Statuten

1. Naam en zetel

De vereniging draagt de naam: Oudercomité Sint-Franciscus Basisschool, afgekort als ‘OC SFB’ of ‘het OC’. Het OC neemt de vorm aan van een feitelijke vereniging. De zetel is gevestigd te 9090 Melle, Tuinstraat 103.

2. Definitie, doelstellingen en taken

De oudervereniging is de groep ouders die haar kinderen aan een bepaalde school toevertrouwt. De oudervereniging wordt vertegenwoordigd door het oudercomité. Het oudercomité vertolkt de stem van alle ouders.

De basisdoelstelling van het oudercomité is het bevorderen van de samenwerking tussen ouders en school. Hiertoe zal het OC meewerken aan het verwezenlijken van een opvoedingsgemeenschap, met het onderwijs- en opvoedingswelzijn van alle leerlingen voor ogen. Daarom hecht het oudercomité een groot belang aan een goede relatie met het schoolbestuur, de directie en alle personeelsleden van de school.

Het oudercomité wil de betrokkenheid van ouders bij de school verhogen met het oog op een betere participatie van ouders en het optimaliseren van het onderwijs- en opvoedingswelzijn van de kinderen.

Het oudercomité heeft als doel het participatief klimaat op school te stimuleren. Concreet betekent dit dat het oudercomité de volgende kerntaken zal opnemen:

• alle ouders informeren over de activiteiten en standpunten;

• fungeren als aanspreekpunt;

• ontmoetingsactiviteiten organiseren, zodat de ouders elkaar en de school leren kennen;

• de lokale school ondersteunen, zowel financieel als door hulp te bieden, dit steeds in overleg met het schoolteam;

• de deelname van ouders aan de participatieorganen bevorderen en ondersteunen;

• Mee zorgen voor de uitstraling van de school naar binnen en naar buiten toe.

Het oudercomité staat in voor het verwerven van de financiële middelen die vereist zijn om bovenvermelde doelstellingen te helpen realiseren. Daartoe organiseert het OC onder meer allerlei activiteiten van sociale, ontspannende of culturele aard en zorgt voor sponsoring. De middelen die het oudercomité verwerft, worden prioritair besteed aan de schoolwerking in de breedste zin van het woord en moeten uiteraard rechtstreeks of onrechtstreeks ten goede komen aan alle leerlingen van de school.

Het oudercomité staat in overleg met de school in voor de inrichting, organisatie en publicatie van activiteiten volgens een vooropgestelde en goedgekeurde agenda. De schooldirectie zal hierbij de school ter beschikking stellen alsook een ondersteuning vragen van het lerarenkorps.

Individuele zaken die rechtstreeks of onrechtstreeks het bestuur van de school of de bevoegdheid van de leraars betreffen, vallen buiten de adviserende bevoegdheid van het oudercomité.

3. Lidmaatschap

Alle ouders, pleegouders of voogden met kinderen in SFB te Melle kunnen deel uitmaken van het oudercomité. Er is geen maximum aantal leden.

Deelnemen aan het oudercomité kan door op elk moment van het jaar aan te sluiten. Om aan te sluiten en als lid beschouwd te worden, volstaat het om contact op te nemen met één van de leden, de schooldirecteur of de voorzitter, regelmatig aanwezig te zijn op de vergaderingen en zijn/haar naam en adres door te geven aan de secretaris. De ledenlijst wordt elke eerste vergadering van het schooljaar opgemaakt, wijzigingen of bijkomende leden tijdens het schooljaar worden in het verslag van het eerstvolgende overleg geformaliseerd. Alle leden op de ledenlijst ontvangen een uitnodiging voor de vergadering.

De leden scharen zich achter de doelstellingen van het oudercomité en verbinden zich ertoe de vergaderingen bij te wonen en/of de activiteiten voorzien in de jaarplanning te ondersteunen. Elk nieuw lid wordt geïnformeerd over het bestaan van de statuten.

Het lidmaatschap wordt stopgezet:

• Wanneer een lid zijn/haar vrijwillig ontslag indient door de voorzitter of de secretaris hiervan op de hoogte te brengen.

• Wanneer het lid géén kinderen meer heeft op school.

