Principali domande frequenti

Migrazione degli eventi del calendario

Il mio nuovo calendario di Google è vuoto. Come faccio a riportare le riunioni nel mio calendario?

Hai alcune opzioni per la migrazione dei dati del vecchio calendario in Google Apps. Per i dettagli, vedi Migrazione dei dati.

Impostazione del calendario

Come faccio a impostare il fuso orario per il calendario?

Per cambiare il fuso orario predefinito e altre impostazioni, procedi nel seguente modo:

1. Accedi a Google Calendar.
2. In alto a destra nella pagina, fai clic su Impostazioni .
3. Seleziona una lingua nella sezione Lingua della pagina Generali.
4. Nelle sezioni Paese e Il tuo fuso orario attuale è, seleziona le opzioni appropriate.
5. Seleziona un'opzione per il formato della data.
6. Seleziona un'opzione per il formato dell'ora.
7. Fai clic su Salva nella parte inferiore della pagina.

In Google Calendar sono disponibili i promemoria degli eventi?

Sì: per impostazione predefinita, Google Calendar visualizza un promemoria popup dieci minuti prima di un evento. L'ora del promemoria cambia quando vengono modificate le impostazioni del calendario.

Ho impostato dei promemoria, ma ancora non li vedo. Perché?

Per ricevere i promemoria degli eventi, assicurati che la finestra di Google Calendar sia aperta.

Posso visualizzare più di un fuso orario nel mio calendario?

Sì, puoi visualizzare due fusi orari in Google Calendar. Per aggiungere un altro fuso orario alla visualizzazione del calendario, fai clic su Impostazioni. Nella scheda Informazioni generali, sotto Il tuo fuso orario attuale è, seleziona un altro fuso orario nell'elenco Fuso orario aggiuntivo.

Pianificazione di riunioni

Posso prenotare sale e risorse utilizzando Google Calendar?

Sì, se sono state impostate dall'amministratore di Google Apps. Nel tuo invito, fai clic sul link Controlla disponibilità di invitati e risorse. Nella finestra Trova un orario puoi cercare una risorsa o sfogliare l'elenco delle risorse.

Posso prenotare più sale alla volta?

Sì, puoi prenotare più di una sala o una risorsa per l'invito all'evento.

Posso invitare a una riunione le persone di una mailing list della directory aziendale?

Sì, puoi invitare qualsiasi mailing list (gruppo) della directory aziendale. Ogni membro del gruppo riceverà un invito via email. Ricorda tuttavia che nell'invito non verranno indicati tutti i membri del gruppo. Inoltre, i membri del gruppo appariranno nell'invito visualizzato nel calendario di ogni partecipante solo se disponi dell'autorizzazione per visualizzare l'elenco dei membri del gruppo.

Posso invitare partecipanti esterni al dominio della mia organizzazione?

Sì, puoi inviare inviti alle riunioni a qualsiasi indirizzo email.

Riceverò una notifica se un partecipante accetta il mio invito a una riunione?

Per impostazione predefinita, le notifiche sono disattivate, ma puoi attivare i promemoria e scegliere se ricevere una notifica popup o una notifica via email:

1. Accedi a Google Calendar.
2. Nell'angolo superiore destro della pagina fai clic su Impostazioni.
3. Fai clic sulla scheda Calendari.
4. In I miei calendari, fai clic sul link Notifiche relativo al tuo calendario.
5. Scegli le impostazioni desiderate.
6. Fai clic su Salva.

Posso vedere l'elenco dei partecipanti che hanno accettato il mio invito?

Sì, apri i dettagli dell'evento per vedere chi ha accettato l'invito.

Qual è il numero massimo di invitati per una riunione?

Il numero massimo di invitati è 500. Tuttavia, se ritieni necessario invitare più di 500 persone a una riunione, contatta l'amministratore di Google Apps, che potrebbe essere in grado di fornirti lo "strumento magico" per la creazione delle riunioni, che ti consentirà di invitare altri partecipanti.

Posso impostare una riunione ricorrente?

Sì, Google Calendar supporta completamente le riunioni ricorrenti. Per impostarne una, nel tuo invito alla riunione, seleziona un'opzione nell'elenco a discesa Si ripete.

Posso invitare un partecipante opzionale a una riunione?

Google Calendar attualmente non prevede la possibilità di specificare partecipanti opzionali. Come soluzione alternativa, puoi indicare i partecipanti opzionali nel campo Descrizione.

Posso creare link "live" nella descrizione dell'evento?

Sì, ma solo se non consenti ai partecipanti di modificare l'invito (non selezionare la casella di controllo Gli invitati possono modificare l'evento). Poiché sei tu a invitare altre persone, hai sempre la possibilità di modificare l'invito e i link non verranno visualizzati "live" sul tuo calendario. Tuttavia, vedrai i link live nel messaggio di conferma dell'evento che ricevi.

Per creare un link a un sito web nella descrizione dell'evento, digita il relativo URL, ad esempio http://www.google.com.

Puoi inoltre creare testo con link utilizzando i tag HTML. Ad esempio, per creare il link Info prodotto, devi utilizzare il codice HTML nel formato <a href="www.some-url.com">Info prodotto</a>. Se il codice HTML è valido, Google Calendar lo nasconde quando salvi l'evento ma visualizza il testo "Info prodotto". Quindi crea il link contenuto nell'invito ricevuto dai partecipanti.

Posso modificare solo un'istanza di una riunione in una riunione ricorrente?

Sì. Apri l'istanza che desideri modificare, apporta le modifiche e fai clic su Salva. Google Calendar chiede poi se desideri applicare le modifiche solo alla riunione selezionata, a tutte le riunioni o a tutte le riunioni previste in futuro.

