Entre

La Commune de La Chapelle-Saint-Mesmin représentée par son Maire, Monsieur Nicolas BONNEAU selon le mandat donné par délibération du Conseil Municipal en date du 21 mars 2008, et désignée sous l'appellation de "la Commune" d'une part,

Et

L'Association dénommée "Comité de Jumelage de La Chapelle-Saint-Mesmin", association sans but lucratif régie par la loi du 1^er juillet 1901, dont le siège social est sis en l'Hôtel de Ville de La Chapelle-Saint-Mesmin représentée par sa Présidente, Madame Annie LEFEBVRE, selon mandat donné par délibération du Conseil d'Administration en date du 31 mars 1998 désignée sous l'appellation de "Comité de Jumelage" d'autre part.

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Le(s) jumelage(s) de La Chapelle-Saint-Mesmin avec une(des) commune(s) étrangère(s) est(sont) décidé(s) par délibération du Conseil Municipal.

Il(s) exprime(nt) la volonté de la commune de La Chapelle-Saint-Mesmin et de la(des) ville(s) jumelle(s) de rapprocher leurs habitants en vue de :

- Maintenir des liens permanents entre les municipalités et favoriser en tous domaines les échanges entre leurs habitants, pour développer par une meilleure compréhension mutuelle le sentiment vivant de la citoyenneté européenne ;

- Conjuguer les efforts afin d'aider dans la pleine mesure des moyens au succès de cette nécessaire entreprise de paix et de prospérité : l'unité européenne.

La Commune assume la responsabilité du jumelage et est garante de la politique à mener dans ce domaine mais il entend y associer tous les habitants, notamment à travers les associations locales qu'ils ont constituées.

C'est pourquoi, dans le but d'assurer la pérennité des liens unissant les populations de La Chapelle-Saint-Mesmin et de sa(ses) ville(s) jumelle(s), des contacts et échanges doivent être créés et entretenus à divers niveaux (scolaire, associatif, culturel, sportif, professionnel, familial, individuel, etc.) indépendamment des visites et manifestations officielles.

Titre premier : objet du protocole

Article 1

Dans le but de :

- Favoriser une plus large participation des habitants de la Commune aux activités de Jumelage ;

- Marquer l'importance qu'elle attache à la vie associative et de privilégier cette dernière dans tous les domaines où les interventions de type purement administratif ne s'avèrent pas nécessaires ;

- Soulager la Ville de La Chapelle-Saint-Mesmin et ses commissions d'un certain nombre de tâches qui peuvent être déléguées ;

- Déléguer au Comité de Jumelage la promotion, la mise en œuvre et l’animation d’actions susceptibles d’être réalisées dans le cadre des relations établies entre la commune et sa(ses) partenaire(s) jumelée(s) ;

- La Commune mandate le Comité de Jumelage aux fins de mettre en œuvre, pour son compte toutes les activités normalement impliquées par le jumelage à l'exception de celles qui ne peuvent être entreprises qu'en vertu du mandat électif détenu par le Maire et le Conseil municipal ou qui engagent leur responsabilité propre.

Article 2

Restent du domaine strictement réservé à la Ville de La Chapelle-Saint-Mesmin :

- Les décisions de politique générale ;

- La participation à toute cérémonie ou manifestation comportant la représentation de la Commune par ses Elus ;

- La conclusion d'un nouveau jumelage ;

- La réception officielle d'élus municipaux des villes jumelles ou de représentants des autorités de leur pays ;

- L'engagement de toute dépense directement imputable sur le Budget de la Commune ;

- Toute initiative réservée règlementairement au Maire ou au Conseil Municipal et/ou nécessitant une délibération de ce dernier ;

- Toute initiative que le Comité de Jumelage n’aurait pas la capacité technique ou financière de réaliser.

Article 3

Dans le cas où il n'existerait pas d'opposition fondamentale ou réglementaire à ce que l'une des prérogatives énumérées ci-dessus soit déléguée au Comité de Jumelage ou à l'un de ses représentants, un mandat exprès devra être donné au cas par cas, sans que l'exception puisse constituer un précédent.

Article 4

Le Comité de Jumelage est expressément mandaté par la Commune pour :

- La promotion du(des) jumelage(s) sur le plan local ;

- L'incitation des associations et organisations locales à participer au jumelage dans le cadre et par le moyen des activités qui lui sont propres ;

- L'établissement du programme annuel des activités de jumelage à l'exception des réceptions officielles éventuelles décidées en coordination avec la Ville de La Chapelle-Saint-Mesmin :

- L'organisation des échanges de jeunes à titre individuel ou familial. Les échanges organisés à titre collectif sont du ressort, soit des établissements d'enseignement, soit des associations locales auxquelles le Comité pourra, sur leur demande, prêter son concours ;

- L'organisation de voyages en groupes pour les habitants de la Commune désirant se rendre dans la ville jumelle ;

- L'organisation d'échanges culturels, professionnels ou autres qui ne seraient pas du ressort spécifique d'une association ou organisation locale de la Commune ;

