Aspecte legale

Legea 16/1996 a Arhivelor Naţionale reglementează activitatea arhivistică la creatorii şi deţinătorii de documente:

Art. 12.

Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze documentele create sau deţinute în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în alte condiţii decât cele prevăzute de lege.

Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente sunt obligate să le păstreze în spaţii special amenajate pentru arhivă. Noile construcţii ale creatorilor şi deţinătorilor de arhiva vor fi avizate de către Arhivele Naţionale sau direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, numai dacă au spaţii prevăzute pentru păstrarea documentelor.

Arhivele Naţionale şi direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale pot prelungi termenul de păstrare a documentelor la deţinători până la asigurarea spaţiilor necesare preluării lor.

Depozitele de arhivă vor fi dotate, în funcţie de formatul şi de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare şi de protejare a acestora, precum şi cu mijloace, instalaţii şi sisteme de prevenire şi stingere a incendiilor.

Art. 13.

Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente depun spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale şi la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după cum urmeaza:

a) documentele fotografice, precum şi peliculele cinematografice, după 20 de ani de la crearea lor;

b) documentele scrise, cu excepţia actelor de stare civila şi a documentelor tehnice, după 30 de ani de la crearea lor;

c) documentele tehnice, după 50 de ani de la crearea lor;

d) actele de stare civila, după 100 de ani de la întocmirea lor;

e) matricele sigilare confecţionate din metal, având înscrise toate însemnele legale şi

denumirea completă a unităţii, după scoaterea lor din uz.

Art. 29.

Constituie contravenţii la prevederile prezentei legi următoarele fapte, dacă nu sunt savârşite în astfel de condiţii încât, potrivit legii penale, să fie considerate infracţiuni:

a) neinventarierea documentelor sau neîntocmirea de către creatorii acestora, persoane juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documentele proprii;

b) nepredarea de către compartimentele unităţii creatoare, la arhiva proprie, a documentelor cu termen de păstrare permanent, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-primire;

c) neselecţionarea documentelor create şi deţinute de către persoane juridice, la termenele prevăzute în nomenclatorul propriu, de către comisia de selecţionare a documentelor;

d) neasigurarea condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi protejare a documentelor create şi deţinute de către creatorii şi deţinătorii de arhiva, persoane juridice sau persoane fizice;

e) nepredarea, la Arhivele Naţionale şi, după caz, la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României de către creatorii şi deţinătorii de documente de arhivă, la expirarea termenelor prevăzute;

f) oferta de vânzare sau vânzarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României de către persoane fizice sau persoane juridice, fără respectarea priorităţi Arhivelor Naţionale de a le cumpăra;

g) nedepunerea la Arhivele Naţionale sau la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, de către creatorii şi deţinătorii de documente de arhiva, a inventarelor pe care le deţin la expirarea termenelor de depunere.

Art. 30.

Contravenţiile prevăzute la art. 29 se sancţionează cu amendă de la 1.000 lei (RON) la 25.000 lei (RON).

Amenda se aplică şi persoanei juridice.