Nós da Privalia, temos alguns processos de devoluções de peças que efetuamos para as nossas Marcas parceiras. Vamos te explicar um pouquinho para que você entenda melhor sobre elas. Atualmente temos três tipos de devoluções de peças para as Marcas:

1. Devoluções das peças do estoque chamado de “transitório” (físico e/ou fiscal) resultante do check in dos lotes recebidos;

2. Devolução das peças que sobram de campanhas dos modelos negociados de Consignação e Compra com Devolução;

3. Devolução das peças que retornam dos nossos clientes ou de logística reversa. 

Qual a origem desses estoques? E como funciona tudo isso tudo na prática?

Para facilitar o seu entendimento, colocamos a figura abaixo:

O check in é um processo que a Privalia realiza para todas as campanhas recebidos em nossos Centros de Distribuição. Como isso funciona? Após a conferência dos volumes recebidos da Marca, realizamos a bipagem de todas as peças! Por isso alertamos sempre sobre a importância das etiquetas individuais de cada peça. 

Essa conferência por bipagem é comparada com a nota fiscal emitida pela Marca que sistemicamente emite um resultado: o % de conciliação do lote x Nota Fiscal. Em alguns casos, temos diferenças nesta conciliação, como peças que sobram e não faturadas, peças que não fazem parte da campanha (1) e peças faturadas que faltam no lote.

(1) Aqui cabe uma explicação: consideramos que tanto as peças que não fazem parte da campanha, quanto peças trocadas e com defeitos deverão ser devolvidas. 

É justamente nessas diferenças que a Privalia atua junto a Marca, realizando a negociação e acordo para a devolução física e/ou fiscal das peças divergentes. A comunicação ocorrerá através de um e-mail com o título padrão: “Avaliação de Check-In da P.O – (nome do fornecedor) – (número da PO) – Devolução fiscal”.     

 Como vamos comprovar essa divergência? Através do Dossiê de Campanhas!

Através desse dossiê, que é um conjunto de documentos do check in, esclarecemos o desvio para a Marca. Constam os seguintes documentos: relatórios com os resultados das auditorias, comprovantes de entrega e conferências de volumes assinados pelos responsáveis, relatório de bipagem das etiquetas de volumes (conferência cega e eletrônica), avaliação de peças classificadas como sobras e genéricos e relatório de possíveis retrabalhos nas peças enviadas (etiquetas, embalagens, etc) e algumas imagens. Através da solicitação da Marca, a Privalia enviará o dossiê.

 Quer conhecer como funciona o nosso processo de check in?

Como acreditamos que a nossa parceria deve ser baseada na transparência, reforçamos sempre o convite para que a Marca acompanhe os nossos processos de check in. Entre em contato com a equipe de Logística Reversa e faça o agendamento. Venha nos conhecer!

 Temos algumas regrinhas básicas de prazos e custos para a coleta das peças do estoque “transitório”. Vamos entendê-las?

•  Por ser um desvio de responsabilidade da Marca, entendemos também que os custos da devolução são de responsabilidade da Marca;

•  Lembra que a comunicação da Privalia ocorrerá através de um e-mail com o título padrão: “Avaliação de Check-In da P.O – (nome do fornecedor) – (número da PO) – Devolução fiscal”? Pois, a Marca tem o prazo de 10 dias corridos a partir da comunicação para se manifestar sobre os desvios. Após este prazo, a Privalia emitirá em até 5 dias corridos a nota fiscal de devolução para itens faturados e recebidos em quantidade maior que o pedido de compra e/ou nota fiscal de cobrança para itens faturados e não recebidos fisicamente. Há necessidade de mantermos a saúde dos nossos estoques;

•  Você sabe como espaço é fundamental dentro dos nossos CDs. Por isso, precisamos que as peças sejam recolhidas em um prazo máximo de 20 dias corridos  contados a partir da disponibilização do material para coleta.

Para facilitar o seu entendimento, colocamos a figura abaixo:

Esse tipo de devolução é aplicado para a negociação contratual da Marca com a Privalia, através dos modelos de “compra com devolução” ou de “consignação” de estoques. 

A Privalia informará a Marca sobre a quantidade de peças não vendidos na campanha e inventariadas, através de um e-mail: “Privalia: Devolução Pré Stock – Fornecedor mês/ano” no prazo de até 30 dias do END DATE (2) do último evento da campanha em nosso site. 

(2) END DATE: termo utilizado por nós para definir o último dia de venda de uma campanha.  

Temos algumas regrinhas básicas de prazos e custos para a coleta das peças dos estoques de “compra com devolução” e “consignado”. Vamos entendê-las?

• Lembra que a comunicação da Privalia ocorrerá através de um e-mail com o título padrão: Privalia: Devolução Pré Stock – Fornecedor mês/ano? Pois, a Marca tem o prazo de 10 dias corridos a partir da comunicação para se manifestar sobre eventuais dúvidas. Após este prazo, a Privalia emitirá em até 5 dias corridos a nota fiscal de devolução. Há necessidade de mantermos a saúde dos nossos estoques;

• Você sabe como espaço é fundamental dentro dos nossos CDs. Por isso, precisamos que as peças sejam recolhidas em um prazo máximo de 20 dias corridos e contados a partir da disponibilização do material para coleta. 