- L'assistance à toutes les associations ou organisations locales désirant entreprendre une activité ou un échange dans le cadre du jumelage, à condition que cette association soit expressément requise ;

- Répartir la contribution financière versée par la Commune sous forme d’aide financière aux jeunes ou aux associations dans tous les cas où une telle aide peut s'avérer possible et souhaitable ;

- L'aide matérielle ponctuelle, à condition qu'elle soit possible et souhaitable, à l'organisation ou la réalisation d'activités ou manifestations susceptibles de promouvoir le jumelage ou d'accroître la participation des habitants de la Commune à leur développement ;

- L'organisation de l'accueil des habitants de la ville jumelle à l'occasion de toutes les manifestations qui ne seraient pas spécifiquement prises en charge par une association locale. Cet accueil devra être assuré, dans toute la mesure du possible, dans des familles résidant sur le territoire de la commune ;

- L’organisation de tout type de manifestation à dimension européenne ;

- L'organisation des manifestations officielles chaque fois que la Ville de La Chapelle-Saint-Mesmin en exprimera le souhait.

Article 5

Les listes figurant aux articles 2 et 4 ne pouvant avoir un caractère exhaustif, toute action de jumelage non prévue par ces articles et ne pouvant se rattacher sans aucun doute à l'un des cas énumérés devra faire l'objet d'une concertation entre la commune et le Comité de Jumelage dans les conditions prévues à l'article 16.

La décision prise alors ne pourra avoir qu'un caractère occasionnel à moins de faire l'objet, si l'action doit se répéter, d'un additif au présent protocole selon la procédure prévue à l'article 23.

Article 6

Le Comité de Jumelage accepte l'ensemble du mandat qui lui est donné par la Commune.

Il s'engage à mettre en œuvre tous les moyens dont il dispose pour mener à bien la mission qui lui est confiée.

Il s'engage enfin à ouvrir toutes ses actions à l'ensemble de la population.

Titre second : Financement des activités de jumelage

Article 7

Les frais de fonctionnement courants de l'association signataire doivent être couverts par ses propres ressources telles qu'elles sont prévues par ses statuts.

Article 8

Dans le but de donner au Comité de Jumelage les moyens nécessaires pour exercer les fonctions qui lui sont déléguées par le présent protocole et de permettre ainsi au plus grand nombre d'habitants de participer aux activités, la Commune versera chaque année au Comité de Jumelage une dotation globale forfaitaire.

Le montant de cette dotation, calculé sur la base d'une contribution par habitant, sera inscrit au Budget primitif de la Commune.

La dotation sera votée, chaque année, par le Conseil municipal, lors du vote du Budget Primitif, compte tenu des possibilités de la Commune et des comptes présentés par l'association signataire.

Article 9

La dotation forfaitaire est destinée notamment à couvrir :

- Les frais d'organisation matérielle des actions et manifestations dont l'organisation incombe au Comité de Jumelage en vertu du présent protocole ;

- L'aide aux jeunes et aux associations locales à l'occasion de leurs déplacements dans le cadre des échanges et activités de jumelage ;

- Les frais de promotion du jumelage ;

- Les frais liés à la participation de membres du Comité de Jumelage à des sessions de formation à l’animation d’échanges internationaux ;

- Les frais de déplacements de trois personnes au maximum, se rendant dans la ville jumelle pour participer à une réunion annuelle de travail (sur la base du tarif deuxième classe des chemins de fer).

Article 10

Cette dotation ne peut en aucun cas servir à subventionner totalement ou même partiellement :

- Les voyages de détente, de loisirs ou touristiques des habitants se déplaçant à titre individuel, isolément ou en groupes, dans le cadre des visites habituelles avec la ville jumelle ;

- Le déplacement, l'hébergement, le repas ou autres frais de même nature des administrateurs de l'association signataire, y compris les membres de droit désignés par le Conseil municipal, à l'exception de ceux prévus à l'article 9.

Article 11

La dotation ne devra pas être non plus utilisée pour couvrir les frais d'organisation des réceptions officielles dont le Comité de Jumelage aurait été chargé par la Commune.

Ces frais seront pris en compte directement par le budget communal dès lors qu'ils auront été autorisés par le Maire sur présentation d'un devis établi par le Comité.

Article 12

Le Comité de Jumelage fournira, chaque année avant le 31 janvier, à la Municipalité :

- Le rapport d'activités de l'année écoulée ;

- Le programme des activités prévues pour l'année en cours ;

- Le rapport financier comportant les éléments ci-après :

· Compte d'exploitation faisant apparaître distinctement les dépenses imputées sur la dotation municipale et celles imputées sur les ressources ordinaires de l'association ;

· Situation de trésorerie ;

· Budget prévisionnel faisant apparaître les mêmes distinctions que ci-dessus ;

· Liste nominative des personnes et associations ayant bénéficié d'une aide financière avec indication de la date, du montant et de l'objet de chaque participation.

Le rapport financier devra avoir été approuvé par le Commissaire aux Comptes dont il comportera la signature et les observations éventuelles.

