Speldjes kunnen besteld worden via dit formulier. Om de kosten van verzending te spreiden, vragen we om bestellingen te groeperen per afdeling en minimaal 10 speldjes te bestellen.

Rechtsaansprakelijkheid van gewesten, afdelingen, bestuursleden en OvdP-leden

Onze vereniging is een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid, officieel gevestigd in Amsterdam met standplaats in Antwerpen en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel. Volgens de statuten kunnen uitsluitend natuurlijke personen lid zijn van de Orde (rechtspersonen zijn uitgesloten om lid te zijn). Elk OvdP-lid is dus lid van deze vereniging en is daarbij ingedeeld bij een territoriale afdeling, die zelf deel is van een gewest. Afdelingen en gewesten zijn onderdelen van deze hoofdvereniging. Ze zijn juridisch niet afzonderlijk verantwoordelijk, m.a.w. het zijn zelf geen rechtspersonen en ze hoeven niet apart geregistreerd te worden (zie burgerlijk wetboek, Boek 2, art 41a).

Leden van de vereniging en bestuurders van de afdelingen of gewesten zijn hoofdelijk NIET aansprakelijk (terwijl dit wel het geval zou zijn bij verenigingen die niet notarieel geregistreerd zijn, zoals ‘feitelijke verenigingen’ (Belgische situatie) of 'verenigingen zonder of met beperkte rechtsbevoegdheid' (Nederlandse situatie)). Lokale bestuursleden vertegenwoordigen de hoofdvereniging voor een bepaalde afdeling of gewest en kunnen daarbij autonoom handelen. Anderzijds betekent dit ook dat de afdelingen en gewesten rechten en plichten hebben die vastgelegd zijn in de statuten en het huishoudelijk reglement.

Banken hebben standaardprocedures voor het openen van een bankrekening voor een vereniging of voor de registratie van de volmachthouders. Banken in België hanteren dikwijls slechts de twee in België gebruikelijke rechtsvormen van verenigingen: een vereniging zonder winstoogmerk of vzw (geregistreerde vereniging met volledige rechtsbevoegdheid) en een feitelijke vereniging (niet-geregistreerde vereniging zonder rechtsbevoegdheid). OvdP-afdelingen en -gewesten in België zijn echter geen van beide. Het zijn lokale onderdelen van een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid en neergelegd in Nederland. Het verwijzen naar de statuten van deze hoofdvereniging en de nodige legitimering van de lokale bestuursleden die volmacht krijgen op de bankrekening, volstaan om een bankrekening te openen. Er is dus geen nood aan een registratie van de afdeling of het gewest als vzw om de hoofdelijke aansprakelijkheid te vermijden.

En laat ook het volgende duidelijk zijn: bij het openen van een rekening of bij een bestuurswissel kan de bank een formulier aanreiken dat bestemd is voor feitelijke verenigingen. Misschien is er bij de aanvraag geen verwijzing geweest naar de geregistreerde hoofdvereniging en haar statuten. Deze lacunes bij de bank zijn geenszins een argument om te claimen dat de afdeling of het gewest dan automatisch een feitelijke vereniging zonder rechtspersoonlijkheid zou worden, dat de leden daardoor toch hoofdelijk aansprakelijk zouden zijn of dat de tegoeden op de bankrekening zouden toekomen aan de afdelingsleden en niet meer behoren tot de vereniging. 