Posso rendere privata una riunione?

Sì, Google Calendar dispone di impostazioni per la privacy. Nei dettagli dell'evento, seleziona Privato in modo che solo gli utenti con privilegi di modifica degli eventi (o superiori) per il calendario possano vedere l'evento e i relativi dettagli.

File allegati nel calendario

Posso allegare dei file all'invito a una riunione?

Sì, puoi allegare file a un invito a una riunione aggiungendo dei link ai documenti nella directory di Google Documenti. Ad esempio, puoi creare un documento in Google Documenti e aggiungere un link al documento nel tuo invito. In alternativa, puoi caricare molti tipi di file, come documenti di Microsoft Office e PDF, in Google Documenti. Google Documenti genera un URL per il file caricato, che potrai aggiungere al tuo invito.

Ecco alcuni altri metodi per allegare file agli inviti alle riunioni:

• Alternativa 1: pianifica la riunione, quindi invia l'allegato in un messaggio email separato.
• Alternativa 2: posta il documento sulla intranet e aggiungi un link al documento nell'invito alla riunione.
• Alternativa 3: pianifica la riunione tramite Gmail. Scrivi un nuovo messaggio email indirizzato ai partecipanti, aggiungi l'allegato, quindi fai clic su Invito. A questo punto, inserisci i dettagli della riunione e invia il tuo invito. Se desideri prenotare una sala per la riunione, devi prima creare un invito separato sul calendario. Una volta prenotata la sala, puoi aggiungerla al tuo messaggio email e inviare l'invito.

Riceverò gli allegati per le riunioni pianificate in Microsoft Outlook o Lotus Notes?

Sì. Se qualcuno che utilizza Outlook o Notes ti invia un invito a una riunione che include un allegato, riceverai l'allegato nel messaggio di invito. Tuttavia, l'allegato non verrà visualizzato nell'evento del tuo calendario.

Condivisione del calendario

Qual è il livello di accesso degli altri utenti al mio calendario? Il mio calendario è pubblico?

Per impostazione predefinita, il calendario viene condiviso con tutti gli utenti del dominio, che possono vedere solo le informazioni relative alla disponibilità. Tuttavia, puoi disattivare la condivisione del calendario.

Se condividi il calendario con chiunque nel tuo dominio, puoi specificare se gli altri utenti possono vedere solo le informazioni sulla disponibilità o tutti i dettagli degli eventi. Puoi inoltre condividere il calendario con persone specifiche e assegnare alle stesse uno dei seguenti livelli di accesso:

• Vedere solo disponibile/occupato
• Vedere tutti i dettagli dell'evento
• Apportare modifiche agli eventi
• Fare modifiche e gestire opzioni di condivisione

Se voglio accedere al calendario del mio superiore, devo avere la sua autorizzazione?

Sì, se desideri accedere al calendario di un altro dipendente, tale persona deve fornirti l'autorizzazione, modificando le impostazioni del calendario.

Se qualcuno condivide il proprio calendario con me, posso ricevere un messaggio email quando qualcuno accetta gli inviti di quella persona?

Sì, puoi impostare le notifiche per un calendario condiviso. Tuttavia, per impostazione predefinita le notifiche sono disattivate. Ecco come si attivano:

1. Accedi a Google Calendar.
2. Nell'angolo superiore destro della pagina fai clic su Impostazioni.
3. Fai clic sulla scheda Calendari.
4. Nella scheda Calendari, fai clic sul link Notifiche per il calendario.
5. Scegli le impostazioni desiderate.
6. Fai clic su Salva.

Se qualcuno condivide il proprio calendario con me, posso nascondere il calendario?

Sì, puoi nascondere il calendario facendo clic nel tuo elenco di calendari a sinistra nella visualizzazione del calendario.

Inviti a riunioni

Se sono invitato a una riunione, posso proporre un nuovo orario?

Non direttamente. Ma puoi risolvere facilmente il problema. Per prima cosa, apri l'invito e, sotto Ci vai?, seleziona Forse. Scegli una delle seguenti opzioni:

• Per proporre un nuovo orario solo alla persona che ospita, inserisci la tua proposta nel campo Aggiungi una nota.
• Per proporre un nuovo orario a tutti i partecipanti, fai clic sul link Invia email agli invitati nell'angolo in alto a destra per inviare la tua nuova proposta in un messaggio email a uno o più partecipanti.

Posso inoltrare un invito a un altro dipendente?

Sì, se chi ospita la riunione ha selezionato l'opzione che consente agli invitati di invitare altre persone. In questo caso, nell'invito alla riunione, fai clic su Aggiungi invitati, digita l'indirizzo a cui desideri inoltrare l'invito, quindi fai clic su Salva. Google Calendar ti chiederà se desideri inviare un invito al nuovo invitato. Il nuovo invitato riceverà sempre gli aggiornamenti della riunione effettuati dall'ospite. La persona che ospita la riunione riceve una notifica tramite email che comunica che è stato invitato un altro partecipante.

Posso accettare gli inviti in Google Calendar che vengono inviati da un altro programma di calendario?

Sì. Se qualcuno al di fuori del tuo dominio ti invia un invito da un altro tipo di calendario, puoi normalmente accettarlo in Google Calendar. Se possibile, Google Calendar inserisce nell'invito il link Aggiungi al calendario. Devi solo fare clic sul link per aggiungere l'invito al calendario di Google Calendar. In caso contrario, se l'invito è nel formato .ics standard (come gli inviti di Microsoft Outlook e Lotus Notes), puoi scaricare il file .ics e caricarlo in Google Calendar.