Clientes

El perfil del cliente es una fuente para recopilar información de los clientes que se hospedan en nuestra propiedad. El nombre del huésped se mostrará en orden alfabético.

La información como la dirección de correo electrónico, el número de teléfono, la dirección, la nacionalidad, las reservas anteriores, etc. se almacenarán en el perfil del cliente.

Cuando creamos un cliente el campo obligatorio es el apellido. Se creará un cliente cuando se haga una reserva o navegando a la pestaña del cliente y seleccionando crear. Las mismas reglas se aplican para la creación de una empresa.

1. Todos los clientes

2. Personal

3. Empresa

4. Buscar

5. Fusionar clientes

Todos los clientes

Nos mostrará una lista de todos los clientes que se han hospedado en nuestra propiedad, tienen una futura estadía en nuestra propiedad o han reservado una estadía y la han cancelado. El sistema PMS almacena toda esa información, por lo que no hay forma de eliminar ningún historial de un cliente.

Personal

Nos muestra una lista filtrada de todos nuestros clientes que figuran como individuos y se han hospedado en nuestra propiedad, tienen una estadía futura en su propiedad o han reservado una estadía y la cancelaron.

Empresa

Nos muestra una lista filtrada de todos nuestros clientes que figuran como empresa.

Podemos ver el historial de esa empresa seleccionándola, veremos todas las reservas que ha realizado esta empresa.

Si una empresa paga una reserva por individual, podemos agregar un folio separado para la empresa con todo el alojamiento y un folio para que el huésped lo recoja con todos los gastos imprevistos.

Con el canal de ventas, el sistema puede enrutar automáticamente alojamiento, extras o ambos a un folio para que lo pague una empresa y, al mismo tiempo, crea un folio para el huésped.

Búsqueda

Buscar es fácil, buscamos información navegando a la pestaña de clientes y usando la barra de búsqueda o usando la lupa en la barra superior azul.

Cuando los huéspedes vuelvan a utilizar el servicio, podemos utilizar el mismo perfil de cliente.

Recordemos: si tenemos un perfil de cliente abierto, deberemos cerrarlo antes de poder utilizar la función de búsqueda.

Unir clientes

Si un cliente se crea más de una vez, podemos unirlo en uno.

Buscamos el nombre de los clientes que deseamos fusionar y marcamos las casillas a la izquierda junto al nombre y damos clic en Unir lo seleccionado

Aparecerá una pantalla que le nos pedirá que seleccionemos el cliente principal con el que deseamos que el otro se fusione.

Tenemos muchos informes en el PMS y todos obtienen sus datos de diferentes maneras, a veces nos preguntaremos por qué las cifras de un informe no coinciden con las de otro.

Esto suele deberse a que algunos informes toman datos de las reservas y otros de las cifras diarias.

Es recomendado que abramos cada informe y jugar con él para ver por sí mismo qué información nos proporciona cada uno.

Todos nuestros informes se pueden exportar a una hoja de Excel

1. Informe de pagos

2. Informe de pago diario:

3. Informe de reserva

4. Informe de Cancelación

5. Informe de mantenimiento

6. Informe de canal

7. Informe de Extras

8. Informe de comidas

9. Informe de ocupación

10. Informe Financiero

11. Reporte de Deudores

12. Informe interno

13. Informe de Reservas

14. Informe del gerente

15. Informe de Hoja

16. Informe Policial

17. Informe de país

18. Reporte Estadístico

19. Informe de depósito

20. Informe del plan de tarifas

21. Informe Contable

22. Informe de fin de día

Informe de pago
Este es un informe nos muestra todas las transacciones de pago durante un período de tiempo.

Filtros

• Fecha: Podemos buscar entre diferentes fechas.

• Hora: También podemos buscar por hora.

• Fecha de creación o de pago: podemos buscar la fecha de pago, que podemos modificar o la fecha de creación, que es el momento en que se agregó el pago.