Voor banken is Nederland is de situatie vergelijkbaar. Afdelingen en gewesten zijn onderdelen van de hoofdvereniging en hebben zelf geen rechtsbevoegdheid. Alleen de hoofdvereniging als geheel is de rechtspersoon. De lokale bestuurders vertegenwoordigen het hoofdbestuur. Bij het aanvragen van een bankrekening kan er verwezen worden naar de hoofdvereniging neergelegd in Amsterdam. Soms vragen de banken extra garanties, bv. de voorwaarde dat een lokale afdeling of gewest zich notarieel laat registreren als vereniging met volledige rechtsbevoegdheid (die statutair valt onder of verbonden is met de hoofdvereniging) en dat de afdelings- of gewestbestuurders zich laten inschrijven in het Nederlandse UBO-register. Zelfs in dit geval blijven - juridisch gezien - alle leden van die afdeling of dat gewest lid bij de hoofdvereniging. Ook blijven de afdelingen of gewesten zelf onderdelen (en dus geen leden) van de hoofdvereniging met alle rechten en plichten zoals voorzien in de statuten en het huishoudelijk reglement. Voor afdelingen in andere landen dan België en Nederland kan de praktische afhandeling van land tot land verschillen.

Hieronder meer details over het openen van een bankrekening.

Wegens witwasregelingen staan banken niet meer toe om rekeningen met gelden van verenigingen te openen of aan te houden op persoonlijke naam.

Omdat de OvdP geen rechtspersoon is in België en ook geen feitelijke vereniging, vallen we niet binnen de gangbare categorieën. Om te vermijden dat elke afdeling zelf met de bank moet uitzoeken hoe de rekening geopend kan worden, hebben we dit even uitgezocht bij KBC, de bank waar de centrale gelden aan toevertrouwd zijn. We hebben deze procedure nog niet uitgezocht bij andere banken, maar voegen deze graag toe op basis van ervaring van afdelingen.

De procedure heet in KBC-jargon "Registreren autonome entiteit (exploitatiezetel)". 

Wat moet je opsturen naar het lokale KBC-kantoor om een rekening op naam van de afdeling te openen:

1. Statuten OvdP 

2. Verslag ledenvergadering waar afdelingsbestuur benoemd is. Daarvoor kan je deze template gebruiken.

3. Alleen de penningmeester moet geregistreerd te zijn bij de bank (met itsme).

De doorlooptijd zou minder dan twee weken moeten zijn.

Wanneer een nieuw bestuur benoemd is, blijft dezelfde rekening behouden en moet enkel de nieuwe penningmeester gemeld te worden aan de bank om het mandaat op de rekening te verleggen naar het nieuwe bestuur. Deze melding kan op basis van deze template van verslag bestuursvergadering waar nieuwe bestuur benoemd wordt.

De algemeen penningmeester hoort graag feedback over de opening van de afdelingsrekening (jan.dheedene@ovdp.org).

We zoeken nog de procedure uit om in Nederland een rekening te openen op naam van een afdeling van de geregistreerde Stichting met volledige rechtsbevoegdheid (KvK 40539258). 

Twee verzekeringen dekken risico's verbonden aan de werking van de afdelingen. De integrale voorwaarden van deze polissen vind je hieronder. 

• De verzekering bestuursaansprakelijkheid  (afdekken van bestuursfouten).

• De polis burgerlijke aansprakelijkheid en rechtsbijstand.

De verzekerden in de polis bestuurdersaansprakelijkheid zijn zowel het Bestuur van de vereniging als de bestuurders van de gewesten en van de lokale afdelingen, voor zover zij op basis van de statuten en het huishoudelijk reglement gekozen en benoemd worden. Deze verzekering dekt schade als gevolg van bestuursfouten.

De polis burgerlijke aansprakelijkheid / rechtsbijstand met de bijzondere voorwaarden dekt de risico's van de uitbating. Daarbij is verzekerd: “... alle georganiseerde activiteiten wereldwijd alsook voor alle leden wereldwijd.” met bijkomende precisering: “Wij verzekeren de burgerlijke aansprakelijkheid van het bestuur van de verzekerde vereniging en van alle personen door dit bestuur met een opdracht gelast. Wij verzekeren eveneens de persoonlijke burgerrechtelijke aansprakelijkheid van de leden. Wij verlenen onze waarborgen gedurende de door de vereniging georganiseerde activiteiten, vergaderingen, bijeenkomsten en voorbereidingen daartoe. Eveneens gedurende de door het bestuur ingerichte gezamenlijke verplaatsingen, ook deze per fiets.”

