Data-inventarisatie

Een belangrijk onderdeel van de invoering van de AVG is de data-inventarisatie. Een data-inventarisatie is een onderzoek waarbij in kaart gebracht wordt welke persoonsgegevens door of namens de organisatie worden verwerkt en onder welke omstandigheden. Hierbij moet eerst in kaart gebracht worden waar persoonsgegevens zijn vastgelegd en vervolgens wat er met de gegevens gedaan wordt. Eerst moet een inventarisatie worden uitgevoerd welke systemen (databases, applicaties en andere gegevensverzamelingen) er zijn en worden gebruikt en vervolgens welke verwerkingen er uitgevoerd worden op deze persoonsgegevens. Dit wordt vervolgens in een verwerkerslog vastgelegd.

In het Singelland verwerkerslog wordt het volgende vastgelegd:

• de verwerker: de naam en contactgegevens van de verwerker en de verantwoordelijke (of hun vertegenwoordigers) en (indien aanwezig) de functionaris voor de gegevensbescherming;
• de categorieën verwerkingen (dit komt overeen met de doeleinden uit het register van de verantwoordelijke);
• informatie over eventueel doorgifte van gegevens naar landen buiten de EU;
• de manieren waarop gegevens zijn beveiligd.

De inventarisatie zal gezamenlijk met de scholen worden uitgevoerd en zal per 25 mei 2018 uitgevoerd moeten zijn.