• Dato: Se basa en transacciones de pago que podemos encontrar dentro de cada reserva en la pestaña de pago.
  
  

Informe de pago diario
Este es un informe que nos muestra todas las reservas que registran salida hoy.

Filtros

• Fecha: Podemos buscar entre diferentes fechas.

• Dato: Se basa en todas las reservas que tienen fecha de salida en una fecha elegida.
  
  

Informe de reserva
Este informe nos mostrará todas las reservas según sus criterios de
búsqueda, también tiene una sección de resumen en la parte superior
para brindarle información.

Filtros

• Llegada: buscará reservas que coincidan con las fechas de llegada.

• Salida: buscará reservas que coincidan con las fechas de salida.

• Fecha de reserva: buscará reservas que coincidan cuando se creó la reserva.

• Alojarse: hará coincidir las reservas con cualquier día en la reserva.
  
  

• Fuente de Reserva: Puedes filtrar por fuente.
  
  

• Mostrar Cancelado: Por defecto se ocultan las canceladas, podemos seleccionar para mostrarlas.
  
  

• Vencimiento mayor que 0: podemos filtrar para mostrar las reservas que tienen pagos vencidos.

• Dato: este informe se basa en reservas.
  
  

Informe de cancelación
En este informe nos mostrará todas las reservas que han sido canceladas
en una fecha o período específico.

Filtros

• Fecha: Podemos buscar entre diferentes fechas.

• Dato: Se basa en reservas canceladas.

Informe de Mantenimiento

Este es un informe simple para imprimir para el ama de llaves para un solo día. Nos mostrará qué habitaciones salen, llegan y se quedan.

• Filtro: Solo fecha.

• Dato: Se basa en los datos de la reserva.

Informe de canal

En este informe encontraremos todas las reservas en el rango de fechas solicitado y las resumirá en orden de canal de ventas. Podemos hacer clic en cada canal para ver las reservas asociadas a los datos.

Filtros

• Llegada: buscará reservas que coincidan con las fechas de llegada.

• Salida: buscará reservas que coincidan con las fechas de salida.

• Fecha de reserva: buscará reservas que coincidan cuando se creó la reserva.

• Dato: Se basa en los datos de la reserva.

Informe de Extras
Este informe buscaremos todos los extras que coincidan con los criterios de búsqueda y los mostrará de forma resumida.

• Dato: Este informe se basa en los extras que se encuentran en cada reserva en la pestaña de extras.

• Nota: Los extras pueden tener fechas fuera de las fechas de estadía en la habitación. Debemos tener cuidado al usar fechas de extras para que tenga sentido.

Informe de comidas
Este es un Informe de extras personalizado solo para mostrar comidas, en cada extra hay una casilla de verificación para decir si el extra es una comida o no. Es útil para tener una lista de desayunos o ver todas las comidas en un día en particular.

Informe de ocupación
Este informe está diseñado para brindarnos información sobre nuestra propiedad en términos de estadísticas clave, como ingresos promedio, ocupación, etc.

• Dato: este informe se basa en cifras diarias (no en datos de reserva). Las cifras diarias se basan en cada fecha individual y no en la reserva completa.

• Ejemplo: tenemos una reserva de 10 noches para el 1 de diciembre por $ 100 por noche.

Informe de reserva con filtro de llegada para el 1 de diciembre al 1 de diciembre mostrará los datos de la reserva y los ingresos de $ 1000.

El informe de ocupación con fecha del 1 de diciembre al 1 de diciembre mostrará datos de una sola noche por lo que $100.

Informe financiero

• Descripción: similar al informe de ocupación en algunos aspectos, pero nos proporciona más detalles sobre los datos financieros a diario.

• Dato: este informe se basa en cifras diarias (no en datos de reserva). Las cifras diarias se basan en cada fecha individual y no en la reserva completa.

