Règlement intérieur
du « Club Astronomique du Littoral »

L’adhésion à l’Association implique l’acceptation des Statuts et du présent Règlement Intérieur.

ARTICLE 1

ENTRÉE EN VIGUEUR ET MODIFICATION DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR
Le présent règlement intérieur entrera en vigueur à compter de son approbation en assemblée générale ordinaire et s’appliquera jusqu’à ce qu’il soit expressément annulé ou remplacé par une nouvelle version dans les mêmes conditions. Il doit être consultable librement sur le site internet de l’association, et transmis à tout nouveau membre lors de son inscription avec signature de celui-ci.

ARTICLE 2

CHAMPS D’APPLICATION DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Le présent règlement intérieur s’applique à tous les membres de l’association Le Club Astronomique du Littoral sans exception. En cas de litige entre un article des statuts et un article du présent règlement, les statuts prévalent.

ARTICLE 3

PROCÉDURE D’ADHÉSION ET DE DÉMISSION

Pour être membre de l’association de l’association, il faut :

– adhérer aux statuts et au règlement intérieur.
– s’acquitter de la cotisation annuelle (la période de référence s’étend du 1er septembre N au 31 août N+1).
– fournir une autorisation d’un des parents ou tuteur légal dans le cas de mineurs de plus de quinze ans.
Tout membre démissionnaire de l’association, du bureau, du conseil d’administration, s’engage à transmettre aux membres restants l’ensemble des documents et informations relatives à son mandat, à l’aspect de l’association dont il avait la charge.

ARTICLE 4

ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DU BUREAU

Le bureau a pouvoir pour missionner des membres ou des participants actifs pour l’étude, l’élaboration et la réalisation de projets relatifs à l’activité de l’association.

ARTICLE 5

ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DU BUREAU

5.1 / Organisation

Entre les membres du bureau, les tâches se répartissent en principe de la façon suivante :
* Le président : représente l’association en interne et auprès de l’extérieur et, outre ses fonctions statutaires, doit se consacrer à la recherche et au maintien des membres dans l’association, à la mise en contact des membres et plus généralement à toutes actions visant à l’objet de l’association. Il est le responsable légal de l’association.

* Le trésorier : assure toutes les tâches en rapport avec les aspects financiers de l’association ; enregistre les nouveaux membres ; et prépare tous justificatifs des dépenses qui pourraient lui être réclamés non seulement en vertu de la loi ou des statuts mais également par tout membre qui en ferait la demande expresse.

* Le secrétaire : assure les formalités relatives à la rédaction des procès-verbaux et à la tenue des registres ; adresse les convocations aux assemblées générales et procède aux annonces officielles ; tient le fichier des membres à jour.

Cette répartition des tâches entre les membres du bureau n’exclut pas une assistance mutuelle des membres entre eux afin de faire face à des surcharges, indisponibilités ou difficultés temporaires.

5.2 / Frais et dépenses engagés par les membres du bureau

Sauf mission particulière précise, d’un ou plusieurs de ses membres, expressément décidée par le conseil d’administration, il n’est pas prévu de remboursement des frais entraînés par la participation aux réunions diverses exigées par la vie courante de l’association. Chaque membre assume seul les dépenses qu’il engage pour lui-même. Les dépenses engagées par les membres du bureau pour le fonctionnement administratif de l’association, courriers, photocopies, télécommunications, ou autre, sont remboursées par l’association sur justificatif (avec accord préalable). Les membres du bureau sont tenus de s’entraider afin de répartir autant que faire se peut les dépenses et la charge de travail afférentes à l’administration de l’association.

5.3 / Tenue des registres et fichiers

Les compte rendu et procès-verbaux des réunions du bureau et des assemblées générales ordinaires et extraordinaires sont rédigés, diffusés et archivés par le secrétaire.

La comptabilité est tenue, diffusée le cas échéant, et archivée par le trésorier. L’exercice comptable commence le 1er septembre de l’année N et se termine le 31 août de l’année N+1.

