Potrzebujesz dobrej umowy? Przeczytaj koniecznie.

🕕 Czas na przeczytanie poniższego tekstu to ok. 8 minut.

Wokół umów narosło wiele mitów. Niestety bardzo często zamiast dobrej, bezpiecznej, spisanej umowy wolimy poprzestawać na ustaleniach, a w zasadzie nawet bardziej naszych (jednostronnych) wyobrażeniach na temat tych ustaleń. Nie trzeba przy tym dodawać, że równie często druga strona kontraktu ma już zupełnie inne wyobrażenie o tym, co zostało "ustalone".

Mit nr 1. A po co mi umowa? Zawsze można się dogadać.

Niby tak, ale z drugiej strony, takie "dogadywanie się" to też umowa - umowa w formie ustnej. I w zasadzie z realizacją takiej umowy zazwyczaj nie ma problemów tak długo, aż się nie pojawią. A pojawiają się najczęściej tak szybko, jak szybko zawierano umowę (dogadywano się) i kiedy się już pojawią to zaczynają się mnożyć. I wtedy zaczynamy rozumieć, że od formy ustnej jednak znacznie lepsza jest forma pisemna (art. 78 § 1 ustawy kodeks cywilny), a przynajmniej forma dokumentowa (art. 772 w zw. z art. 773 ustawy kodeks cywilny, czyli w praktyce np. e-mail albo plik wideo itp.), o ile oczywiście nie jest wymagana forma pisemna albo np. forma aktu notarialnego. W przypadku wątpliwości najlepiej zapytać prawnika z odpowiednim doświadczeniem (radca prawny, adwokat). 

Mit nr 2. My nie zawieramy żadnych umów, my tylko (sprzedajemy i) wystawiamy faktury.

Być może zabrzmi to niewiarygodnie, ale wielu "handlowców" nie wie, że przekazanie komuś towaru w zamian za określone wynagrodzenie to jednak umowa - umowa sprzedaży. Oczywiście nic złego w tym, że wiele takich umów zawieranych jest ustnie (a czasem per facta concludentia), to jest zupełnie legalne. Problematyczny jest brak świadomości, że zawierane są umowy sprzedaży. W aktach sprawy podatkowej widziałem zeznania pracownika dużej firmy handlowej, który na pytanie urzędnika - "czy spółka zawierała jakieś umowy z kontrahentami?", raczej bezrefleksyjnie zeznał, że "spółka nie zawierała żadnych umów", zaś on "tylko wystawiał faktury". Łatwo sobie wyobrazić, jak zostało to zinterpretowane.

Mit nr 3. Dobra umowa musi być prosta i krótka.

Czasem to jest możliwe. Bywa tak, że materia umowy nie jest aż tak bardzo skomplikowana i rzeczywiście można się ograniczyć do kilku jednostek redakcyjnych tekstu. Często jednak kończy się tym, że każda ze stron oczekiwała czegoś innego, a co innego zapisano (a raczej właśnie, nie zapisano) w treści umowy. Czy to problem? Często tak, bo z treści umowy niewiele wynika, a gdy już mamy spór to próba oceny jaka była zgodna wola stron w chwili zawierania umowy - zazwyczaj kończy się w Sądzie.

Mit nr 4. Dobre są tylko skomplikowane, najlepiej "anglosaskie" umowy.

Czasem tak będzie, ale raczej niezwykle rzadko. Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że (zazwyczaj) mieszkając w Polsce i "robiąc interesy" w Polsce, posługujemy się językiem polskim, stosujemy (nawet nie do końca świadomie) polskie prawo, zaś rozstrzygnięć sporów (w tym tych dotyczących interpretacji czy też realizacji umów) poszukujemy w polskich (a nie "anglosaskich") Sądach. Tzw. "anglosaskie" umowy, odpowiednie dla innego systemu prawnego, mogą nie tylko nie zabezpieczać naszych interesów, ale wprost szkodzić. Ostatnio można też zauważyć, że wiele osób praktycznie bezrefleksyjnie akceptuje umowy posiadające anglosaskie nazwy np. "NDA" (non-disclosure agreement), a to może być poważny błąd. Dlaczego? Wyjaśnienie w dalszej części testu. 