Ejemplo: tenemos una reserva de 10 noches para el 1 de diciembre por $ 100 por noche.

Informe de reserva con filtro de llegada para el 1 de diciembre al 1 de diciembre mostrará los datos de la reserva y los ingresos de $ 1000.

El informe financiero con fecha del 1 de diciembre al 1 de diciembre mostrará datos de una sola noche, por lo que $100.

Informe deudor
Este informe nos buscara todas las reservas históricas y nos mostrará una lista de todas las reservas que tienen un monto adeudado.

• Dato: Basado en los datos de la reserva.

Informe interno
Este es un informe de un día para mostrarnos todas las reservas registradas y algunas estadísticas clave. Esto es útil para ver quién está actualmente en la propiedad.

• Dato: Basado en reservas facturadas

Informe de reserva
Este informe nos resumirá los datos clave durante un período de tiempo, como cuántas llegadas, salidas o personas hay en la casa. Esta es información útil para los departamentos de limpieza o F&B.

• Dato: Reservas y Diario.

Informe del gerente
Nos da una instantánea diaria del rendimiento de la propiedad y podemos ver su rendimiento en comparación con el mismo día/mes/año del año pasado.

• Dato: este informe se basa en cifras diarias (no en datos de reserva). Las cifras diarias se basan en cada fecha individual y no en la reserva completa.

• Ejemplo: tenemos una reserva de 10 noches para el 1 de diciembre por $ 100 por noche

Informe de reserva con filtro de llegada para el 1 de diciembre al 1 de diciembre nos mostrará los datos de la reserva y los ingresos de $ 1000.

El informe del administrador con fecha del 1 de diciembre nos mostrará datos de una sola noche, por lo que $100.

Informe de Hoja
Este informe nos proporcionará todos los folios, facturas o recibos para un rango de fechas determinado. Si tenemos un sistema de contabilidad conectado a Reservatio, también veremos qué recibo se ha enviado correctamente al sistema de contabilidad y cuáles no, junto con el código de error.

• Dato: según las fechas del folio, el folio se encuentra dentro de cada reserva en la pestaña del folio,

Informe de inmigración
Este informe nos mostrará datos clave de todos los huéspedes que se hospedaron en la fecha determinada, esto es útil si la policía local nos requiere un informe o información sobre los huéspedes.

• Dato: Se basa en los datos del huésped de cada reserva. Los detalles de los huéspedes se encuentran en la pestaña de invitados de cada reserva.

Informe de país
Este informe nos brinda información sobre el origen de nuestros huéspedes y está ordenado por su país (solo si se conoce).

•  Dato: los datos de la reserva se utilizan para este informe.
  
  

Informe de depósito
Este informe nos muestra todas las reservas futuras que tienen pagos, esto es para ayudarnos a ver fácilmente cuánto hemos recaudado pero aún debemos brindar el servicio.

• Dato: Basado en datos de pago y futuras reservas.

Informe del plan de tarifas
Este informe nos brinda detalles de qué planes de tarifas han sido populares y sus estadísticas, es similar al informe de canal pero clasificado según los planes de tarifas.

• Dato: Datos de la reserva.

Informe Contable
Este informe nos brinda detalles a nivel de día de todos los ingresos, pagos, impuestos y extras que se han vendido, pagado, no pagado, etc.

Divide cada elemento en categorías contables.

• Dato: datos de reserva y datos de pago.

Informe de fin de día
Este reporte nos da detalles sobre los productos vendidos, tasa neta, impuestos y total de cada producto.

Podemos seleccionar el período si deseamos obtener detalles de un mes completo.

Los informes también nos muestran los tipos de pago del período seleccionado y nos dan la lista detallada de las reservas.

Este informe solo completa los datos de los folios cerrados (cuando los folios se convierten en recibos)

• Dato: datos de reserva y datos de pago.

