Modul 1: Bahagian 4
Modul 1: Bahagian 4
Embedded Files
BADAN SURAT
BADAN SURAT
Sapaan Surat | Tajuk Surat | Pembuka Kata | Isi Surat | Akhir Surat
Sapaan Surat
Sapaan Surat
Surat rasmi dibuka/dimulai dengan KATA SAPAAN
Biasanya dimulakan dengan ‘Tuan’/ ‘Puan’
Penggunaan tuan/puan adalah neutral dan selamat
Wbp surat yang khusus kepada ketua jabatan yang mempunyai gelaran kebesaran perlu didahulukan dengan rujukan kehormat yang sesuai dengan gelaran
Tajuk Surat
Tajuk Surat
Beri tajuk yang menggambarkan isi surat
Satu surat satu tajuk/tujuan
Surat jawapan gunakan tajuk yang sama dengan surat yang diterima
Semua tajuk menggunakan huruf besar, tanpa garisan dan tiada nokhtah pada akhir tajuk
(Hanya surat perundangan sahaja yang bergaris di bawah akhir tajuk)
•Contoh tajuk - surat bukan perundangan
UNDANGAN KE JAMUAN RAKYAT
•Contoh tajuk – surat perundangan
PENGESAHAN JAWATAN
NAMA: MOHD. SAHRUL NIZAM BIN JAAFAR
NO. KP : 123456-03-6789
Pembuka Kata
Pembuka Kata
Merupakan nombor/perenggan pertama
Tanpa nombor dan tanpa identation (tab)
Gunakan pembuka kata yang ringkas
Sebaik-baiknya satu ayat sahaja
Contoh:
Dengan hormatnya saya merujuk perkara yang tersebut di atas.
Jenis-jenis pembuka kata
Perbincangan terdahulu
Contoh:
Merujuk kepada perbincangan pegawai tuan ... (nama penuh) dengan saya pada...(tarikh)
Tajuk Surat
Contoh:
Saya merujuk perkara di atas.
Surat yang diterima
Contoh:
Saya merujuk surat tuan berhubung dengan perkara tersebut di atas.
Isi Surat
Isi Surat
Merupakan perenggan kedua, ketiga dan seterusnya
Gunakan nombor 2, 3 dan seterusnya
Jika ada pecahan perenggan beri nombor a, b, c atau i, ii, iii bagi satu pecahan sahaja
Tidak boleh melebihi dua peringkat pecahan 2, 2.1, 2.1.1
Tiga titik (...) di sebelah kiri surat jika ada lampiran bertentangan dengan perkataan ‘bersama-sama ini disertakan’
Jika ada lampiran, sila nomborkan lampiran tersebut dan nyatakan dalam surat
Contoh :
... 3. Bersama-sama ini dilampirkan Senarai Nama Peserta Kursus seperti Lampiran 1 untuk perhatian tuan.
Nombor pada lampiran yang diberikan hendaklah ditulis di sebelah atas kanan lampiran tersebut.
Surat melebihi satu muka surat perlu diberi nombor muka surat berturutan mulai muka dua.
Catat penanda adanya muka surat dua pada muka surat pertama
Contoh:
...2/-
Akhir Surat
Akhir Surat
Aspek penting dalam bahagian ini ialah
- Pernyataan antisipasi
- Slogan / Moto
- Ungkapan penandatanganan
Pernyataan Antisipasi
Bermaksud pernyataan harapan, penghargaan dan sebagainya dan tidak perlu dinomborkan
Contoh:
Kerjasama dan sokongan tuan dalam menjayakan seminar ini didahului dengan ucapan terima kasih.
Sekian, terima kasih.
Slogan / Moto
Lazimnya surat rasmi daripada jabatan kerajaan, badan berkanun, institusi dan seumpanya akan diakhiri dengan slogan atau moto dalam huruf besar tebal dan diapit tanda (“...")
Contoh:
“BAHASA JIWA BANGSA”
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Pernyataan Penandatangan
Setiap surat hendaklah diakhiri dengan ungkapan penandatangan di sudut kiri sebelah bawah surat sebelum tandatangan pegawai yang berkenaan
Contoh:
Saya yang menjalankan amanah,
……………………….. (tandatangan)
Tandatangan
Nama dan jawatan perlu ditaip di ruang tandatangan.
Nama hendaklah ditulis dengan menggunakan HURUF BESAR dan ditebalkan (bold)
Contoh:
(DATO’ SRI ZAINAL BIN SEMAN)
Ketua Pengarah
Perkhidmatan Awam Jabatan Perkhidmatan Awam
Bagi pihak
Sekiranya penandatangan bukan Ketua Jabatan, maka singkatan “b.p.” hendaklah ditulis di bawah nama dan jawatan pengirim.
Contoh:
(DR AHMAD BIN ISMAIL)
Menjalankan Tugas Timbalan Pengarah
b.p.: Pengarah
IPG Kampus Kota Bharu
Salinan Kepada
Jika surat yang berkenaan perlu diberikan salinannya kepada pihak lain, singkatan “s.k.” perlu ditulis di sebelah kiri selepas bahagian penandatangan.
Susunan Salinan mengikut :
-Kekananan
- Pihak luar
- Pihak dalaman
- Fail timbul
Pengarang /Jurutaip
Di ruang paling bawah sebelah kiri surat ditaip parap nama penulis dengan huruf besar dan nama jurutaip dengan huruf kecil,
singkatan nama fail/rekod
Contoh:
INTAN/yam/cpd/jemputan ceramah*
Page updated
Report abuse