MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)
PRESENTACIÓN
En ese sentido, para alcanzar los fines y objetivos, de la empresa es necesario tener una estructura organizacional y funcional que con precisión y claridad que exponga las responsabilidades,obligaciones, niveles de autoridad y de coordinación que deben guardar todos los
A. FINALIDAD DEL MANUAL
1. Dar a conocer la estructura de las diferentes áreas que componen la empresa determinando las funciones generales y específicas de su estructura interna, los niveles de responsabilidad yautoridad, delegados a cada una de las áreas y las relaciones internas y externas de las mismas.
2. Definir claramente su organización y funciones.
Todo el personal está en la obligación de cumplir con lo establecido en el presente Manual de Organización y Funciones.
B. ALCANCE
El presente Manual de Organización y Funciones, cubre la organización estructural funcional de la Empresa Albrael S.A.C, siendo su ámbito de aplicación todo el Personal que labora en las distintas áreasde la Empresa, desde la Gerencia General, Representante Legal, Gerentes de las Áreas Administrativas, Operativas, Jefes de las distintas áreas, y Personal que labora en los distintos niveles.
Falta estructura organica
ESTRUCTURA ORGÁNICA
A. FUNCIONES GENERALES DE LA EMPRESA
Brindar y administrar servicios de transporte conforme a las necesidades del mercado, reduciendo las fallas del servicio de transportes (tiempos, costos,etc) de nuestros clientes,orientándonos siempre en la mejora continua de nuestras operaciones y en el desarrollo de nuestro personal.
B. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA EMPRESA
ÓRGANOS DE DIRECCION
· GERENCIA GENERAL
· SECRETARIA DE GERENCIA
ÓRGANOS DE LINEA
ØADMINISTRACION Y FINANZAS
· RRHH
· DESARROLLO E INNOVACION
· PLANEACION INTERNA EXTERNA
· CONTABILIDAD Y FINANZAS
· GERENTE DE MARKETING
· PROYECCION SOCIAL
· MERCADEO
· SERVICIO AL CLIENTE
· VENDEDORES
· GERENTE TECNICO
· COORDINACION DE VEHICULOS
· CHOFERES
· TRANVIAS
· TALLER
LÍNEAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACIÓN
La Empresa Albrael S.A.C., es una empresa de transporte en inicios en el mercado,
La filosofía de la empresa se orienta en ser una empresa de transporte distinta, con atención personalizada orientada a brindarle valor agregado al cliente y con personal altamente motivado ycapacitado.
El presente Manual de Organización y Funciones de la empresa Albrael S.A.C. es un documento normativo que tiene por finalidad:
3. Brindar información acerca de las funciones y responsabilidades a todo el personal que labora en las diferentes áreas de la empresa. s.
Las líneas de autoridad que predominan en la organización son directas y verticales, esto es, un nivel subalterno rinde su actuación y decisión a la autoridad inmediata superior, tanto en deberescomo en responsabilidades, sin menoscabar su iniciativa y creatividad en la labor que realiza.
La responsabilidad general y fundamental en la Organización, reside en el compromiso de brindar un óptimo y excelente servicio de calidad a nuestros clientes tanto internos como externosy comunidad social, con contenido ético, metodología de trabajo y creatividad, para formar líderes capaces, afrontar, asumir retos y responsabilidades.
La coordinación, se realiza considerando la afinidad de funciones y responsabilidades así como el logro de objetivos y metas de cada unidad orgánica, estimulando esfuerzos conjuntos y el trabajo nequipo.
CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS
Para el cumplimiento de sus funciones J & V Resguardo S.A.C. cuenta con el Cuadro Orgánico de Cargos siguientes:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
FUNCIONES DE ORGANOS DE DIRECCIÓN
GERENCIA GENERAL
Es el máximo órgano de dirección encargado de la gestión administrativa e institucional de la organización está a cargo del Gerente General.