Si queremos crear una oferta por tiempo limitado con una tarifa especial o restricciones, con planes de comidas o extras, debemos crear una Oferta. Las ofertas aparecen sobre las tarifas de categorías.

1. Oferta de Tarifa Derivada.

2. Oferta Precio Fijo.

Comenzaremos creando el título y la relación con la tarifa principal (disminución, aumento) o una oferta fija (ver área azul). Aquí también podemos agregar una foto para la oferta.

En caso de la oferta sea disminución/aumento de precio, elegimos la tarifa de la que se deriva, el monto o el porcentaje de la diferencia que deseamos establecer, y en caso de que hubiera restricciones en la tarifa principal que deseamos copiar a la oferta, es necesario que marquemos heredar restricciones de la tarifa principal.

Agregamos una breve o una larga descripción si lo vemos necesario.

A continuación, estableceremos las habitaciones y las fechas en las que deseamos que esté activa la oferta, y otras restricciones si es necesario, así como la política de cancelación, el plan de comidas y los extras

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Cuando seleccionamos Reservas tempranas o tardías, podemos convertir la oferta en una oferta de última hora o reserva anticipada, eligiendo los días de anticipación para que la oferta se pueda reservar antes de las fechas del check in.

Al configurar la oferta, podemos  elegir
Adicional: Código de promoción. Habilitar esta opción nos dará un enlace que podremos compartir:

Lo que escribamos en la línea "Código" se agrega al enlace.

En las tarifas por categorías hay una casilla de verificación que mostrará las categorías creadas por ofertas especiales. Cada oferta crea su propia categoría de tarifas, por lo que las vemos en todos los lugares donde vemos esas categorías de tarifas.

Bienvenido al manual de usuario de RESERVATIO.

El manual del usuario repasará las características principales del PMS y cómo navegarlo.

La barra superior azul se utiliza para las acciones cotidianas, repasamos cada campo con más detalle en los próximos artículos.

Panel

Cuando inicie sesión en Reservatio, su panel de control le dará la bienvenida.

Transmisión en vivo

La transmisión en vivo muestra todas las reservas, cancelaciones y modificaciones entrantes para que el equipo de recepción esté al tanto de lo que sucede todo el tiempo.

Los colores en verde para una nueva reserva, amarillo para una modificación de una reserva y rojo para cancelaciones y falta de pago.

A través del PMS, puede abrir la tarjeta de registro de la reservación y realizar cambios o simplemente echar un vistazo.

Para ver la tarjeta de registro, simplemente haga clic en la reservación y seleccione Ver Reserva.

Check-ins y Check-outs.

Los campos de Check-ins y Check-outs se pueden considerar como la lista de tareas de la recepción para el día.

Todas los Check-ins y Check-outs de hoy o de mañana son fácilmente accesibles desde el Panel.

Haga clic en el nombre del huésped para realizar el Check-in rápidamente. Seleccione Ver Reserva para abrir la tarjeta de registro con los detalles de la reservación..

La lupa es una forma de buscar un nombre o un número de habitación de los huéspedes que llegan o salen.

La pequeña burbuja de chat junto a la reserva significa que hay un comentario o una nota sobre esta reserva en particular. Puede pasar el cursor sobre él para ver la nota o hacer clic para ver o agregar comentarios adicionales a esta reserva.

El estado del pago es visible, verde para reservas pagadas y rojo para no pagadas.

Importante con respecto a las notas:

Las notas de los huéspedes y las notas de limpieza solo seguirán a esta reserva en particular, pero las notas del hotel seguirán a este cliente, es decir, si este cliente vuelve a reservar una habitación, la nota del hotel aparecerá en su próxima reserva.

Puede volver a ver los colores, rojo para no pagados y verde para pagados.

Estadística

En la sección Estadística, los detalles se muestran en un gráfico. Los detalles se dividen en:

• Ocupación: Porcentaje de reservas en los próximos 28 días.

• Ingresos: Ingresos por reservas en los últimos 28 días.

