แผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart)
แผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart) หมายถึง แผนผังคุมกำหนดงาน มักใช้ในด้านการจัดการโครงการต่าง ๆ ในองค์การขนาดใหญ่ ซึ่งอาจมีขั้นตอนซับซ้อน และมากมาย โดยจะใช้เป็นเทคนิคเครื่องมือช่วย
การปฏิบัติงานของผู้บริหาร ในการดำเนินการแก้ไขการควบคุม การวางแผนที่เหมาะสม เพื่อช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานบรรลุเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ของโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ ผังในลักษณะนี้จะแสดงถึงปริมาณงานและกำหนดเวลาที่จะต้องใช้ เพื่อทำงานนั้นให้ลุล่วง เป็นแผนภูมิในรูปของกราฟแท่งที่ประกอบด้วย แกนหลัก 2 แกน คือ แกนนอนแสดงถึงเวลาในการทำงานตลอดโครงการ และแกนตั้งแสดงถึงงานหรือกิจกรรมที่ต้องทำ แท่งกราฟวางตัวในแนวนอน ความยาวของแท่งกราฟเป็นสัดส่วนโดยตรงกับระยะเวลาในการทำงาน
แผนภูมิแกนต์ พัฒนาขึ้นในปี 1917 โดย Henry L. Gantt เป็นผู้พัฒนาแผนภูมินี้ขึ้นมา เพื่อใช้ในการวางแผนเกี่ยวกับเวลา ใช้แก้ปัญหาเรื่องการจัดตารางการผลิต การควบคุมแผนงานและโครงการการบริหารเชิงวิทยาศาสตร์ เรียกว่า แผนภูมิแกนต์ ซึ่งมีลักษณะเป็นแถบหรือเส้น โดยใช้แกนนอนเป็นเส้นมาตราส่วนแสดงเวลา ส่วนแกนตั้งเป็นมาตราส่วนแสดงขั้นตอนของกิจกรรมหรืองาน หรืออัตรากำลังขององค์การ
หลักการของแผนภูมิแกนต์ จะเป็นแบบง่าย ๆ กล่าวคือ กิจกรรมต่าง ๆ จะถูกกำหนดให้มีการดำเนินเป็นไปตามแผนการผลิตที่ต้องการ และถ้ามีความเบี่ยงเบนเกิดขึ้นในเวลาใด ๆ ก็จะมีการจดบันทึกและแสดงสภาพที่เกิดขึ้น เพื่อจะได้หาทางแก้ไข เช่น เรื่องการกำหนดงาน สาเหตุของการล่าช้า ตลอดจนการเปลี่ยนแปลงและการจัดแจกภาระงานในการผลิต
รูปภาพ แผนภูมิแกนต์ แสดงงานสามงานที่ขึ้นต่อกัน (สีแดง) และอัตราร้อยละของความสำเร็จลุล่วง
เมื่อไรจึงจะใช้แผนภูมิแกนต์
เมื่อต้องการวางแผนกิจกรรมการทำงานที่มีระยะเวลาในการปฏิบัตินาน และคาดว่าจะมีความซับซ้อนเกิดขึ้นในแต่ละขั้นตอนของกิจกรรม
เมื่อต้องการติดตามความก้าวหน้าของการดำเนินงานเทียบกับเวลาที่ได้วางแผนเอาไว้
เมื่อต้องการดูว่าการดำเนินโครงการมีกิจกรรมอะไรบ้างที่จะต้องทำในช่วงเวลาเดียวกัน
เมื่อต้องการจัดลำดับขั้นตอนการทำงาน
ก่อนที่จะลงมือสร้างแผนภูมิแกนต์ควรมีการแยกย่อยงานในโครงงานเพื่อให้ได้ข้อมูลที่จำเป็นต่อการนำไปสร้าง โดยมีลำดับขั้นตอนดังนี้