Para facilitar o seu entendimento, colocamos a figura abaixo:

De acordo com o nosso modelo de negócio e pela negociação contratual, a Marca receberá as peças devolvidas pelos nossos clientes (3) e reembolsará a Privalia no valor de compra dos produtos. Todas as peças recebidas através da logística reversa passam por um processo de bipagem, avaliação e recuperação através de um check in em nossos Centros de Distribuição.

(3) Peças devolvidas, independente do motivo, conforme Código de Defesa do Consumidor em compras no e-commerce.

É justamente no resultado desse check in que a Privalia realiza a montagem dos lotes a serem devolvidos. A Privalia notificará a Marca sobre a quantidade de peças devolvidas pelos clientes através do e-mail: “Privalia: Devolução de clientes – Fornecedor Lote: ***”.   

Quer conhecer como funciona o nosso processo de check in da logística reversa?

Como acreditamos que a nossa parceria deve ser baseada na transparência, reforçamos sempre o convite para que a Marca acompanhe os nossos processos de check in da logística reversa. Entre em contato com a equipe de Logística Reversa e faça o agendamento. Venha nos conhecer! 

Temos algumas regrinhas básicas de prazos e custos para a coleta das peças de devolução de nossos clientes. Vamos entendê-las? 

• A emissão da nota fiscal de devolução das peças será realizada em até 90 dias do recebimento das peças, acrescidos dos dias decorrentes entre a data da notificação de devolução enviada pela Privalia e o efetivo e-mail de confirmação da Marca; 

• Lembra que a comunicação da Privalia ocorrerá através de um e-mail com o título padrão: “Privalia: Devolução de clientes – Fornecedor Lote: ***?” Pois, a Marca tem o prazo de 10 dias corridos a partir da comunicação para se manifestar sobre eventuais dúvidas. Após este prazo, a Privalia emitirá em até 5 dias corridos a nota fiscal de devolução. Há necessidade de mantermos a saúde dos nossos estoques;

• Você sabe como espaço é fundamental dentro dos nossos CDs. Por isso, precisamos que as peças sejam recolhidas em um prazo máximo de 20 dias corridos e contados a partir da disponibilização do material para coleta. 

Sim, é possível. Mas se a Marca optar por solicitar o despacho dos lotes de devolução via Correios, temos que informar algumas regrinhas básicas por não termos como acompanhar e garantir esse processo:

•  A Marca precisa disponibilizar o número do PAC de envio para nós;

• A Marca é responsável pelo acompanhamento e rastreio do PAC informado, bem como pela efetivação da entrega dos produtos;

• Os eventuais extravios, atrasos, custos e aspectos qualitativos das peças que podem ser causados pelos Correios não serão de responsabilidade da Privalia, por não estarem dentro da nossa atuação; 

• A Privalia considerará a carga como “coletada”, a partir da verificação do PAC disponibilizado pela Marca.

• Essa coleta deve ser previamente agendada, informando o dia e qual a transportadora que fará a retirada, ok? Assim mantemos a organização dos horários;

• Já falamos de espaço e precisamos falar de pessoas também: esse processo de devolução requer ocupação da uma doca e alocação de equipe. Por isso, em caso de um agendamento confirmado e não comparecimento do transportador, vamos aplicar a penalidade "No Show" conforme previsto no Capítulo 10. Vamos combinar que qualquer alteração no agendamento deve ser realizada em até um dia antes da data marcada?

• Vamos manter as pessoas seguras nas coletas? Seguem nossas regrinhas básicas: o pessoal da coleta somente poderá ter acesso ao CD com calçado de segurança com bico de aço, calça longa e camiseta ou camisa que não façam apologia a sexo, drogas, violência e partidos políticos e/ou acompanhados por menores de 18 anos;

• Não fornecemos ajudantes para carregamento da carga e, desta forma, temos uma sugestão de número de pessoas que possam realizar esse trabalho (4): Até 100 volumes -> trazer no mínimo dois ajudantes | De 101 a 250 volumes -> trazer no mínimo de três ajudantes | Acima de 250 volumes -> trazer no mínimo quatro ajudantes.

(4) Considerando o carregamento de caixas grande e pesadas. Essa informação é referencial, podendo ser ajustada de acordo com a característica da carga. 

É fácil: a cada três meses você receberá da Privalia uma pesquisa de NPS (5), onde há uma parte exclusiva para que você nos explique onde estão as suas maiores dificuldades. Mas se você quer ter um contato mais rápido e pontual, entre em contato com os canais de comunicação informados no próximo item.  

(5) NPS: Net Promoter Score é uma pesquisa que utiliza dados quantitativos e qualitativos para avaliar o quanto os clientes (neste caso você será o nosso cliente!) estão satisfeitos com a experiência que tiveram (ou estão tendo) com uma determinada empresa.  

É importante ressaltar que: O fornecedor tem um prazo máximo de 60 dias, contados a partir da data de coleta para acionar sobre alguma divergência identificada em relação ao produto ou serviço fornecido. Após esse prazo, o fornecedor não poderá mais reivindicar a correção ou resolução da divergência em questão