TUJUAN PELUPUSAN

1.Dokumen Tidak Lagi Relevan atau Tidak Diperlukan:

1. • Dokumen yang sudah tidak lagi relevan dengan operasi atau kegiatan organisasi. Misalnya, laporan tahunan yang sudah tamat tempoh, atau dokumen transaksi yang telah selesai dan tidak lagi diperlukan untuk tujuan audit atau laporan.

2.Mencapai Keberkesanan Pengurusan Rekod:

•  Untuk mengelakkan lambakan dokumen yang tidak berguna dan memudahkan pencarian dokumen yang masih relevan. Proses ini membantu memastikan bahawa hanya dokumen yang penting dan bernilai disimpan dalam sistem pengurusan rekod.

3.Mengikuti Tempoh Penyimpanan yang Ditetapkan:

• Kebanyakan organisasi dan institusi mempunyai dasar mengenai tempoh penyimpanan dokumen. Jika dokumen melebihi tempoh penyimpanan yang ditetapkan, ia perlu dilupuskan  mengikut prosedur. 

4.Mengurangkan Risiko Keselamatan dan Perlindungan Data:

• Penghapusan dokumen yang mengandungi data sensitif atau peribadi (seperti maklumat pelanggan atau pekerja) adalah penting untuk mengelakkan penyalahgunaan atau kebocoran data. Proses ini membantu melindungi privasi dan mematuhi undang-undang perlindungan data.

5.Pemeliharaan Sumber dan Ruang Penyimpanan:

• Dokumen yang tidak diperlukan lagi memakan ruang penyimpanan dan boleh membebankan pengurusan dokumen unit/jabatan. Pelupusan dokumen yang sudah tidak berguna dapat membantu mengoptimumkan ruang penyimpanan dan penggunaan sumber.

6.Penyelenggaraan Integriti Sistem Rekod:

•  Pelupusan dokumen yang tidak lagi diperlukan membantu mengekalkan sistem pengurusan rekod yang teratur dan terkini, memastikan bahawa hanya rekod yang sah dan berkaitan yang ada dalam sistem.