Privacyverklaring

Privacyverklaring

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden je aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.

Privacy beleid Loonkwadraat Payroll B.V.

Loonkwadraat is een administratiekantoor dat zich heeft gespecialiseerd in de verwerking van Personeel- en Salarisadministraties t.b.v. ondernemingen in het midden- en kleinbedrijf. Daarbij verwerken wij privacygevoelige informatie, ook wel persoonsgegevens genoemd. In sommige gevallen werken wij daarbij samen met andere organisaties en bedrijven. Wij vinden het van groot belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden bij ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Daarbij houden wij ons aan de eisen uit de privacywetgeving. Dit betekent bijvoorbeeld dat wij:

• Duidelijk vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij door middel via deze privacyverklaring;

• Het verzamelen van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

• Je eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken in die gevallen waarbij jouw toestemming is vereist;

• Jouw gegevens niet doorgeven aan derde partijen, tenzij dat nodig is om de gevraagde dienst te kunnen leveren of wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn;

• Wij jouw gegevens delen, afspraken maken met derden om er o.a. voor te zorgen dat deze niet voor andere doeleinden worden gebruikt;

• Passende beveiligingsmaatregelen nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken;

• Jouw recht respecteren om jouw persoonsgegevens op jouw aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

Mocht je naar aanleiding van deze privacyverklaring contact met ons willen opnemen, dan kan dat via onderstaande contactgegevens.

Telefonisch  038 4269373 maandag tot en met vrijdag van 09:00 uur tot 15:00 uur E-mail salaris@loonkwadraat.nl

Gebruik van persoonsgegevens

Wanneer jouw werkgever gebruik maakt van onze diensten vragen wij bepaalde gegevens van jou bij jouw of jouw werkgever op. Afhankelijk van de diensten die jouw werkgever bij ons afneemt, kunnen wij de volgende gegevens van jou verwerken:

• Achternaam, Geboortenaam

• Geslacht

• Geboortedatum

• Geboorteplaats

• Nationaliteit

• Fiscaal nummer (BSN)

• IBAN bankrekeningnummer

• Straatnaam en huisnummer

• Postcode en woonplaats

• Telefoonnummer

• Gehuwd of geregistreerd partnerschap

• Achternaam partner

• Voorletters partner

• E-mail adres

Doeleinden

Wij verwerken bovenstaande gegevens voor een of meer van de volgende doeleinden:

• Opstellen arbeidsovereenkomst(en);

• Opstellen aanzeggingen en verlengingen met betrekking tot voornoemde arbeidsovereenkomst(en);

• Berekenen, vastleggen en betalen van salarissen en vergoedingen, hetzij als beloning in geld of in natura;

• Berekenen en vastleggen van belasting en premies naar de belastingdienst en/of derden die vanuit de salarisverwerking geïnformeerd dienen te worden conform wettelijke bepalingen, cao-afspraken of de individuele arbeidsovereenkomst.  

Verstrekking aan derden

Wij geven de door jou verstrekte gegevens door aan derde partijen, als dit op grond van een wettelijke verplichting of regels uit de cao van ons wordt verlangd. Denk hierbij aan de Belastingdienst en het Pensioenfonds.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht is of toegestaan is. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat een beslaglegger informatie bij ons opvraagt over het inkomen dat jij bij een werkgever verdient. In dat geval zijn wij wettelijk verplicht deze gegevens via jouw werkgever af te geven.

Beveiliging en bewaren

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Wij bewaren de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Dat wil zeggen dat wij de gegevens bewaren zolang dat nodig is om de door jou gevraagde dienst te leveren. Uitgezonderd hiervan zijn de gegevens die wij langer moeten bewaren omdat de wet ons dit verplicht.

Inzage en wijziging van jouw gegevens

Als je een loonkwadraat.nmbrs account hebt kun je (een groot deel) van jouw gegevens inzien en wijzigen. Je kunt ook via jouw werkgever een verzoek doen om ons kantoor te bezoeken om jouw personeelsdossier in te zien. Maak hiervoor even een afspraak via mail of bovenstaand telefoonnummer.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Jouw gegevens gebruiken wij nooit zonder toestemming voor andere doeleinden. Het is daarom aan te raden om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij je graag verder als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Mocht je er desondanks toch niet samen met jouw werkgever of met ons uitkomen, dan heb je op grond van de privacywetgeving ook recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl)

In werkingtreding

Deze (vernieuwde) privacyverklaring is in werking getreden op 25 mei 2018