Politique d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels

Contexte

 Les Lynx des Laurentides offre des services à de nombreux membres et partenaires. Pour accomplir sa mission, l’équipe de gestion recueille, produit et utilise de nombreuses informations à leur égard, renseignements qui peuvent s’avérer sensibles. Dans un environnement technologique en constante évolution, Les Lynx des Laurentides  reconnaîssent l’importance d’assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés par ses membres, ses bénévoles, ses partenaires. Par cette Politique, Les Lynx des Laurentides s’engagent à respecter ses obligations légales en matière de protection des renseignements personnels.

 L’engagement à protéger les renseignements personnels

Les Lynx des Laurentides s’engagent à protéger la confidentialité des renseignements personnels de ses membres, de ses bénévoles et des autres personnes qui participent à ses activités ou qui reçoivent ses services. La Politique sur la protection des renseignements personnels porte sur la façon de collecter, d’utiliser et de dévoiler des renseignements personnels. Cette politique pourra être modifiée en tout temps afin d’assurer sa pertinence et sa conformité aux changements technologiques, aux habitudes reconnues et aux lois.

• Les renseignements personnels sont confidentiels et ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

• Les Lynx des Laurentides s’engagent à prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.

• Les Lynx des Laurentides ne doivent pas recueillir des renseignements personnels à des fins autres que celles nécessaires à la réalisation de la mission des Lynx des Laurentides, à l'exercice de ses attributions et à la mise en œuvre d'un programme dont elle a la gestion.

• Les Lynx des Laurentides ne doivent pas utiliser ou consulter des renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis.

• Les Lynx des Laurentides doivent veiller à ce que les renseignements personnels qu'elle conserve soient à jour, exacts et complets. Les renseignements sur les anciens membres ne sont pas corrigés et Les Lynx des Laurentides ne peuvent en garantir l’exactitude.

Renseignements personnels

Aux fins de cette politique, les renseignements personnels sont ceux qui permettent de distinguer, d’identifier ou de contacter une personne en particulier.

Ce sont plus particulièrement le nom, la date de naissance, l’adresse de résidence, le numéro de téléphone, l’adresse courriel, les renseignements sportifs, les renseignements médicaux et sur la santé ou les intérêts de la personne, représentant des renseignements pouvant être demandés et utilisés par Les Lynx des Laurentides.

Dans le cas où Les Lynx des Laurentides sont obligés de divulguer des renseignements sans le consentement de la personne concernée, ils ne divulgueront aucun renseignement supplémentaire à ce que les circonstances exigent.

Consentement

Lorsqu’un membre y consent, ses coordonnées seront utilisées par Les Lynx des Laurentides aux seules fins énoncées dans la présente politique. Si le membre refuse d’accorder son consentement, alors l’équipe de gestion n’utilisera ses coordonnées qu’à la seule fin de communiquer avec lui et ne devra pas divulguer ces renseignements à quiconque. Advenant qu’un membre n’indique pas s’il consent ou non, le fait de soumettre ces renseignements équivaut à son consentement à l’utilisation de ses renseignements personnels à cette fin. Si un membre veut retirer son consentement, le membre doit communiquer par écrit son refus aux Les Lynx des Laurentides

Conservation des renseignements personnels

Les Lynx des Laurentides conservent les renseignements personnels uniquement pour une durée de 2 ans. Cette période peut être prolongée après la cessation des relations entre le membre et Les Lynx des Laurentides, mais ne durera que le temps requis pour que Les Lynx des Laurentides puissent communiquer avec le membre s’il y a lieu. Lorsque Les Lynx des Laurentides n’ont plus besoin des renseignements personnels du membre, ceux-ci seront détruits, supprimés, effacés ou convertis sous une forme anonyme.

Imputabilité

Les Lynx des Laurentides sont responsables de tous les renseignements personnels sous son autorité ou sous son contrôle, incluant les renseignements que Les Lynx des Laurentides peut être appelé à partager avec un tiers. C’est à la directrice des Lynx des Laurentides que l’on confie la responsabilité d’assurer la protection des renseignements personnels. La directrice peut partager ce mandat avec d’autres membres tout en demeurant toutefois ultimement responsable de la protection des renseignements personnels confiés à l’équipe de gestion.

Mise en vigueur

La présente politique entre en vigueur le jour de son adoption par le conseil d'administration de Softball Québec Laurentides et elle a effet dès cette adoption. La politique a été adoptée par le conseil d’administration le 25/09/2024

Lynx des Laurentides  

DPO : Marie-Pierre Gaboury

Courriel: gestion@lynxlaurentides.ca