Un PNR es un registro que contiene los datos de la reserva de uno o más pasajeros que viajan juntos y otras informaciones relacionadas a su viaje. Cuando un PNR contiene múltiples pasajeros, es decir, dos o más, el itinerario de todos los pasajeros debe ser idéntico: deben estar reservados en las mismas aerolíneas, misma(s) clase(s) de reserva y para las mismas fechas.
Un PNR tiene dos partes: activa e histórica. En la parte histórica se registran automáticamente todas las transacciones efectuadas por los agentes y los proveedores: venta o reserva de servicios, modificaciones, cancelaciones, etc.
Un PNR puede ser individual o de grupo. Un PNR individual tiene de 1 a 9 pasajeros, un PNR de grupo de 10 a 99 pasajeros. No todas las aerolíneas permiten a las agencias de viajes crear PNRs de grupo; por lo tanto, consulte con la compañía cuando necesite crear este tipo de PNR.
Cuando se finaliza un PNR, Amadeus le asigna un código de seis caracteres alfabéticos o alfanuméricos denominado Código Localizador de Reserva o Record Locator, conocido en forma abreviada como Rec. Loc.