A. REQUISITOS PARA EL PUESTO
· Titulo Profesional en Administración o carreras afines.
· Haber recibido capacitación en temas de Finanzas, Contabilidad Gerencial, Seguridad
Industrial.
· Contar con un nivel de Inglés Avanzado.
· Poseer la siguientes habilidades:
- Creatividad
- Planificación.
- Iniciativa.
- Interés por el cliente (interno y externo).
- Responsabilidad.
- Capacidad para comunicarse.
- Visión de Conjunto.
- Capacidad para la toma de decisiones.
- Capacidad para dirigir y motivar el grupo.
- Trabajo en Equipo.
A. FUNCIONES GENERALES
a) Realizar actos y contratos ordinarios correspondientes a la captación de nuevos clientes.
b) Firmar contratos ordinarios correspondientes a la captación de nuevos clientes.
d) Adecuar las capacidades de la organización a las demandas del medio.
1.2 SECRETARIA DE GERENCIA
La unidad de Secretaría Gerencia está a cargo de una Secretaria Ejecutiva, quien administra la agenda del Gerente General y la documentación que ingresa a la Gerencia para conocimiento, opinión,consulta, revisión, firma o visación del Gerente, el cargo lo ocupa personal administrativo de nivel superior.
A. FUNCIONES ESPECÍFICAS
a) Recepcionar y clasificar la documentación de Gerencia.
b) Redactar la correspondencia, de acuerdo a las especificaciones generales.
c) Mantener actualizado el Archivo del Despacho de Gerencia.
f) Recepcionar la correspondencia y distribución de la misma a las áreas correspondientes.
g) Redacción de cartas a los clientes, adjuntando la documentación solicitada por ellos según contrato.
h) Realizar el seguimiento a los clientes en cuanto a las cobranzas.
j) Coordinar con el Dpto. Legal todo lo relacionado con la inscripción en Registros Públicos de
k) Controlar los archivos de constitución de la empresa y seguros.
B. REQUISITOS PARA EL PUESTO
· Certificación como Secretaria Ejecutiva.
· Conocimientos básicos del idioma Inglés.
· Experiencia mínima de 01 año en labores administrativas.
· Computación Básica, Office a nivel de usuario.
· Poseer las siguientes habilidades:
- Responsabilidad.
- Planificación.
- Capacidad para comunicarse.
- Iniciativa.
- Puntualidad.
- Interés por el cliente.
ASESOR LEGAL
FUNCIONES GENERALES
a) Absolver las consultas legales que se presenten en la empresa.
b) Coordinar la elaboración de los contratos del personal y con los clientes.
c) Verificar que los trabajadores reciban todos sus beneficios sociales conforme a ley.
d) Capacitar al personal en aspectos legales.
e) Presentar recursos judiciales y administrativos según lo requieran los casos.
f) Realizar un seguimiento a los diversos procesos legales que se realicen en la empresa.
FUNCIONES DE ORGANOS DE LINEA
GERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
las sucursales en provincias, Lima y varios.
· Debe de tener una experiencia mínima de 03 años en el puesto de Gerente de Operaciones, y/o de 02 añosen el puesto de Gerente General.
c) Fijar objetivos, desarrollar planes estratégicos y operativos, diseñar la estructura y establecer procesos decontrol.
e) Traducir los objetivos estratégicos en metas operacionales específicas de cada área de la empresa y verificar sucumplimiento.
d) En coordinación con el personal auxiliar cuida del buen estado y uso de los bienes y enseres asignados a la Oficina de Gerencia.
e) Llevar el registro de ingresos y salidas de Oficios, Memorandos, Circulares, Cartas y Resoluciones que firma el Gerente de la empresa.
i) Apoyar en la coordinación con Gerencia General, Bienestar Social y Jefatura de Talento Humano para diferentes eventos de la empresa.
