Chuẩn Bị Cho Nhóm Khu Học Chánh Của Quý Vị

Mỗi Nhóm Khu Học Chánh phải có Nhóm Trưởng. Đây không phải là công việc khó khăn, nhưng là một vai trò quan trọng. Trưởng Nhóm sẽ:

• Đóng vai trò là đầu mối liên lạc chính cho các thành viên trong nhóm và ban tổ chức hội nghị.

• Giúp sắp xếp hoạt động của nhóm và phối hợp khả năng tiếp cận với các thành viên tiềm năng trong nhóm.

• Đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm đăng ký. Ban tổ chức hội nghị sẽ theo dõi đăng ký của nhóm và cung cấp cho Trưởng Nhóm các bản cập nhật.

• Cung cấp/điều phối phương tiện đi lại cho các thành viên gia đình có nhu cầu.

• Tổ chức ít nhất một cuộc họp nhóm trước khi tham dự hội nghị.

• Thông báo cho ban tổ chức hội nghị biết càng sớm càng tốt về các thay đổi đăng ký thành viên trong nhóm (thành viên mới, hủy bỏ, v.v.)

• Làm việc với ban tổ chức hội nghị để bao gồm những thành viên từ khu học chánh ban đầu đăng ký độc lập với tư cách là thành viên của nhóm.

Nhóm của quý vị phải bao gồm các thành viên gia đình (chiếm khoảng 25-50% thành viên nhóm), các nhà giáo dục và có thể có tổng số tối đa 12 thành viên. Các thành viên khác có thể bao gồm đại diện học sinh, đối tác cộng đồng và những người khác quan trọng đối với các nỗ lực hợp tác giữa trường học và gia đình tại địa phương.

Khi quý vị thành lập nhóm, hãy nghĩ về:

• Các loại học sinh và gia đình khác nhau trong khu học chánh. Quý vị cần lắng nghe ý kiến của ai? Quý vị cần kết nối đối tác chuyên nghiệp hơn ở đâu? Và - quan trọng nhất - ai là người phù hợp nhất để liên hệ mời một người nào đó làm thành viên của nhóm?

• Điều quý vị muốn đạt được sau khi tham dự hội nghị và điều quý vị muốn thấy diễn ra sau đó.  Đây không phải là buổi hội thảo thông thường. Hội nghị được thiết kế để giúp các khu học chánh Massachusetts tập trung và tăng cường hợp tác với trường học gia đình tại địa phương.

• Một điều gì đó cụ thể mà khu học chánh của quý vị muốn tìm hiểu và những người trong khu học chánh/cộng đồng có thể giúp quý vị làm điều đó nếu quyết định tiến hành.

Quý vị cũng nên cho đại diện thành viên gia đình tiềm năng biết về khoản trợ cấp $75 cho Thành Viên Gia Đình. Điều này có thể giúp ích cho các thành viên gia đình đang lo lắng về việc bỏ lỡ công việc, tiền xăng hoặc các chi phí khác mà họ có thể phải chi trả khi tham gia.

Mỗi thành viên trong nhóm nên tự đăng ký. Mẫu đăng ký sẽ yêu cầu thành viên trong nhóm cung cấp thông tin liên hệ, lựa chọn hội thảo và các thông tin cụ thể khác về vai trò của họ tại hội nghị. Các thành viên gia đình cũng sẽ được hỏi liệu họ có cần phương tiện đi lại (do khu học chánh điều phối) hoặc hỗ trợ thông dịch (do ban tổ chức hội nghị điều phối) hay không.

Ban tổ chức hội nghị sẽ theo dõi đăng ký của nhóm và cung cấp thông tin cập nhật cho Trưởng Nhóm Khu Học Chánh. Vui lòng liên hệ với chúng tôi càng sớm càng tốt nếu có bất kỳ thay đổi nào về đăng ký thành viên nhóm.

Đối với các thành viên trong nhóm muốn nghỉ qua đêm tại Khách Sạn Best Western Plaza ở Marlborough: hãy sử dụng liên kết để đặt phòng với mức chiết khấu $149 cộng với thuế mỗi đêm. Liên lạc với Sue Brown theo địa chỉ suembrown@schoolandmain.org hoặc gọi tới số 303-229-9333 nếu quý vị cần trợ giúp đặt phòng.

Send a warm welcome to every Family Member representative on your team. Let them know about anything you will do to support the team / team members before the summit and ask if they need help with transportation or interpretation.

Summit organizers will also let the District Team Lead know about any Family Members who indicate a need for transportation or interpretation support on their registration form.  