• Canales de reserva: Estadísticas de reservas de reservas a través de diferentes canales. Muestra los resultados de las reservas realizadas en los últimos 28 días.

Reservas o el calendario es el horario de todas nuestras reservas en un solo lugar.

Detalles de las reservas:

• Estado de la habitación (limpia/sucia/inspeccionada).

• Acercar o alejar para ajustar la vista del calendario.

• Agregar notas sobre fechas o número de habitación.

• Fácil visión general de las habitaciones que deben registrarse y salir, y todos los huéspedes que están en casa.

• Resumen de pagos vencidos o pagados

• Bloquear una habitación

• Área de espera

• Crear una nueva reserva

• El punto rojo en el cuadro de la habitación número 5, muestra que esta habitación está marcada como habitación sucia.

Nota: si pasamos el cursor sobre los íconos en todo el PMS, aparecerá un texto para explicar lo que significa el ícono.

• El signo + es para acercar el zoom. Acercamos para hacer la cuadrícula más grande y clara, el signo + significa acercar. Agrandar la tabla para hacerla más grande y clara.

• El signo - es para alejar el zoom para que la tabla se vea con los días más grandes

Agregar notas en una fecha

• También podemos ingresar fechas importantes o tradiciones de cada día en el campo de fecha. Si señalamos con el mouse una fecha, aparecerá un pequeño cuaderno y un bolígrafo. Está en la esquina inferior derecha en el campo de fecha.

• Aparecerá una ventana de “agregar nota”, podemos ingresar los detalles y presionar guardar.

• Aparecerá un asterisco amarillo. Cuando se apunta el mouse, nos mostrará los detalles de los datos ingresados.

Color de entrada y salida

• Si realizamos el check-in El área dentro de la reserva será de color verde fijo

• Si realizamos el check-out El área dentro de la reserva será transparente

Color de pago

• Si el pago se ha registrado, el marco exterior de la reserva será de color verde.

• Si el pago no se ha registrado, el marco exterior de la reserva aparecerá en rojo.

• Si registramos el pago pero aún tiene el monto pendiente, la reserva será amarilla.

¿Cómo bloqueamos una habitación?

Podemos bloquear una habitación en línea haciendo clic con el botón derecho en la tabla de la habitación que deseamos bloquear y presionamos  “Bloquear habitación”.

Luego seleccionamos un rango de fechas para bloquear la venta y especificamos el motivo  porque bloqueamos la habitación, luego hacemos clic en Guardar

El calendario nos mostrará el bloqueo como se ve en la imagen:

Y si deseamos desbloquear una habitación para venta, hacemos clic en el campo bloqueado y seleccionamos “Eliminar bloqueo”.

Área de espera

Esta es un área para reservas donde las habitaciones no pueden encajar en el tipo de habitación que se reservó. En el área de recepción tendremos que mover otras reservaciones del calendario para poder encajar una reserva en el calendario.

El área de espera bloquea la disponibilidad del tipo de habitación en el que está reservado.

El área de espera no bloquea otros tipos de habitaciones.

Esto significa que en el caso de que la propiedad esté totalmente reservada, con exceso de reservas en habitaciones estándar pero que le quede 1 habitación superior, la habitación superior seguirá estando disponible en línea hasta que la reserva en el área de espera se haya trasladado de habitación estándar a habitación superior.

¿Por qué una reserva cae en el área de espera?

• Por ejemplo, esta reserva se colocó en el área de espera. El huésped reservó una habitación doble por 3 noches.

• En el sistema, la habitación doble está disponible para 3 noches pero no en la misma habitación durante toda la estadía, entonces una reserva bajará al área de espera.

• Por lo tanto, en la recepción tendremos que trasladar la reserva de la habitación 8 del nivel medio a la habitación 4.

• Luego, las reservas que están en el área de espera se pueden trasladar a la habitación 8 para las tres noches.