Órgano de apoyo, Condiciones Moral Sólida, Disciplinado, Personalidad definida, Destreza y habilidad para la toma
de decisiones. Puntualidad, Dinamismo, Buen Trato, Capacidad y habilidad para coordinar y comunicarse, Capacidad y habilidad para Organizar e implementar sistemas, Capacidad para evaluar estados Financieros, Conocimiento y uso de
Indicadores de Gestión, Alto sentido de Equidad.
RRHH:
Organización que se encarga de buscar y contratar a los trabajadores de la empresa. Es la que se encarga de buscar a los mejores profesionales y de gestionar todo lo relacionado con ellos.
FUNCIONES:
a) Planificación de Personal determinar cuál es la necesidad de mano de obra que va a tener la empresa
b) Selección de Personal
c) Contratación de Personal
d) Formación de Personal
e) Gestión de Nóminas, Prestaciones y Beneficios del Personal
f) Gestión del Proceso Disciplinario del Personal
REQUISITOS MÍNIMOS
• Instrucción secundaria completa y título en administración o afines
• Experiencia en la interpretación de idiomas,
• Experiencia en labores administrativas de la Oficina,
• Capacitación en software (procesador de textos, hoja de calculo)
· Poseer las siguientes habilidades:
- Planificación.
- Iniciativa.
- Responsabilidad.
- Capacidad para comunicarse.
- Capacidad para toma de decisiones.
- Facilidad para trabajar en equipo.
DESARROLLO E INNOVACION
permite a las empresas y incrementar el nivel de la ciencia y la tecnología Por lo que a través de la elaboración de planes y programas se puede ver en qué medida la empresa como conjunto armónico aprende, crece y progresa.
A. FUNCIONES GENERALES
a) Realizar el control operativo, administrativo, financiero y de gestión de la compañía.
c) Controlar los saldos de efectivo de la empresa y de lo recaudado a nivel nacional por el servicio de seguridad y otros.
d) Realizar la medición de la rentabilidad por Sucursales.
e) Velar por los intereses del negocio en lo concerniente a efectividad y control del costo o gasto, analizando y controlando la rentabilidad y proponiendo la maximización de losresultados por áreas y por Sucursales.
b) Velar por los intereses de la compañía, identificando oportunamente las necesidades de liquidez o, en caso contrario, la óptima rentabilidad de los excesos de Liquidez.
f) Sugerir la optimización permanente de estructuras de personal, alineadas a la estrategia del negocio.
g) Definir, optimizar, re-diseñar y coordinar la implementación de un sistema de control interno efectivo que permita una labor fluida y un costo adecuado.
h) Controlar el cumplimiento de las políticas y normas internas y externas que rigen la Organización en todas las áreas, asegurando que dichas normas sean las necesarias y oportunaspara evitar los riesgos del negocio y que coadyuven al crecimiento del mismo.
i) Proponer a las Gerencias la puesta en marcha de acciones preventivas y de control dentro de cada área.
j) Concientizar a toda la organización en la importancia del control y cumplimiento de normas como herramienta de gestión.
k) Definir los procedimientos que permitan verificar el funcionamiento del sistema de control
interno (operativo, administrativo, financiero y de informática) y establecer planes de acción con los responsables para depurar imperfecciones.
l) Verificar que se proporcione a todos los estamentos de la organización la información contable y presupuestada de manera veraz y oportuna.
m) Definir plan anual de trabajo de su área, verificar su cumplimiento y adaptarlo en función a las necesidades surgidas del negocio.
n) Verificar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y laborales de la Compañía.
o) Presentar mejoras de: control interno y flujo de información entre las áreas.
p) Revisar constantemente el resultado del trabajo realizado por cada área; de acuerdo a lo sugerido por la gerencia.
B. REQUISITOS PARA EL PUESTO
· Haber llevado cursos de afines a finanzas, tributación y/o economía, Administración
· Poseer las siguientes habilidades:
- Planificación.
- Iniciativa.