• Wanneer het lid door zijn/haar handelen de goede werking van het oudercomité in gevaar heeft gebracht. In dit geval zal zijn/haar lidmaatschap op een vergadering ter discussie gesteld worden en zal het lid uitgesloten worden wanneer 2/3 van de aanwezige leden dit ontslag ondersteunt, op de wijze zoals hierna omschreven.

Stopzetting van het lidmaatschap houdt automatisch de stopzetting van elke bestuursfunctie in.

De directie en minimum twee afgevaardigden van de school maken deel uit van het oudercomité. Zij hebben geen stemrecht en kunnen geen bestuursmandaat opnemen.

Daarnaast kan het oudercomité voor de uitvoering van concrete activiteiten beroep doen op losse medewerkers. Dit zijn personen, al dan niet ouders van kinderen in de school, die kenbaar maken te willen meehelpen aan activiteiten zonder daarom noodzakelijkerwijze als lid van het oudercomité te kunnen of moeten worden beschouwd.

4. Bestuur

Het aantal bestuursleden bedraagt minimum drie:

• Voorzitter

• Secretaris

• Penningmeester

Eventueel wordt ook een ondervoorzitter en/of een hulppenningmeester gekozen.

Bestuursmandaten kunnen gecumuleerd worden, met uitzondering van de mandaten: Voorzitter en ondervoorzitter, voorzitter en penningmeester, Penningmeester en hulppenningmeester.

De bestuursleden worden verkozen uit leden die minstens één jaar lid zijn. Zij worden bij eenvoudige meerderheid tegen minderheid verkozen tijdens de laatste vergadering van het schooljaar en voor een termijn van drie jaar. Indien noodzakelijk kan een mandaat tussentijds opgenomen worden en dit tot het einde van het schooljaar.

Het bestuur heeft de bevoegdheid alle handelingen uit te voeren die leiden tot het realiseren van de onder artikel 2 beschreven doelstellingen.

Taakomschrijving van de bestuursleden:

• De voorzitter: Hij of zij zit de vergaderingen van het Oudercomité voor. De voorzitter ziet erop toe dat de communicatie met de ouders, met het schoolbestuur en met de directie vlekkeloos verloopt. De voorzitter zorgt ervoor dat de genomen beslissingen worden uitgevoerd. De voorzitter ondertekent alle brieven en officiële documenten in naam van het Oudercomité. Hij of zij zorgt dat alle meningen aan bod komen en streeft naar een consensus;

• De ondervoorzitter: Hij of zij vervangt de voorzitter bij zijn/haar afwezigheid. Hij of zij houdt toezicht op alle financiële verrichtingen van het oudercomité.

• De secretaris: De secretaris is verantwoordelijk voor de administratie van het Oudercomité, is belast met de correspondentie van het Oudercomité en is verantwoordelijk voor de verslaggeving van de bijeenkomsten. Hij of zij stelt in overleg met de voorzitter de agenda voor de vergaderingen van het Oudercomité op. Hij of zij houdt een ledenlijst bij, legt die minimaal eenmaal per jaar voor en laat die op de website van het OC plaatsen.

• De (hulp)penningmeester: Hij of zij beheert de financiën van het oudercomité. Hij of zij houdt het kasboek bij met de verantwoording van inkomsten en uitgaven en maakt van iedere activiteit een kosten-batenverslag op. Hij of zij stelt bij de aanvang van een nieuw schooljaar een budget op en maakt een financieel verslag op van het voorbije schooljaar. Hij of zij doet dit alles in samenspraak met de (onder)voorzitter.

5. Vergaderingen

Het oudercomité vergadert minimum vijf keer per schooljaar in een lokaal van de school. Alle leden worden schriftelijk uitgenodigd door de secretaris.

Een buitengewone vergadering kan samengeroepen worden, wanneer minstens vijf leden de voorzitter hierom verzoeken.

De secretaris maakt van iedere vergadering een verslag op en bezorgt het aan de leden ten laatste één maand na de vergadering. Op het verslag staat de datum van de volgende vergadering vermeld. De goedkeuring van het verslag moet steeds een agendapunt zijn van de volgende vergadering.