Titre troisième : Relations entre le Conseil municipal de La Chapelle-Saint-Mesmin et le Comité de Jumelage de La Chapelle-Saint-Mesmin

Article 13

La liaison permanente entre le Conseil municipal et le Conseil d'Administration du Comité de Jumelage sera assurée par quatre Conseillers municipaux, membres de droit du Conseil d'Administration, désignés à cet effet par le Conseil Municipal.

Cette représentation devra être expressément prévue par les statuts du Comité de Jumelage.

Article 14

Les Conseillers municipaux désignés par la Commune de La Chapelle-Saint-Mesmin, membres de droit du Conseil d'Administration de l'association signataire, jouiront des mêmes prérogatives et pouvoirs que les autres administrateurs. Ils participeront, en conséquence, à toutes les séances du Conseil d'Administration avec voix délibérative.

Toutefois, ils ne pourront solliciter le mandat de président ni celui de trésorier.

Article 15

Afin d'assurer dans les meilleures conditions le respect des orientations de la Ville de La Chapelle-Saint-Mesmin en matière de jumelage, il est institué un "Conseil d'Orientation" qui définit les grandes orientations et les priorités d'action du Comité de Jumelage. Il émet un avis sur les propositions d'activités définies par le Conseil d'Administration du Comité de Jumelage.

Ce "Conseil d'Orientation" est composé :

- Du Maire (ou du Maire-Adjoint délégué), Président,

- De quatre représentants du Conseil Municipal,

- Du Président et des Vice-Présidents de l'Association.

Il se réunit au moins une fois par an.

Le "Conseil d'orientation" n'a pas de responsabilité dans la gestion du Comité de Jumelage qui reste de la compétence de son Conseil d'Administration.

Article 16

Dans le cas où se présenterait une situation non expressément prévue par le présent protocole, il y aura lieu de réunir le Conseil d'Orientation qui sera appelé à faire des propositions, tant à la Ville de La Chapelle-Saint-Mesmin qu'au Conseil d'Administration du Comité de Jumelage ;

Titre quatrième : Date d'effet de la convention, renouvellement et résiliation ou rupture

Article 17

La présente convention prend effet le jour de sa signature par les parties.

Elle expirera un an après la date de signature par les parties et se renouvellera d'année en année, par tacite reconduction, sauf dénonciation par l'une des parties, deux mois avant l'expiration de la présente Convention.

La résiliation devra être signifiée à l'autre partie par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courrier remis en main propre, contre décharge, à un représentant qualifié.

Article 18

Les modifications qui pourraient être apportées aux statuts du Comité de Jumelage ne devront pas être en contradiction avec les dispositions de la présente convention.

Dans le cas contraire, la convention deviendrait immédiatement caduque, la responsabilité de la rupture incombant à l'association signataire.

Articles 19

Dans le cas où, dans un délai de trois mois après la remise du compte rendu financier de l’association au Conseil Municipal, la dotation annuelle de fonctionnement n’aurait pas été versée, le Comité de Jumelage pourrait se considérer comme dégagé provisoirement de toutes les obligations contractées envers la Commune en vertu du présent protocole quinze jours après avoir donné préavis de suspension au Conseil Municipal par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courrier remis en main propre, contre décharge, à un représentant qualifié.

Seul le versement de la dotation dans un délai justifié pourrait interrompre la suspension et remettre la convention en vigueur dans tous ses effets.

Dans le cas contraire, la responsabilité de la rupture incomberait à la Commune.

Article 20

En cas de dissolution du Comité de Jumelage ou de rupture de la convention du fait de cette association, la Commune serait fondée à demander que soit établi un arrêté des comptes, visé conjointement par le Commissaire aux comptes et par un Conseiller municipal désigné à cet effet, et à exiger la restitution de la part de la dotation de l'année en cours et des années antérieures non encore utilisée aux fins pour lesquelles elle était prévue.

Article 21

En cas de rupture de la présente convention imputable à la Commune, l'association signataire sera tenue de reverser les fonds non utilisés sous réserve des sommes déjà engagées et d'une juste indemnisation du préjudice ainsi subi.

Article 22

Dans le cas où, sur le rapport des Conseillers municipaux délégués, ou par tout autre moyen, la Ville de La Chapelle-Saint-Mesmin aurait acquis la conviction que des fonds provenant de la dotation annuelle ont été détournés de leur destination, il serait fondé, après demande d'explications, à voter la suspension provisoire des effets du présent protocole jusqu'à production des justifications nécessaires, ceci indépendamment de toute action qu'il pourrait intenter devant la juridiction compétente.

Titre cinquième : amendements du protocole

Article 23

Le présent protocole pourra faire l'objet de toute modification ou addition qui s'avérerait nécessaire, après avis conforme de La Ville de La Chapelle-Saint-Mesmin et du Conseil d'Administration du Comité de Jumelage.

Fait en triple exemplaire à La Chapelle-Saint-Mesmin, le

Pour le Comité de Jumelage Pour la Commune

La Présidente, Le Maire,

Annie LEFEBVRE Nicolas BONNEAU