De verzekering ‘burgerlijke aansprakelijkheid’ dekt lichamelijke en stoffelijke schade aan derden die zich voordoet tijdens de door de vereniging ingerichte gezamenlijke activiteiten. Leden kunnen voor wat betreft lichamelijke schade ook derden zijn. De verzekering is geldig voor schade die zich wereldwijd kan voordoen, voor zover ze voortspruit uit een feit dat verband houdt met de activiteiten en organisaties van het centraal bestuur of van de lokale gewesten en afdelingen. Wanneer een organisatorische OvdP-eenheid verantwoordelijk wordt gesteld voor schade aan derden kan deze polis ingeroepen worden. De oorzaak van de schade moet bij de organisatie liggen. 

Let wel:

• Deze BA-verzekering is geen ongevallenverzekering.

• In België zijn tot max. 10 vrijwilligers (niet-leden) per evenement verzekerd via de polis (denk aan meehelpende partners of studenten). Dit is een wettige verplichting voor verenigingen in België. In Nederland  hebben de meeste gemeenten een vrijwilligersverzekering afgesloten voor personen die onverplicht en onbetaald werkzaamheden verrichten ten behoeve van een vereniging waarbij een maatschappelijk belang wordt gediend. In andere landen dient geval per geval nagevraagd te worden bij de autoriteiten wanneer vrijwilligers-niet-leden ingezet worden.

• Een extra polis Burgerlijke aansprakelijkheid kan soms nodig zijn om een speciaal risico te verzekeren, bv. speciale evenementen die plaatsvinden in lokalen zonder commerciële catering of die niet bedoeld zijn voor publiekswerking of normaal niet verhuurd worden voor evenementen, of wanneer speciale infrastructuur gehuurd wordt waarbij de eigenaar niet verzekerd is voor schade.

• Voor reizen georganiseerd door een afdeling, gewest of Bestuur moet er telkens onderzocht worden of er specifieke verzekeringen aangeboden moeten worden in het reispakket, bv annuleringsverzekering of een reisverzekering. Dat zal vnl. van toepassing zijn voor meerdaagse reizen.

Hierond vind je de details van de polissen:

Deze rapportering gaat enkel over de overkoepelende OvdP-organisatie. Het bestuur van de afdelingen van de OvdP voeren een onafhankelijk financieel beleid.

We zijn een ledenvereniging en de inkomsten komen uitsluitend uit de bijdragen van de afdelingen voor elk lid. In 2025 telt de OvdP 2615 betalende leden, en we verwachten inkomsten van €280.000.

Wat doen we op centraal niveau met deze middelen?

Het grootste deel (35%) gaat naar ledenwerking: ondersteuning van leden en afdelingen (het Secretariaat). Aan de diensten voor leden (PrincEzine, Noord&Zuid, Algemene Ledendag, Prince-Academie) besteden we 25% van de middelen. Aan NT&C, het hart van onze missie, besteden we 10% van onze middelen, en aan de Prijs van den Prince 5%. 

Bestuur neemt 25% van de totale middelen waarvan 1/4 naar centrale bestuur, 1/2 naar gewestwerking en 1/4 naar algemene raad. Het centrale bestuur zet in op automatisering en digitale ondersteuning om zo weinig mogelijk tijd te spenderen aan bestuurlijke zaken, en te werken aan initiatieven die onze vereniging en de afdelingen versterken en een meerwaarde hebben voor de leden. Hierdoor dalen de kosten voor Bestuur terwijl de uitgaven voor diensten aan leden en investeringen in uitstraling stijgen.

Conclusie: de OvdP is financieel gezond, met een mooie reserve die ons de ruimte geeft om initiatieven te ontplooien die passen in onze missie.