FAQ

Hur närvarorapporterar vikarier?
Superanvändare har tillgång och behörighet att lägga till lärare som kan rapportera för andra. Vikarier som har konton i SchoolSoft kan därmed närvarorapportera i systemet. Vikarier som saknar konto i SchoolSoft behöver be en annan personal att föra in närvaron in närvaron i systemet. 

Kan jag heldagsrapportera min klass?
Ja, det går att göra om du har klassen alla lektioner samma dag. Rapportera > Min klass.

Var ser jag vilka elever som är frånvarande?
Mentor ser sina frånvarande mentorselever längst ner under sitt schema. Undervisande lärare ser föranmält frånvarande elever i lektionsrapporteringen.

Hur får vårdnadshavare information om att elever är ogiltigt frånvarande?
Vårdnadshavare får sms (om de under ”Min profil” har valt att bli kontaktade via sms.) Det skickas endast ett (1) sms per dag per elev, även om hen är frånvarande vid flera lektioner.

Hur ser man Sen ankomst för elev?

Som vårdnadshavare och elever ser man det direkt när man loggar in på SchoolSoft.
Som lärare ser man det under Närvaro > Lärarrapporter > Närvaro – Orsak.
Som mentor ser man det under Närvaro > Mentorrapporter > Närvaro – Orsak.

Vem kan ändra en elevs frånvaro i efterhand?
Undervisande lärare
Går via Närvaro > Rapportera lektion. Där kan man backa flera veckor och ändra en lektion i taget. På samma sätt ändrar man om man vill rapportera eleven som närvarande. Ändra valet av frånvaro till ett streck - vilket betyder att eleven varit närvarande.
Skoladmin/superanvändare och mentor
Om man vill lägga in en anmäld frånvaro för gårdagens, dagens och framtida lektioner gör man det under Frånvaroanmälan > Alla elever > Del av dag.
Vårdnadshavare
Vårdnadshavare kan inte ändra i efterhand.

Hur utläser man sammanställningen kring frånvaro?
I sammanställningens total för alla elever är bara anmälda medräknade. Inte de som ”ångrat” sin anmälan. De elever som inte har ett rött kryss eller ”Anmäld frånvaro” är elever som har blivit frånvaroanmälda av en vårdnadshavare, mentor eller annan personal någon dag den veckan och har blivit borttagen.

Hur godkänner jag en ledighetsansökan som mentor?
Du dubbelklickar på statusen ”Ny” för att kunna välja åtgärd.

Var ansöker vårdnadshavare om ledighet för sina barn?

Denna funktion finns inte i appen än, utan man måste gå till SchoolSoft webb. Vill man göra det i appen klickar man på Konto och sedan på kvadraten med en pil på det barn som är aktuellt. Då blir man dirigerad till webben där funktionen finns.

Går det att ta bort en beviljad ledighetsansökan i efterhand?
Ja, dubbelklicka på statusen ”Beviljad” och skrolla ner i listan och välj statusen ”Borttagen” och klicka sedan på Spara. Ledigheten försvinner då och visas som borttagen för vårdnadshavaren och eleven kommer inte längre stå angiven med beviljad ledighet vid lektionsrapporteringen.

Kan jag ha ett (1) Classroom för hela min klass?

Ja, men det är inte att föredra om det ska synkas med SchoolSoft. Man kan nämligen endast koppla ett ämne/en kurs per Classroom. Är du lärare som har de flesta ämnen med en klass, t ex på låg- och mellanstadiet kan du dock skapa ett (1) Classroom manuellt för alla dina ämnen och elever, så länge du inte behöver kopplingen till ämnen.

Kan man få Classroom för samtliga NO/SO-ämnen på mellanstadiet?
När Classroom skapas utgår systemet från det aktuella schemat, normalt skapas bara ett (1) Classroom för SO och NO på mellanstadiet. Men admin/superanvändare kan skapa så kallade lördagslektioner i för separata ämnen där lärare och klass kopplas till SO/NO ämnet. Dessa får därmed en schemakoppling i SchoolSoft vilket gör att separata Classroom skapas upp.  

Kan vi vara flera lärare i ett Classroom?
Ja. Be din skoladministratör/superanvändare lägga in önskad personal i de Classroom du vill ska vara tillgängligt för andra lärare. 

