Aangezien Googledocumenten gedeeld worden via links, zal het werken met bijlages in berichten en zelfs het veelvuldig mailen stilaan tot het verleden beginnen te horen.
Als je op Smartschool bent aangemeld met Google Workspace kan je uiteraard wel nog bijlages toevoegen vanuit jouw Google Drive maar Smartschool zal van een Google Document dan zelf een Worddocument maken.
Hieronder lees je waarom we beter niet meer met bijlages werken maar met links.
Stel je even deze situatie voor: Je maakt een verslag van een vergadering in Microsoft Word en je wil je collega laten nalezen/verbeteren/aanvullen. Wat zijn de stappen?
Je maakt het bestand op je computer met het lokaal geïnstalleerde programma Microsoft Word.
! mogelijk probleem: jouw versie van Microsoft Word is verouderd, de betalende licentie is vervallen, programma heeft een probleem of start niet goed op ...
Je slaat dit bestand op ergens lokaal op de harde schijf van je computer (en dus niet online).
! mogelijk probleem: computer crasht, harde schijf gaat stuk en je verliest je werk, je hebt onvoldoende schijfruimte ...
Je opent een mailprogramma (of de berichten in Smartschool) en kiest om een bijlage toe te voegen. Je bladert naar het bestand op je computer.
! mogelijk probleem: indien je bestand enkel lokaal op de computer staat (niet in een online omgeving zoals Google Drive) kan je enkel op die computer zelf je bestand vinden.
Je moet het bestand uploaden.
! mogelijk probleem: het uploaden kan even duren naargelang de grootte van het bestand en de snelheid van je internet
5. Je verstuurt het bericht.
! mogelijk probleem: veel emailprogramma's hanteren een maximum grootte (mb) van bijlagen waardoor jouw bijlage misschien niet kan worden toegevoegd.
6. De ontvanger moet de bijlage downloaden op de lokale schijf van zijn computer.
! kan even duren naargelang de grootte van het bestand en de snelheid van je internet
7. De ontvanger wijzigt het document.
8. De ontvanger moet het hele proces herhalen om de aangepaste versie te uploaden en terug te sturen naar de verzender, waarna die dus terug moet gaan downloaden.
9. Je werkt dan overigens met twee versies van het bestand. De verzender moet dan wachten op de aanpassingen van de ontvanger, alvorens deze kan verder in het bestand werken.
Via Google Workspace werk je samen in online bestanden:
Je maakt het bestand aan in een online toepassing;
Je deelt de link in een bericht of via Smartschool;
Jouw bestanden zijn toegankelijk vanop elke computer of mobiel toestel;
Je ziet steeds de meest recente versie van het bestand;
Je vergeet geen bijlages meer toe te voegen in jouw e-mail;
Je hebt geen limiet in de grootte van het bestand dat je wilt delen;
Je hebt geen licentie nodig (want Google Workspace is gratis);
Je werkt niet langer met verschillende versies van het bestand wanneer er samen in één online bestand wordt gewerkt.
Je werkte trouwens de voorbije jaren op school reeds vaak in gedeelde Googledocumenten (bv. lijst van toezichten, GOA ...). Dus helemaal nieuw is deze manier niet. Hieronder zie je wat je moet doen:
Je klikt in Google Drive met de rechtermuisknop op het bestand en kiest voor Link ophalen.
Je kan de link ook achterhalen doorop 'Delen' te klikken.
Beperkt
Alleen de toegevoegde mensen kunnen de link openen.
Sint-Augustinusinstituut Aalst
Iedereen met een @sai-aalst.be-account kan de link openen, personen moeten inloggen om de link te kunnen openen.
Iedereen met de link
Iedereen op het internet kan de link openen = openbaar
Lezer: personen kunnen jouw bestand enkel bekijken maar geen wijzigingen in aan brengen.
Reageerder: personen kunnen wijzigingen voorstellen, suggesties doen en opmerkingen geven, maar het bestand zelf wordt niet gewijzigd.
Bewerker: personen kunnen in jouw origineel bestand wijzigingen aanbrengen
Voorbeeldje: je geeft de Iedereen met de link : personen kunnen dan jouw document bekijken zonder dat ze aangemeld zijn op hun @sai-aalst.be-account. Je kan deze link dus naar eender wie sturen of ergens op internet plaatsen, en het bestand zal openen.
Je drukt op 'Link kopiëren' en plakt (CTRL+V) de link om het even waar (in een e-mail of bericht, je zet deze ergens online ...).
=> geen beperking in grootte, je hoeft niet te down- of uploaden want je stuurt enkel een link
Mensen met bewerkingsrechten kunnen samen met jou in het document aanpassingen doen. Je zal deze wijzigingen in real-time kunnen volgen.
De verschillende versies van het bestand worden bijgehouden in de versiegeschiedenis.
TIP! Je moet het bericht waarin de link staat niet steeds gaan opzoeken om in het bestand te werken. Om het bestand snel terug te vinden kan je:
het bestand toevoegen aan 'Met ster'
een snelkoppeling naar het bestand toevoegen en die in jouw eigen Drive plaatsen waar je wil (SHIFT + Z)
de link naar het bestand toevoegen aan jouw bookmarks of bladwijzers.
Waarschijnlijk heb je dan enkel leesrechten. Mensen met leesrechten kunnen het originele bestand van de verzender enkel bekijken, niet aanpassen.
Maar je kan eventueel wel een eigen kopie maken van het originele bestand. Je zet dit dan ergens in jouw eigen Google Drive. Jij bent dan eigenaar van de kopie dus je kan dan ook wijzigingen doen in het gekopieerde bestand. De eigenaar van een document kan echter wel instellen dat een kopie maken ook niet lukt.