Le fichier des membres est tenu et archivé par le secrétaire, sur la base des enregistrements de cotisation effectués par le trésorier, et diffusé au bureau.

5.4 Règles de correspondance de l’association

Le président, le secrétaire et le trésorier sont autorisés à signer seuls la correspondance administrative de l’association dans la mesure où elle est non seulement conforme aux statuts mais correspond aux tâches définies par le règlement intérieur.

ARTICLE 6

MOYENS DE COMMUNICATION ADOPTÉS PAR L’ASSOCIATION

La communication et les annonces au sein de l’association se font indifféremment par e­mail (individuels ou collectifs) ou via les outils internet disponibles (notamment notre page privée sur Facebook), et ont la même valeur officielle (c’est le cas des convocations pour les assemblée générale).

ARTICLE 7

MANDATS ET COMPTES BANCAIRES

Indépendamment des dépenses annuelles prévues et votées lors de l’assemblée générale, le trésorier peut, en complément des dispositions déjà prévues aux statuts, décider et procéder de sa propre initiative aux dépenses quotidiennes de l’association (achat de timbres, enveloppes, recommandés.), dans une limite de 50 € par an.
Dans la mesure du possible, le trésorier consultera le bureau, voire les membres, par e-‐mail ou via les outils disponibles (page privée sur Facebook), afin de prendre connaissance des éventuelles objections, et en tenir compte si la majorité du bureau s’y oppose.

ARTICLE 8

COTISATION ET ADHÉSION

Le montant de l’adhésion est de 24 € par an.

Le montant est décidé en assemblée générale et reste valable tant que l’assemblée générale ne le change pas. Les adhésions sont valables du 1er septembre N au 31 août N+1. Le conseil d’administration peut décider, à titre exceptionnel, de ne demander qu’une cotisation réduite dont il fixe lui-même la valeur, pour tenir compte d’une situation momentanément difficile d’un adhérent.

En cas d’adhésion en cours d’année, la cotisation sera au prorata temporis du temps qu’il reste jusqu’au 31 août, soit 2€/mois.

ARTICLE 9

CHARTE ÉTHIQUE ET MORALE DE L’ASSOCIATION – RADIATION

En cas de manquement grave à l’esprit de l’association, le conseil d’administration pourra voter, conformément aux règles énoncées dans les statuts, l’exclusion d’un membre à titre définitif ou temporaire.

En cas d’exclusion définitive ou temporaire, la cotisation ne sera pas remboursée.

Peuvent entraîner l’exclusion de l’association :
– non-‐respect majeur du règlement ou des statuts ;
– tout acte tendant à nuire à l’association, à sa réputation ou à son indépendance ;
– la tenue de propos injurieux, racistes, sexistes, obscènes ;
– la diffusion de documents de nature illégale, pornographique, racistes, discriminatoire (de quelque nature que ce soit).

Tout membre qui constate la circulation de tels documents, ou est le témoin d’échanges contraires à cette charte, est tenu d’en informer le bureau immédiatement.

ARTICLE 10

ACCÈS ET ENTRETIEN DES LOCAUX
L’accès du local ne peut se faire que sous la responsabilité des membres majeurs désignés par le bureau. Chacun doit veiller au bon ordre, à la propreté, au rangement des locaux et participer à un nettoyage régulier. Chacun pourra être convié à participer, et ce périodiquement, aux opérations de grand nettoyage.

En cas de « sortie astronomique », chaque membre s’engage à préserver la nature, à ne pas y laisser de déchets, et à garder une propreté irréprochable.

ARTICLE 11

MATÉRIEL – LOCAL INTERIEUR ET EXTERIEUR DU CLUB

Les membres sont responsables de leur propre matériel.

L’association décline toutes responsabilités pour tout accident intervenant sur le site du Club Astronomique du Littoral. L’attention des membres est particulièrement portée sur les risques liés au parking (voiture en circulation, maniement du matériel proche des voitures,…).

