle informazioni.

Sulla base delle osservazioni fatte è stato possibile sintetizzare quali e quanti elementi consentano di distinguere le tradizionali logiche del “cost control” da quelle del “cost management”. Il cambiamento delle modalità di produzione ha imposto un nuovo modo di analizzare e utilizzare le informazioni di costo. Non è più possibile limitarsi al controllo dei costi a consuntivo, ma è necessario monitorare l’impresa continuamente.

Nel secondo capitolo sono descritti i principali strumenti di analisi dei costi all’interno delle aziende. Si parte, infatti, dalla contabilità per centri di costo, che resta pur sempre il punto di inizio per il controllo dei costi aziendali fino ad arrivare alle moderne tecniche di Customer Profitability. È stata condotta, inoltre, un’analisi dell’Activity Based Cost nell’ottica di una gestione dei costi rispetto alle attività aziendali. Questo strumento rappresenta il parziale superamento della gestione dei centri di costo, che in ogni caso risulta il punto di partenza per la contabilità dei costi. In effetti, ancora oggi, l’analisi dei costi parte dalla divisione dell’impresa in centri di costo, ma grazie alle moderne tecnologie informatiche è possibile integrare tale scomposizione con le nuove tecniche al fine di rendere più efficiente il processo di cost management.

Nel terzo capitolo sono delineati i principali sistemi informativi aziendali. Dopo aver descritto l’importanza del flusso informativo all’interno dell’azienda e i costi del processo di raccolta delle informazioni, viene data una parziale spiegazione al cosiddetto paradosso dell’informazione: è impossibile valutare ­­­­­­­un’informazione prima di averla acquisita e compresa; quello che non si conosce non può essere valutato e per comprendere il valore di un’informazione occorre averla già acquisita e quindi aver già sostenuto il costo della sua ricerca, raccolta e acquisto.

La trattazione prosegue con un’analisi storica dei sistemi informativi aziendali e la loro evoluzione nel corso del tempo. In particolare, viene approfondito il sistema informativo di SAP. Le suite SAP sono le più diffuse a livello mondiale e forniscono servizi alle più grandi aziende.

Con particolare riferimento alla gestione dei costi, il modulo FICO di SAP fornisce numerosi ed utili strumenti per le funzioni contabili. Esso, infatti, può essere scomposto in due sottomoduli: il primo si occupa della contabilità generale, il secondo di quella industriale.

I due sottomoduli sono fortemente integrati ed i dati registrati dal modulo di finanza, sono utilizzati dal modulo di controlling. È proprio questa integrazione che trasforma i sistemi informativi aziendali in un’arma strategica per rendere più efficiente il processo di controlling. Il modulo di controllo, inoltre, fornisce una serie di strumenti innovativi per la gestione dei costi che permettono di monitorare l’impresa in maniera continua e veloce.

Il quarto capitolo fa da corredo a quanto descritto in precedenza analizzando le prospettive evolutive dei sistemi informativi di gestione dei costi ed il grado di diffusione in Italia e all’estero. L’importanza dei sistemi informativi sembra destinata a crescere nei prossimi anni, così come la diffusione di tali tecnologie. Attualmente, soprattutto in Italia, i sistemi informativi non hanno una grande diffusione, in quanto l’implementazione di questi software è molto costosa e i benefici spesso non sono immediatamente identificabili. Negli ultimi anni, le software house, per poter facilitare la diffusione delle applicazioni ERP nelle piccole e medie imprese, hanno sviluppato un servizio “hosted”, attraverso il quale vengono utilizzate le infrastrutture del vendor o service provider, invece che quelle del cliente, in un’ottica di condivisione di tali infrastrutture tra più clienti.

L’ultimo capitolo è interamente dedicato alla descrizione del sistema GLOBE del Gruppo Nestlè. Dopo una breve introduzione sulla storia del gruppo e le società che lo compongono, viene descritta l’implementazione del sistema Globe. Il passaggio da sistemi legacy a un sistema unico ed integrato è stato il frutto di un’attenta analisi delle esigenze del gruppo. Data la grandezza e la complessità della Nestlè, non era più possibile gestire le società in maniera separata, pertanto il top management decise di porre in essere una strategia che avrebbe portato il gruppo a diventare un’unica grande azienda globale.

Come tutti i sistemi SAP, GLOBE è dotato di un modulo di finanza e controllo, perfettamente integrato, in grado di controllare tutte le società del gruppo in maniera chiara e veloce. Proprio le caratteristiche di velocità, integrazione e unicità dell’informazione hanno garantito il successo di questa suite, che ha sicuramente svolto un ruolo importante nello sviluppo del gruppo Nestlè.

In conclusione, è emerso che le tecnologie informatiche sono diventate indispensabili per gestire i costi di un impresa, monitorarli e prevenire eventuali inefficienze di gestione soprattutto per quelle imprese immerse in ambienti competitivi in continua evoluzione.