- Visión de Conjunto (considerar los aspectos importantes de una situación).
- Responsabilidad.
- Capacidad para comunicarse.
- Capacidad para toma de decisiones.
- Interés por el cliente (interno y externo).
- Facilidad para trabajar en equipo.
PLANEACION INTERNA Y EXTERNA
A. FUNCIONES GENERALES
a) Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos operativos del área a su cargo y de los servicios de seguridad, vigilancia y resguardo.
b) Diseñar Sistemas de Seguridad y planes operativos de acuerdo a lo establecido por la
gerencia general, para la implementación en instalaciones del cliente.
d) Dictar los lineamientos de políticas, objetivos y metas del área traduciéndolos en planes de acción, los mismos que deberán ser concordantes con las metas y objetivos de la gerencia.
e) Administrar al personal operativo en cuanto a la asignación de puestos, descansos,
vacaciones, retenes y otros.
c) Fijar los estándares de calidad del sistema de seguridad que permitan asumir la responsabilidad del patrimonio del cliente.
f) Administrar eficientemente los recursos materiales tales como armamento, equipos de comunicación, implementos de seguridad, vehículos y otros necesarios para sus operaciones,de tal forma que éstos se encuentren en óptimas condiciones de uso y operatividad.
g) Será el Representante del SGI para la Alta Dirección, se encargará de establecer, implementar y mantener los objetivos del Sistema de Gestión Integrado en la organización.
h) Velar por el cumplimiento de las disposiciones que involucren al Sistema de Gestión Integrados (Calidad, Control de Seguridad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional,)
B. REQUISITOS PARA EL PUESTO
· Tener estudios en Administración y/o carreras afines.
· Tener experiencia minima de 03 años en el puesto de Gerente Administrativo y/o
Planeacion.
· Haber recibido capacitación en temas gerenciales.
· Contar con un nivel de Inglés Intermedio.
· Poseer las siguientes habilidades:
- Planificación.
- Responsabilidad.
- Creatividad.
- Capacidad para comunicarse
- Capacidad para la toma de decisiones.
- Capacidad para trabajar en equipo
- Visión de conjunto, considerar todos los aspectos importantes de una situación.
- Interés por el cliente (interno y externo).
CONTABILIDAD Y FINANZAS
FUNCIONES GENERALES
a) Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organización y Funciones, así como el
Manual de Normas y Procedimientos del área de Contabilidad.
b) Cumplir y hacer cumplir el Plan Contable General Empresarial.
c) Preparar o elaborar los informes, balances, estados de ganancias y pérdidas y
otros en forma mensual, trimestral y anual, a fin de ser presentados dentro de
la fecha establecida para elevarlos al Directorio a través de la Gerencia
Administración para su correspondiente revisión y aprobación.
d) Analizar y dar conformidad a todos los documentos que sustentan las
obligaciones de pago o desembolso de fondos elevándolos a la Gerencia de
Administración para su autorización.
e)Plantear desarrollar y actualizar los sistemas y procedimientos contables en
coordinación con la Oficina de Desarrollo Empresarial, supervisando a las
demás áreas de la empresa a quienes involucre el sistema para su adecuado
cumplimiento.
f) Remitir en forma oportuna los Indicadores de Gestión y otros informes en la
fecha establecida.
g) Proporcionar la información contable - presupuestal que se requiere para fines
internos y externos previa coordinación con la Gerencia de Administración.
h) Coordinar con el área de Informática la actualización de equipos y/o programas
del sistema de contabilidad.
i) Supervisar, controlar y revisar las tareas y funciones que ejecutan cada uno de
los trabajadores bajo su mando, especialmente la precisión con la que ejecutan
j)los asientos contables especialmente los referentes a Impuestos, FONAVI,
ESSALUD, SUNASS.
k) Todas las relativas al control y supervisión de las labores que desarrollan las
diferentes Secciones bajo su dependencia.
l) Otras que le asigne la Gerencia de Administración y Finanzas y que sean de su
Competencia
REQUISITOS PARA EL PUESTO
· Contar con estudios en contabilidad /o carreras afines
· Poseer las siguientes habilidades:
- Planificación.
