Preparación

Planteamiento del Problema

Glass Mountain BPO, fundada en 2019, es una empresa de subcontratación de procesos comerciales nearshore (bilingüe) que brinda una amplia gama de servicios de apoyo empresarial. Glass Mountain BPO está afiliada a Glass Mountain Capital LLC (una agencia nacional de gestión de cuentas por cobrar). El centro de operaciones de Glass Mountain BPO está ubicado en El Salvador y sus afiliados de la red están ubicados en Chicago y Schaumburg IL, Las Vegas, NV.

La gestión de permisos laborales y solicitudes de documentación en las organizaciones enfrenta serias dificultades que impactan tanto en la eficiencia operativa como en la satisfacción de los empleados. Las principales problemáticas son:

1. Desorganización en la Gestión de Solicitudes: Tanto las solicitudes de permisos como las de documentación a menudo se envían de manera informal, ya sea a través de mensajes de WhatsApp o en persona, lo que aumenta el riesgo de que se pierdan o se olviden.

2. Falta de Transparencia en las Aprobaciones: Cuando se niegan permisos o se requiere información adicional para la documentación, los empleados frecuentemente no reciben explicaciones claras, lo que genera frustración y desconfianza hacia el proceso administrativo.

3. Retrasos en la Aprobación: La ausencia de un sistema centralizado provoca demoras en la aprobación de solicitudes, afectando la planificación personal y profesional de los empleados, así como el cumplimiento de plazos críticos.

4. Carga Administrativa: La gestión manual de solicitudes de permisos y documentos genera una carga excesiva para el departamento de recursos humanos, que debe rastrear y organizar información dispersa y, en ocasiones, difícil de localizar.

5. Dificultades en el Seguimiento: Los empleados carecen de visibilidad sobre el estado de sus solicitudes, lo que genera incertidumbre y una sensación de falta de control sobre sus trámites, tanto de permisos como de documentación.

Ante esta situación, se nos hizo evidente la necesidad de una solución que organice y optimice el proceso de gestión de permisos y solicitudes de documentación, garantizando una comunicación clara y una administración eficiente.