แยกย่อยแผนงานของโครงงานออกเป็นกิจกรรมหรืองานย่อย ๆ เพื่อให้เหมาะต่อการจัดการกับเวลา งบประมาณ และความสามารถในการทำให้เสร็จตามเวลาที่กำหนด
พิจารณาว่าใครควรเป็นผู้รับผิดชอบในแต่ละกิจกรรมหรืองานของโครงการ
เมื่อได้ผู้ที่จะรับผิดชอบในแต่ละกิจกรรมแล้ว ให้ตกลงกันถึงเนื้องาน ระยะเวลา (อาจกำหนดวันส่งงาน) และงบประมาณ
จากนั้นพิจารณาดูภาพรวมทั้งหมดอีกครั้งว่าสิ่งที่ตกลงกันไว้นั้นยังคงอยู่ในกรอบที่ได้ถูกกำหนดมาตั้งแต่ตอนแรกหรือไม่
ตัวอย่างกิจกรรมและระยะเวลาในการสร้างอุปกรณ์แจ้งเตือนการลืมปิดไฟ
เมื่อได้ข้อมูลจากการวิเคราะห์โครงงานข้างต้น จึงลงมือสร้างแผนภูมิแกนต์
วิธีการสร้าง
1. สร้างตารางที่แถว (Row) ด้านบนสุดของตารางแบ่งเป็นช่องของเวลา อาจใช้เป็นชั่วโมง วัน เดือนหรือปี ขึ้นอยู่กับการวางแผนกิจกรรมว่าจะมีรายละเอียดเพียงใด กำหนดระยะห่างของเวลาตามเวลาในการดำเนินงาน
2. ในสดมภ์ (Column) ด้านซ้ายสุดของตารางให้บันทึกกิจกรรมหรืองานตามลำดับขั้นตอนก่อนหลังในการปฏิบัติในช่วงระยะเวลาของโครงงาน
3. ในสดมภ์ด้านขวาสุดของตารางอาจใส่ชื่อผู้รับผิดชอบของแต่ละกิจกรรมที่ตกลงกันไว้
4. เมื่อได้กิจกรรมและระยะเวลาแล้ว จึงระบุระยะเวลาในการวางแผน (Plan) โดยเริ่มจากกิจกรรมหรืองานแรกก่อน ให้กำหนดวันเริ่มงานและระบุระยะเวลาในการปฏิบัติงานด้วยการวาดรูปสี่เหลี่ยมหรือลากเส้นแนวนอนลงในช่องถัดจากงานที่เริ่มทำวันแรก และขยายสี่เหลี่ยมหรือเส้นออกไปทางขวามือตามระยะเวลาปฏิบัติงานนั้น ๆ
5. ในกรณีที่กิจกรรมหรืองานต่อไปจะเริ่มได้เมื่อกิจกรรมแรกสิ้นสุดก่อนนั้น ให้วาดสี่เหลี่ยมหรือลากเส้นแนวนอนของกิจกรรมที่สองต่อจากจุดสิ้นสุดของกิจกรรม และอาจวาดลูกศรเชื่อมระหว่างจุดสิ้นสุดของกิจกรรมแรกกับจุดเริ่มต้นของกิจกรรมที่สองด้วย
6. ในการติดตามความก้าวหน้าของกิจกรรมต่าง ๆ ที่มีการดำเนินการจริงอาจให้วาดเส้นหนาทึบลงบนกลางช่องสี่เหลี่ยมเพื่อแสดงว่างานได้ดำเนินไปถึงขั้นไหนแล้วหรือลากเส้นแนวนอนที่มีลักษณะแตกต่างจากเส้นที่ใช้วางแผน เช่น ใช้เส้นประหรือสีที่แตกต่าง
7. อาจใช้การลากเส้นประในแนวตั้งเพื่อแสดงวันหรือเวลาที่งานกำลังดำเนินอยู่ในปัจจุบัน หรือการทำเครื่องหมายเน้นให้เห็นงานที่ควรจะเสร็จก่อนหน้านี้ แต่ยังทำไม่เสร็จ
8. ในการทำแผนภูมิแกนต์ อาจทำในลักษณะย้อนหลัง โดยเริ่มจากกำหนดระยะเวลาที่ต้องเสร็จสิ้นโครงงานว่ามีเวลาอยู่เท่าใด จึงนำเวลาย้อนกลับมาเพื่อดูความเป็นไปได้ในการทำโครงงานนี้ที่ใช้ในการวางแผนการดำเนินการในแต่ละกิจกรรม
ตัวอย่างแผนภูมิแกนต์การปฏิบัติงานสร้างอุปกรณ์แจ้งเตือนการลืมปิดไฟ
