Zastanawiasz się czy w Twojej firmie potrzebne są procedury - przeczytaj koniecznie. 

🕒  Czas na przeczytanie poniższego tekstu to ok. 2 minuty.

Procedury (pisemne), przed faktem, czy po fakcie?

Skąd takie pytanie? No właśnie ... z moich wieloletnich obserwacji. Bo zasadniczo są dwa podejścia do procedur. Jedni je mają, korzystają z nich itd. Inni zaczynają o nich myśleć właśnie "po fakcie" czyli dopiero na etapie problemów.

Jakie to będą problemy? Oczywiście różne, a więc i te zupełnie nieszkodliwe w skutkach ale też i takie, których implikacje mogą firmą poważnie wstrząsnąć, a czasem nawet doprowadzić firmę do bankructwa i innych związanych z tym problemów (np. problemy członków zarządu itd.).

Wiele osób powie jednak, że procedury (pisemne) są dobre w dużych organizacjach, a w małych firmach usługowych czy handlowych to zbędna formalność. Nic bardziej błędnego. Nawet jeżeli brak procedur nie doprowadzi takiej firmy do upadku to może jednak warto pomyśleć przynajmniej o kosztach wynikających z braku procedur.

Ktoś może jednak powie, że procedury to przecież też koszty. I jest to prawda. Procedury trzeba opracować (a wcześniej ocenić jakie procedury będą w ogóle potrzebne), implementować (wdrożyć jeśli ktoś woli) no i co jakiś czas aktualizować, a to kosztuje. Z pewnością tak, ale z moich wieloletnich doświadczeń wynika, że koszty braku procedur najczęściej bywają znacznie większe.

Dlaczego tak jest? Bo procedury to porządek w organizacji, a brak procedur to niestety stan zupełnie odwrotny i chyba jednak niepożądany. Podam przykład. Czy mamy procedurę dotyczącą reklamacji nabywanych towarów lub usług? Załóżmy, że nie mamy. No i co z tego (ktoś powie)? Jaki tu problem? Dzwonimy albo piszemy "mejla" ... No właśnie. A co jeżeli druga strona też nie ma procedur? I na ww. wrzuca takie "mejle" do SPAMu, albo ignoruje? Może piszemy ponownie? Może dzwonimy "setny" raz. A w tym czasie roszczenie się przedawnia. Nikomu nawet do głowy nie przyjdzie, żeby żądać korekty faktury, no bo sprawa "w toku" ... Bywa, że sprawa kończy się w Sądzie.

Oczywiście skutki braku procedur mogą być znacznie poważniejsze niż przegrana sprawa w Sądzie. Konsekwencją braku procedur i wynikającego z tego faktu wadliwego działania personelu firmy mogą być problemy podatkowe lub nawet karne.

Polityki, procedury itp. warto więc mieć i stosować (czasem prawo ich wymaga), bo (wbrew pozorom) tak jest łatwiej pracować, no i mając ww. (i przestrzegając ich) łatwiej przejść przez możliwe kontrole itd.

Masz wątpliwości czy potrzebujesz procedur, a może potrzebujesz tylko kontroli lub zmian w tym zakresie? Napisz do mnie lub zadzwoń, wspólnie znajdziemy optymalne rozwiązanie.