Support family members may need:

• Transportation: Districts are responsible for ensuring Family Members have a way to get to the summit. Some districts send the whole team together in a van or bus. The Family Member may also feel comfortable ride-sharing with another team member; however, it's important to ask! Family members often feel more comfortable if they are traveling with other family members or as part of a bigger group.

• Interpretation/Translation: Summit organizers will provide interpretation services at the Summit.  The district may want to arrange support for communication before or after the summit.

• Child Care: Unfortunately, we cannot provide child care at the summit due to regulations and limitations of our venue. Districts may be able to provide before or afterschool care or connect family members with community providers who can. 

And don't forget to let Family Members know about the $75 stipend they will receive for participating.

Một trong những phản hồi mà chúng tôi nhận được nhiều nhất sau hội nghị đầu tiên vào năm ngoái là những người tham gia đánh giá cao như thế nào khi khu học chánh của họ đã làm điều gì đó để giúp nhóm kết nối và chuẩn bị cho hội nghị trước sự kiện. Các thành viên trong nhóm không có trải nghiệm này thực sự mong muốn sẽ có vào lần tới.

Quý vị không cần phải chuẩn bị quá kỹ lưỡng! Ví dụ: quý vị có thể tổ chức một cuộc họp trước khi các thành viên trong nhóm đăng ký và/hoặc tổ chức một buổi "gặp gỡ & chào mừng" đơn giản dưới hình thức trực tiếp hoặc trực tuyến sau khi nhóm được thành lập. 

Đây là những điều mà quý vị có thể thảo luận:

• Cảm ơn tất cả mọi người đã hoạt động như một thành viên trong nhóm.

• Giới thiệu. Đưa ra câu hỏi khởi động thú vị, thân thiện với gia đình (món ăn, loại kem, địa điểm trên thế giới mà quý vị yêu thích, v.v.)

• Trình bày một số bài phát biểu truyền cảm hứng. Ví dụ: quý vị có thể chia sẻ những hy vọng và ước mơ của mình về quan hệ đối tác giữa trường học và gia đình trong khu học chánh.

• Đảm bảo các thành viên trong nhóm có liên kết đến trang đăng ký. 

• Xem lại công tác hậu cần liên quan đến phương tiện đi lại, dịch vụ thông dịch tại Hội Nghị hoặc hỗ trợ thành viên khác trong nhóm.

• Điểm qua Lịch Trình Hội Nghị và hội thảo. Nói về hội thảo mà các thành viên trong nhóm quan tâm hoặc đăng ký. Nhấn mạnh bất kỳ tùy chọn nào liên quan đến lợi ích hoặc ưu tiên của khu học chánh.

• Quý vị cũng có thể rút ra bài học từ Tăng Cường Quan Hệ Đối Tác: Khung Chương Trình Sự Tham Gia Của Gia Đình Từ Trước Khi Sinh Đến Tuổi Trưởng Thành ở Massachusetts hoặc Tốt Hơn Khi Hợp Tác Cùng Nhau:Mô-đun Đào Tạo Trực Tuyến Cơ Bản để hình thành khung hoặc đặt nền tảng cho công việc hợp tác giữa trường học và gia đình. Đây là những công cụ hữu ích, vì vậy hãy cân nhắc về mức độ chia sẻ và những điều cần tiết chế. Ví dụ: quý vị có thể giới thiệu 5 nguyên tắc cơ bản ở cấp độ cao và chia sẻ tính năng "Vai Trò" trong mô-đun đào tạo.

Bắt đầu một ngày bằng việc ngồi cùng nhau thành một nhóm cho buổi khai mạc. Thực hiện một vòng giới thiệu thành viên trong nhóm. Ăn trưa cùng nhau. Khi quý vị làm việc trong cả ngày, hãy thực hiện nhiệm vụ của mình là kiểm tra với mọi thành viên trong nhóm để xem công việc hoặc hội thảo diễn ra như thế nào. Cùng nhóm kết thúc ngày làm việc tại phiên bế mạc. 

Hội nghị kết thúc không có nghĩa là chấm dứt công việc! Họp nhóm sau hội nghị để nói về trải nghiệm và ý tưởng mà các thành viên trong nhóm có về việc thắt chặt thêm mối quan hệ hợp tác giữa trường học và gia đình trong khu học chánh. 

Trong một số trường hợp, nhóm tham gia Hội Nghị có thể trở thành nhóm tiên phong thúc đẩy công việc hợp tác với trường học và gia đình tại địa phương. Trong các trường hợp khác, quý vị có thể muốn chỉ định từng thành viên trong nhóm vào các nỗ lực hoặc nhóm lập kế hoạch hiện có.