Ska man göra några ändringar under ”Min profil”?

Personal: Information som följer med från IST är namn, personnummer, bostadsadress, postnummer, ort och telefonnummer. Det är viktigt att man också väljer vilken roll man har som exempelvis Lärare, Elevassistent, Fritidspedagog, SYV etc då detta som markeras med stjärna (*) är synliga för bl a vårdnadshavare. Kontrollera också att du har rätt e-post, det vill säga din edu.ljusdal.se adress. Detta underlättar om du har inloggningsproblem och behöver ett nytt lösenord. I rutan Övriga uppgifter kan du lämna information till vårdnadshavare om hur du exempelvis kan bli nådd. 

Arbetar du i förskola kan du välja vilken avdelning du vill ha som förvald när det gäller verksamhetsloggen.

Vårdnadshavare: Det är viktigt att vårdnadshavare fyller i e-postadress och mobilnummer under ”Min profil”. Vill man som vårdnadshavare ha SMS om ogiltig frånvaro måste även rutan SMS bockas i under rubriken "Meddelande vid frånvaro" på "MIn Profil".

Kan personer som inte är vårdnadshavare få inloggning?
Man behöver vara kopplad till barnet som vårdnadshavare, god man eller fosterförälder för att synkas över till SchoolSoft och få inloggning.

Kan man logga in som vårdnadshavare om man inte har BankID?
Ja, man kan istället använda Google Authenticator. Instruktion om hur detta går till finns här!

Kan man logga in som elev och vårdnadshavare?
Som mentor kan man logga in som elev, men man ser inte personlig information som t ex meddelanden. Man går via Elevkortet och klicka på ”Logga in som elev” längst ner till höger på sidan.

Skoladministratör/superanvändare kan logga in som vårdnadshavare, men ser inte personlig information som exempelvis meddelanden.

Kan vårdnadshavare kommentera i ett låst schema?
Nej, varken på webben eller i appen. Vi har framfört detta önskemål till SchoolSoft och sagt att vi ser det som prioriterat.

Vilka webbläsare rekommenderas för användning av SchoolSoft?
På dator rekommenderas Chrome. På iPad/iPhone rekommenderas Safari. Om enstaka funktioner inte fungerar i Safari, prova Edge,

Kan jag som undervisande lärare skapa egna tillfälliga lektioner?

Ja. Du gör detta under Närvaro >Rapportera > Tillfällig lektion > Skapa lektion.

Går det att upprepa en salsbokning varje vecka?
Nej. Det måste göras manuellt per vecka.

Kan man se en Outlook-kalender i SchoolSoft
Nej, men man kan få in SchoolSoft-kalendern in en extern kalender. Det gör man genom att kopiera iCal-länken under Min Profil som man sedan importerar i er externa kalender.

Hur bokar jag utvecklingssamtal?
Det finns instruktioner om detta här!

Hur gör jag om jag vill se hela veckan i min startvy?
Skoladministratör kan göra denna inställning för hela skolan. Admin > Användarinställningar > Schema: Visa veckoschema som standard.

Var hittar vårdnadshavare tider och mall för utvecklingssamtal?
SchoolSoft har en bra funktion för att boka utvecklingssamtal i skolan. Instruktioner hur man gör för att skapa bokningsbara tider finns här! Vårdnadshavare som använder appen ser dock inte möjligheten att boka tider om de inte vet var de ska leta. Därför bör ni meddela vårdnadshavarna när ni har skapat tider. förslagsvis via nyhet, meddelande eller verksamhetsloggen. Nedan följer ett förslag på meddelande som ni kan använda er av:

Nu har vi publicerat tider för utvecklingssamtal i SchoolSoft. Du hittar dem lättast via SchoolSofts webbversion på en dator, under Bokningar i högermarginalen. Du hittar samtalsmallen under ”Elevdokument”.

Om du använder appen, klickar du på:

1. Konto

2. Ikonen med en kvadrat och pil

3. Bokningar (längst ner under schema och nyheter)

Vad ska jag tänka på när jag skapar kalenderhändelser?
När du skapar en kalenderhändelse får mottagarna en notis. De kan läsa meddelandet och händelsen hamnar i kalendern. Obs! Det framgår inte av notisen vilket datum och tid det gäller. Tänk därför på att ange datum och tid i texten!