- Iniciativa.
- Visión de Conjunto (considerar los aspectos importantes de una situación).
- Responsabilidad.
- Capacidad para comunicarse.
- Capacidad para toma de decisiones.
GERENTE MARKETING
FUNCIONES GENERALES
- Realización de estudios de Mercado
- Desarrollo de la estrategia de marketing
- Gestión de la relación con los clientes
- Gestión del empleado
- La identificación de nuevas oportunidades de negocios
MERCADEO:
ü Definir un plan estratégico de Marketing, acorde con los objetivos empresariales.
ü Establecer un modelo de evaluación en coordinación con la Gerencia de Ventas, que
ü permita conocer el avance y los resultados de las ventas.
ü Realizar análisis del sector de telecomunicaciones que incluya Clientes,
ü Proveedores, Competencia, Servicios Sustitutos y a los posibles ingresantes al
ü Mercado.
ü Estudiar las Tendencias Tecnológicas como Soporte a nuevos Mercados de Servicio en los que pueda participar la Empresa.
ü Realizar planes estratégicos de mercadeo, que permitan modificaciones y
ü adaptaciones para operar en diferentes ambientes.
ü Analizar y determinar la Rentabilidad de los diferentes Servicios que presta y/o
ü prestará la Empresa.
ü Analizar el Comportamiento de la Demanda de los diferentes servicios que presta la empresa.
ü Formular e implementar políticas, que orienten los estudios de Mercado, Promoción y labor Publicitaria de los servicios que brinda o brindará la Empresa.
ü Realizar el análisis cualitativo y cuantitativo del Mercado, de tal manera que se
ü pueda proyectar la demanda de los distintos servicios de telecomunicaciones.
ü Mantener una estructura tarifaria dinámica y flexible que responda a los cambios que puedan suscitarse financiera o Comercialmente.
ü Elaborar Escenarios futuros de acuerdo a los diferentes estados posibles del entorno.
ü Elaborar y dar seguimiento a los planes de Comercialización de los Servicios
ü actuales y futuros que proporcionara la Empresa.
ü Elaborar y aplicar planes de descuentos flexibles y personalizados.
ü Publicitar y Promocionar los diferentes servicios que presta o prestara la empresa.
ü Identificar, analizar y aplicar alternativas para penetración y desarrollo de Mercados mediante la introducción de nuevos Servicios y la utilización de la Red existente.
ü Definir Estrategias de Comercialización.
REQUISITOS DEL PUESTO
· Estudios Superiores en Administración de Empresas,.
· Haber recibido capacitación en temas de mercadeo
· Experiencia.
· Poseer las siguientes habilidades:
- Responsabilidad.
- Creatividad.
- Puntualidad
- Capacidad para comunicarse.
- Trabajo en equipo.
- Iniciativa
ATENCIÓN AL CLIENTE:
ü Brindar apoyo al a los trabajadores sobre el optimo trato al cliente
ü Brindar un servicio optimo y eficiente en todos los aspectos de la empresa hacer de que los clientes se lleven una buena imagen de empresa
ü Brindar apoyo interno y externo con todos los departamentos para el desarrollo optimo de un buen servicio
ü elabora un bosquejo del proyecto con los datos proporcionados por el cliente
ü Supervisión del proyecto y la mejora del mismo la entrega del un servicio a un mas optimo
ü Mejorar desarrollo de programas de capacitación de seguridad para la organización.
ü Absolver consultas que le sean formuladas por los clientes y los
ü trabajadores, sobre aspectos relacionados con el desarrollo de servicio
ü Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión Integrado (Sistema
ü de Gestión de Calidad, Sistema de Gestión de Control de Seguridad, Sistema de Gestión Ambiental, Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional), para su revisión incluyendo las recomendaciones para la mejora continua.