L’assurance de l’association ne couvre que les adhérents et le public. Par conséquent, les invités viennent sous leur propre responsabilité.
Pour prévenir tout incendie, et conformément à la législation en vigueur, il est formellement interdit de fumer dans l’enceinte du lieu de la réunion.
Les adhérents souhaitant séjourner une nuit à l’intérieur des locaux et/ou utiliser les facilités (cuisine, douche) le font sous leur responsabilité.

ARTICLE 12

USAGE D’INTERNET

Internet est largement utilisé par l’association.

Le site internet du Club Astronomique du Littoral ainsi que la page Facebook du Club Astronomique du Littoral sont les principaux outils de communications vers le public.

Le groupe de discussion privé sur Facebook sert d’outil de communication entre les membres de l’association en dehors des réunions du club. Les membres du bureau gèrent le site internet du club et font office de modérateurs sur la plateforme de discussion du club (Facebook).

12.1 Site Internet
Le site internet du club est : https://sites.google.com/site/clubastronomiquedulittoral/
Les webmasters sont responsables de la gestion technique et administrative du site internet, ce qui nécessite de :

– gérer le contrat de service avec l’hébergeur du site internet ;
– de documenter la gestion du site internet et en particulier de consigner par écrit les accès et mots de passe permettant la gestion du site ;

– de sauvegarder régulièrement le contenu du site internet de l’association ;
– de gérer le contenu.

Seuls les webmasters et les membres du bureau ont accès aux mots de passe des outils internet du club.
Toute extraction, même partielle, du site internet de l’association est interdite sans accord préalable.

12.2 Publication de documents
Les webmasters encouragent les membres du club à publier des articles et documents sur le site (textes, illustrations, photos, vidéos). Ils sont chargés de mettre en ligne les documents du club et des membres qui en font la demande. Les webmasters veillent à ce que les documents à publier sur le site internet de l’association :
– soient conformes à l’article 10 du présent règlement ;
– aient pour objet l’astronomie ;
– respectent la législation sur la propriété intellectuelle ;
– ne nuisent pas aux intérêts et à l’image publique de l’association ;
– ne comportent aucun caractère illégal ;
– soient conformes à la charte graphique.

En cas de désaccord entre les webmasters et l’auteur des documents, c’est le bureau qui décidera de la publication des documents sur le site internet. La voix du président est prépondérante en cas d’égalité des voix.

Les webmasters établissent une charte graphique utilisée pour publier des documents sur le site internet du club. Cette charte est approuvée par le conseil d’administration.

12.3 Groupe privés
Chaque membre de l’association du Club astronomique du Littoral possédant une adresse de messagerie et d’un accès Internet pourra s’inscrire et recevoir ainsi les informations concernant l’association. Il est rappelé qu’Internet n’est pas hors-la-loi et que la courtoisie et la bonne ambiance doivent être les règles premières d’utilisation. Le CAL dispose à ce jour de 2 groupes privés : « CAL membres sur Facebook » ainsi qu’un serveur sur Discord pour les sujets techniques.

Il n’y a aucune obligation à s’inscrire à ces groupes.

ARTICLE 13

COMPORTEMENT

Tout membre de l’association doit faire preuve de courtoisie et de respect des personnes et des ressources mises à dispositions par l’association (matériel, livres, locaux, …).

ARTICLE 14

PROJETS ET RESSOURCES

Tout membre de l’association peut soumettre des projets, lesquels sont soumis au conseil d’administration et présentés ensuite aux membres pour discussion. En cas de désaccords, la décision en revient toujours au bureau.

Ces projets, en particulier pour une demande d’acquisition de livres, abonnements, matériel, financement d’une activité, toutes modification de fonctionnement, doivent être justifié et précisé le montant exact et le détail des dépenses envisagées dans le cadre fixé par le budget.