Mit nr 5. Szkoda czasu na "odkrywanie Ameryki" (konsultowanie treści umowy z prawnikiem), wystarczy wzór z internetu.

Faktycznie czasem będzie to zupełnie wystarczające. Rozsądnie jest też zobaczyć, jak robią to (piszą) inni. Nie należy tego jednak robić zupełnie bezrefleksyjnie. Co istotne, rozwiązania prezentowane w internecie, bywają błędne np. z uwagi na upływ czasu i zmiany przepisów. Jeżeli jednak taki wzór prezentowany jest przez poważną i wiarygodną instytucję, firmę lub prawnika profesjonalistę (radca prawny, adwokat), skorzystanie z niego wydaje się być bezpieczne - tylko czy będzie to adekwatne do naszych potrzeb?

Mit nr 6. Muszę podpisać to co jest. Później się coś wymyśli.

Taki schemat zawierania umów często występuje w zamówieniach publicznych. I jakkolwiek zazwyczaj trudno twierdzić, że takie umowy czy ich konkretne zapisy są niezgodne z prawem, to jednak jednostronnie narzucane warunki mogą być skrajnie rygorystyczne i niekorzystne dla wykonawcy. Oczywiście, zazwyczaj "później" (po zawarciu umowy) niewiele można już zrobić - vide art. 455 ustawy prawo zamówień publicznych (tj. z dnia 18 maja 2021 r. Dz.U. z 2021 r. poz. 1129). Dlatego w zamówieniach publicznych (i nie tylko) konsultacje z prawnikiem, dotyczące treści umowy (a więc przyszłych praw i obowiązków), powinny jednak odbywać się przed jej zawarciem. Można np. skorzystać z możliwości, o których mowa w przepisie art. 135 ustawy prawo zamówień publicznych (tj. z dnia 18 maja 2021 r. Dz.U. z 2021 r. poz. 1129) a przede wszystkim można dobrze przygotować się do realizacji umowy nie tylko w aspekcie wykonawstwa ale też w kwestii formalnych wymagań zamawiającego. Odrębny ale bardzo ważny problem to umowy zawierane na czas określony. Zawierając taką umowę należy mieć świadomość, że jej rozwiązanie przed upływem czasu na jaki została zawarta wprawdzie zawsze jest możliwe (hipotetycznie można faktycznie zaprzestać jej realizacji), niemniej może to być bardzo kosztowne rozwiązanie, druga strona może bowiem żądać kar umownych (lub innych) albo odszkodowania.

Jaka umowa jest dobra?

Dobra będzie taka umowa, której treść jest adekwatna do oczekiwań stron, zaś same oczekiwania skonfrontowano z treścią odpowiednich przepisów prawa. Dlaczego to takie ważne i jak się w tym "odnaleźć"? Po pierwsze - typologia umów. Umowy nazwane i nienazwane, przy czym nie chodzi tu zupełnie o to, czy naszą umowę jakoś nazwiemy (nadamy jej nazwę, tytuł) czy też nie. Tytuł praktycznie się nie liczy, liczy się treść i zgodny zamiar stron. W jednym z wyroków (I CSK 703/09) Sąd Najwyższy przypomniał, że ocena charakteru umowy zależy nie od jej nazwy, ale od rzeczywistej treści oraz celu i zgodnego zamiaru stron. Chodzi o to, czy nasza umowa będzie umową, którą uregulowano w jakimś akcie prawnym (umowa nazwana, typ normatywny) czy też będzie umową wprawdzie nieuregulowaną w żadnej ustawie, ale znaną w praktyce (umowa nazwana, typ empiryczny, kiedyś leasing). A jakie to ma praktyczne znaczenie? Może mieć zasadnicze. Podam prosty przykład. Nie każdy zna treść przepisu art. 4499 ustawy kodeks cywilny (tj. z dnia 16 września 2020 r. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740), a skoro ktoś nie zna to może chcieć inaczej uregulować tą kwestię w umowie. Niestety w praktyce, takie oczekiwania (i adekwatne do nich zapisy umowy) będą zupełnie nieskuteczne, co zapewne spowoduje konkretne problemy dla strony zamierzającej odnieść korzyść z takiego zapisu. Dlaczego tak będzie? Dlatego, że ww. przepis to tzw. przepis bezwzględnie obowiązujący (ius cogens). Normy ius cogens to takie normy, których stosowania nie może wyłączyć lub ograniczyć ani wola stron, ani odmienny zwyczaj. To oczywiście tylko zupełnie podstawowe informacje i zasady metodyki redagowania umów.