De besluitvorming gebeurt in onderling overleg. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt in onderling overleg, zal een stemming worden georganiseerd. Deze verloopt als volgt

• Over praktisch-zakelijke en statutaire aangelegenheden: bij handopsteking. Hierbij is een gewone meerderheid van de aanwezige leden voldoende.

• Over personen: schriftelijk en geheim. In dit geval is een 2/3 meerderheid van de aanwezige leden en de volmachtgevers vereist. De stemming geschiedt eveneens schriftelijk en geheim indien één van de leden hierom verzoekt.

Elk lid kan bij afwezigheid op de vergadering volmacht bij stemming verlenen aan een ander lid. Elk lid kan slechts drager zijn van één volmacht. Voor elk gezin kan slechts één lid stemgerechtigd zijn.

De afwezige leden leggen zich neer bij de beslissingen genomen op de vergadering. Hun stem kan echter toch geldig zijn wanneer zij vooraf, betreffende een bepaald agendapunt, hun schriftelijke mening hebben kenbaar gemaakt aan de voorzitter of ondervoorzitter of hiertoe een volmacht hebben gegeven aan een ander lid.

Bij staking van de stemmen, volgt een tweede en eventueel een derde stemronde. Wanneer dan nog geen beslissing valt, wordt de stemming de volgende vergadering overgedaan.

6. Werkgroepen

De praktische uitwerking van de genomen besluiten kan gebeuren in werkgroepen waarvan elk lid van het oudercomité deel mag uitmaken. Deze werkgroepen worden tijdens de vergaderingen samengesteld. De werkgroepen kunnen, voor de uitvoering van hun activiteiten, beroep doen op alle bereidwillige ouders en sympathisanten.

7. Rekeningen

Het oudercomité maakt gebruik van een bankrekening op naam van het oudercomité. Er wordt een volmacht gegeven aan de penningmeester en aan de hulppenningmeester of bij afwezigheid hiervan aan een ander bestuurslid.

Op iedere vergadering vormt de kassituatie een agendapunt en wordt toegelicht door de penningmeester of hulppenningmeester.

Op de laatste vergadering van het schooljaar tekenen alle aanwezige leden ter goedkeuring de boeken.

Het financieel beheer gebeurt volgens het principe van "de goede huisvader". Het saldo van de kas van het oudercomité mag dan ook nooit negatief zijn. Geen enkele uitgave mag worden verricht zolang de fondsen, die nodig zijn voor de vereffening, niet beschikbaar zijn.

Alle in- en uitgaven worden in een kasboek ingeschreven. Van elke uitgave wordt een bewijs bijgehouden. Een lid van het oudercomité mag slechts in opdracht van de voorzitter, ondervoorzitter of de (hulp)penningmeester een aankoop in functie van het oudercomité verrichten. Het lid dat op persoonlijk initiatief een aankoop in functie van het oudercomité wil doen, dient hiertoe voorafgaandelijk toestemming te vragen en deze toestemming te vernieuwen indien de kostprijs boven het afgesproken bedrag ligt. Een lid, gelast met een aankoop, zorgt voor een kasticket/aankoopbewijs van de aankoop en zal bij afgifte hiervan aan de (hulp)penningmeester terugbetaald worden. Een lid kan géén terugbetaling vragen van kosten die niet op voorhand door de (onder)voorzitter of (hulp)penningmeester gekend of goedgekeurd zijn.

8. Ontbinding – vereffening

Het oudercomité wordt ontbonden wanneer er geen 3 bestuursleden meer zijn.

Bij ontbinding worden onder de resterende leden 2 commissarissen aangeduid, die instaan voor de vereffening. Zij zorgen ervoor dat de gelden en/of goederen van het oudercomité worden overgedragen aan de Sint-Franciscus Basisschool, Tuinstraat 103 te 9090 Melle.

9. Erelid

Ouders die lid zijn van het oudercomité, van wie het kind de school verlaat, kunnen erelid worden. Zij kunnen deelnemen aan de vergaderingen en helpen bij de activiteiten, maar hebben geen stemrecht en kunnen geen bestuurslid worden.

10. Statuten

Een wijziging van de statuten kan gebeuren indien een meerderheid van twee derden van de aanwezige leden stemt voor de wijziging.

Het lidmaatschap van het oudercomité impliceert de aanvaarding van deze statuten.

Melle, 8 juni 2017