ü Atender las solicitudes de acción preventiva así como las solicitudes de acción correctiva
ü según los estándares
ü capacitación constante
GERENTE TECNICO
FUNCIONES GENERALES:
- Participar en la ejecución y desarrollo de los procesos técnicos del Archivo
- Central.
- Clasificar, codificar y registrar de manera automatizada los documentos que
- le sean entregados por las diferentes unidades orgánicas de la Sede
- central de la empresa
- Mantener el archivo físico de la documentación que obra en el Archivo
- Central, en calidad de custodia.
- Realizar los inventarios documentales que obran en el Archivo Central.
- Atender oportunamente a los usuarios internos y externos, ante sus
- requerimientos de información que le sean solicitados y que se encuentren
- debidamente autorizados.
- Participar en los procesos de conservación, depuración, eliminación y
- transferencia de la documentación que se encuentra en el Archivo Central.
- Clasificar y archivar las Normas Legales
- Atender los servicios de bibliografía que le sean requeridos.
- Cumplir con la normatividad legal vigente, relacionada con el sistema
- archivístico.
- Otras funciones inherentes al cargo, que le asigne el Especialista en Archivo
CHOFER:
FUNCIONES GENERALES
o Conducir con responsabilidad, el vehículo que se le asigne, con estricto
o cumplimiento de las normas institucionales y normas de transito
o responsabilizándose por el uso del vehículo
o Transportar cuando se le autorice, al personal del Consejo Regional en
o Comisión de Servicios.
o Alcanzar a la Oficina de Equipo Mecánico, un proyecto de programa de
o mantenimiento del vehículo a su cargo, a fin de que sea evaluado y
o consolidado en el Programa Anual de Mantenimiento del pool de la
o maquinaria institucional.
o Efectuar mantenimiento y reparaciones sencillas del vehículo a su cargo,
o cuando sea necesario y la ocasión lo amerite.
o Verificar permanentemente los niveles de aceite, combustible, situación de la
o batería y presión de llantas del vehículo, previa a toda salida en comisión de
o servicios.
o Efectuar reparaciones eléctricas del vehículo asignado, cuando sea el caso.
o Consignar diariamente en la Libreta de Control Diario (Bitácora), sobre el
o estado operativo del vehículo a su cargo, las ocurrencias sucedidas durante
o el servicio, recorrido, kilometraje, etc.
o Informar en su oportunidad, sobre la ocurrencia de accidentes y de cualquier
o otra dificultad presentada, durante la comisión de servicios.
o Permanecer en su puesto de trabajo y con el vehículo asignado, para
o encontrarse dispuesto a cubrir las comisiones de servicio que les sea
o requerida.
o Portar su documento de identidad, licencia de conducir, carnet de trabajo y
o documentos del vehículo, previo a la realización de la comisión de servicios.
o Cumplir bajo responsabilidad, lo dispuesto en el Reglamento Nacional de
o Tránsito.
o Presentar al Area de Seguridad y Guardianía, la Papeleta de Salida de la
o unidad vehicular asignada, debidamente autorizada, para el abandono de las
o instalaciones del Gobierno Regional.
o Ingresar el vehículo oficial, al término de la comisión de servicios,
o depositando la llave en el Area de Seguridad y Guardianía.
o En caso de accidentes en perjuicio de terceros, solicitar la ayuda de
o emergencia y/o conducir al (los) herido (s) al centro asistencial de salud mas
o cercano.
TALLER:
FUNCIONES GENERALES
ü Apoyar en la garita de control.
ü Apoyar en la mejora del vehículo
· Haber seguido capacitación como auditor interno ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 y BASC, no indispensable.
· Haber recibido capacitación en temas de Finanzas, Contabilidad Gerencial,
ü Responsable de mantener en óptimas condiciones los vehiculos de la empresa