Jak napisać dobrą umowę?

Przede wszystkim należy wiedzieć czego się oczekuje od kontrahenta, czego on może oczekiwać od nas, jakie korzyści chcemy osiągnąć, a jakie ryzyka niwelować. Taką wiedzę najlepiej przedstawić prawnikowi profesjonaliście (radca prawny, adwokat) z odpowiednim doświadczeniem w zakresie prawa umów, a on opracuje dla nas właściwy projekt umowy.

Na marginesie.

"Jak podaje Krajowy Rejestr Długów (dane z września 2021), budownictwo, zaraz po handlu, to jedna z najbardziej obciążonych długami branż w polskiej gospodarce. Łączne zadłużenie firm z sektora budowlanego wynosi już blisko 1,8 mld zł, z czego połowa tej kwoty to długi jednoosobowych działalności gospodarczych."

https://www.muratorplus.pl/biznes/raporty-i-prognozy/przybywa-bankructw-firm-budowlanych-aa-rTPY-9Zct-K2qb.html (26.11.2021)

Problem nie dotyczy wyłącznie branży budowlanej.

"W 2020 r. opublikowano w Monitorze Sądowym i Gospodarczym 587 upadłości firm, wynika z analiz przeprowadzonych przez Centralny Ośrodek Informacji Gospodarczej ... budownictwo z liczbą 77 firm znalazło się na trzecim miejscu."

https://www.muratorplus.pl/biznes/raporty-i-prognozy/przybywa-bankructw-firm-budowlanych-aa-rTPY-9Zct-K2qb.html (26.11.2021)

W powyższej publikacji wskazuje się różne przyczyny tego stanu rzeczy - np. zatory finansowe, wzrosty cen itd. Autor publikacji wspomina o instytucji waloryzacji wynagrodzeń i jako przykład podaje GDDKiA.

Ciekawa jest jednak dalsza konkluzja -

"To [waloryzacja] z pewnością faworyzuje firmy budowlane zaangażowane w infrastrukturę za publiczne pieniądze. Inne segmenty budownictwa muszą sobie radzić same, licząc na wzrost inwestycji i dobre umowy zabezpieczające ich interesy i bezpieczeństwo."

https://www.muratorplus.pl/biznes/raporty-i-prognozy/przybywa-bankructw-firm-budowlanych-aa-rTPY-9Zct-K2qb.html (26.11.2021)

Czy prawnik powinien brać udział na każdym etapie tworzenia umowy Najczęściej tak. Chociażby tylko z uwagi na przepisy bezwzględnie obowiązujące. A co, jeżeli jednak nie chcesz angażować prawnika na wstępnym etapie prac nad umową np. na etapie redagowania założeń do umowy? W takim przypadku możesz spróbować napisać albo ocenić projekt, udzielając sobie odpowiedzi na kilka prostych pytań:

Kto? Czyli - strony umowy, ale też inne osoby lub podmioty, które będą (lub będą mogły) realizować jakieś czynności.

Co? Tu - przede wszystkim - przedmiot umowy. Następnie pozostałe prawa i obowiązki stron. Korzyści i co niemniej ważne - ryzyka.

Gdzie? Wszystkie miejsca istotne w procesie realizacji umowy. Miejsce spełniania świadczeń. Miejsca realizacji innych obowiązków. Ale też np. miejsce określające właściwość Sądu w przypadku sporu, którego nie uda się rozwiązać polubownie.

Kiedy? Jak długo? To oczywiście wszystkie terminy, okresy itp. A więc, data zawarcia umowy, okres jej obowiązywania, daty oczekiwanej realizacji różnych obowiązków, itd.

Ile? To np. wszystkie kwestie finansowe - wynagrodzenie, odszkodowanie, kary.

Jak? W jaki sposób? Na to pytanie mogą odpowiadać jednostki redakcyjne (paragrafy, punkty itp.) dotyczące różnych zagadnień. Będą to np. kwestie dotyczące formy prawnej konkretnych czynności (w formie dokumentowej lub pisemnej), ale też okresu czasu na realizację konkretnych obowiązków (np. niezwłocznie), no i oczywiście oczekiwanych sposobów realizacji umownych obowiązków.

Dlaczego? Tu powinny znaleźć się zapisy wyjaśniające np. dlaczego strony będą uprawnione do rozwiązania umowy albo dlaczego jedna ze stron będzie uprawniona do naliczania i egzekwowania kar.

Jak łatwo zauważyć, praktycznie większość zapisów takiego projektu umowy będzie odpowiadała na więcej niż jedno pytanie. Czy taki projekt będzie można już uznać za wystarczająco dobry? Z całą pewnością nie, chociażby tylko dlatego, że taki projekt nie będzie uwzględniać wielu kwestii prawnych, będzie to jednak z pewnością niezły materiał do dalszej pracy (z udziałem prawnika).

Co warto zapamiętać?

Przede wszystkim to, że najczęściej "prosta" umowa (albo umowa, której nie przygotował prawnik z odpowiednim doświadczeniem) nie tylko nie zabezpieczy naszych interesów ale wprost będzie źródłem problemów. Projekt umowy powinien opracować radca prawny lub adwokat. Warto wcześniej opracować porządne założenia do umowy, korzystając np. z ww. pytań (kto, co, gdzie, kiedy itd.). Pamiętaj, że nie musisz "kupować umowy w worku", masz prawo do zadawania pytań. 

Na marginesie.

Tematyka umów może wydawać się nudna, ale tak nie jest, gdy patrzymy na umowy w ujęciu historycznym. I bynajmniej nie mam tu na myśli umów, których geneza sięga Cesarstwa Rzymskiego (i jeszcze wcześniej). Chodzi mi o nieco młodszą umowę maszoperii. Maszoperia (po niderlandzku maatschappij czyli towarzystwo) to forma spółki znanej na Pomorzu już od czasów średniowiecza. Źródła (Maszoperie i rybacy kaszubscy, [w:] Cezary Obracht-Prondzyński, Miłosława Borzyszkowska-Szewczyk, Instytut Kaszubski w Gdańsku, Gniazdo gryfa : słownik kaszubskich symboli, pamięci i tradycji kultury, Gdańsk 2020, s. 340, ISBN 978-83-65826-47-3) podają, że wzmianki o maszoperiach (matschop) pojawiły się pierwszy po raz pierwszy na Pomorzu w dokumencie pochodzącym z 1450 roku, a dotyczącym Helu. Z kolei wg. wikipedii w Holandii i Belgii po dziś dzień niektóre firmy – nawet spoza branży rybackiej i całkowicie niezwiązane z morzem – używają nazwy maatschappij do określenia formy działalności gospodarczej, którą prowadzą, np. KLM (Koninklijke Luchtvaart Maatschappij – Królewskie Holenderskie Linie Lotnicze), Vlaamse Televisie Maatschappij (Telewizja Flamandzka) i wiele innych.

Parafrazując Charles'a Bukowski'ego:

An intellectual says simple things in a difficult way. A good lawyer says difficult things in a simple way.

Mam nadzieję, że opanowałem tą sztukę chociaż w nikłym stopniu ; )

Potrzebujesz dobrej umowy, która zabezpieczy Twoje interesy? Twój kontrahent nalega na podpisanie "typowej" umowy? A może podpisałeś już kontrakt, który nie jest dla Ciebie zbyt korzystny? Napisz do mnie lub zadzwoń, wspólnie znajdziemy rozwiązanie problemu.