Wie weet het nog: "de inschrijfzaterdagen vroeger", waar 4 rijen waren voor 4 activiteiten (Mini, Groot, Bouwspeelplaats en 70 uur). Ouders stonden uren in de rij om maar een plekje te bemachtigen voor hun kinderen in één van de activiteiten. Dat waren nog eens tijden...

Al heel wat jaren gaan we met de technologie mee en hebben we digitale inschrijvingen. Dit heeft als voordeel dat iedereen, vanuit overal, zich kan inschrijven, dat we niet meer gebonden zijn aan een vaste dag, dat de verwerking van betalingen en gegevens beter geregeld is, enzovoort.

Maar, we beginnen ook nadelen ervan te ervaren: de inschrijvingen zitten vaak binnen een uur vol, sommige kinderen uit een gezin kunnen mee doen en anderen staan dan al op de reservelijst. Net even te laat op de klok gekeken en de inschrijvingen zitten al vol.

Om deze redenen gaan we in 2024 een andere tactiek proberen, geïnspireerd door andere KVW's die met dezelfde uitdagingen kampen: we gaan werken met een loting. Omdat dit nieuw is voor KVW Echt, vindt u op deze pagina meer informatie en uitleg over hoe deze loting te werk gaat en wat de spelregels zijn.

Inschrijven (1 mei 2024 19:00 t/m 8 mei 2024 19:00)

De inschrijvingen voor KVW zullen op 1 mei open gaan en zullen vervolgens een hele week open zijn. In deze tijd kan iedere deelnemer zich inschrijven! Je hoeft dus niet te haasten en hebt in deze week alle tijd.

Zoals altijd, is het belangrijk om te zorgen dat deelnemers binnen 1 gezin ingeschreven worden in 1 bestelling (maximaal 3 deelnemers per bestelling). Dit zorgt er tijdens de loting voor dat deelnemers binnen hetzelfde gezin allemaal samen wel of niet mee kunnen doen. Dit met uitzondering van een combinatie van Mini en Groot, en het vol zitten van een activiteit, zie Loting.

Er hoeft bij het inschrijven nog niet betaald te worden, dit verzoek volgt pas als deelnemers geselecteerd zijn in de loting.

Spelregels bij inschrijven:

• Er mogen maximaal 3 deelnemers in een bestelling

• Één bestelling bevat inschrijvingen voor kinderen uit maximaal 1 gezin

• Per gezin (ongeacht bestelling) moet er verplicht 1 helpende hand aangeboden worden, met 2 beschikbare tijdsloten

• Ieder kind wordt maximaal 1 keer ingeschreven

Bij het niet naleven van de bovenstaande spelregels vervalt de bestelling direct en zal deze niet worden meegenomen in de loting!

Loting (11 mei)

Voordat de loting plaatsvindt, controleert KVW de bestellingen. Als een bestelling niet voldoet aan de eerder genoemde spelregels zal de betreffende bestelling niet deelnemen aan de loting.

Tijdens de loting zullen alle bestellingen in een grote pot gestopt worden en zullen er willekeurige bestellingen getrokken worden die vervolgens ingeloot zijn. 

Houd deze pagina en onze socials in de gaten voor de laatste informatie.

Na de loting zal iedere inschrijving een e-mail ontvangen met het resultaat van de loting (ingeloot, je mag meedoen, of uitgeloot, je mag niet meedoen). Het versturen van deze e-mails kan even duren, dus heb geduld tot 12 mei.

Lotingregels:

• We selecteren bestellingen willekeurig

• We vullen de activiteiten volgens de volgorde van de getrokken lootjes (bestellingen)

• Als de activiteiten Mini en Groot vol zitten, gaat de loting door om zowel een reservelijst op te bouwen als de eventuele andere activiteit te vullen, indien deze nog niet vol is.
  Let op! Dit kan er dus voor zorgen dat deelnemers binnen 1 bestellingen wel/niet kunnen deelnemen als het een mix bestelling betreft  (activiteiten Mini en Groot).
  Voorbeeld: De activiteit Mini zit vol en de activiteit Groot nog niet. Er wordt een lootje getrokken van een gezin met 2 kinderen: 1 inschrijving Mini en 1 inschrijving Groot. De inschrijving Mini wordt op de wachtlijst geplaatst, want deze activiteit is vol. De inschrijving Groot wordt toegevoegd als deelnemer aan de activiteit, want hier is nog wel plek! Je ontvangt als inschrijvende ouder hier 2 aparte e-mails van!  (Zie ook FAQ " 1 van de 2 activiteiten zit vol, maar de andere nog niet. Wat nu? ")

• Indien er op het moment van loting (11 mei) minder inschrijvingen zijn dan capaciteit, zal er voor die activiteit geen loting zijn en is iedereen automatisch geselecteerd voor deelname.

Betalen (12 mei met deadline 21 mei)

Voor 12 mei heeft iedereen die zich heeft ingeschreven een e-mail ontvangen, op het opgegeven e-mailadres, met het resultaat van de loting (dus of de inschrijving ingeloot is (kan meedoen) of uitgeloot (kan niet meedoen)). Heb je geen e-mail gehad op 12 mei, controleer dan eerst je spam box en neem anders contact op met ons via info@kvw-echt.nl.

Als de deelnemer ingeloot is, staat er een link in de e-mail om de betaling af te ronden. Doe dit zo snel mogelijk doch uiterlijk voor de deadline van 21 mei.

Indien de betaling niet op de deadline van 21 mei is voltooid, komt de inschrijving te vervallen.

En daarna

Nadat inschrijvingen, loting en alle betalingen zijn afgerond, gaan we aan de slag met groepjes maken, uitnodigingen versturen, enzovoort! En dan is het alweer bijna zomer en tijd voor weer een leuke week!

Houd vooral ook deze website in de gaten en zeker de pagina's voor Programma Mini 2024 en Programma Groot 2024, hierop zal de laatste informatie staan over hoe, wat, waar en wanneer!

Om rekening mee te houden

• De afgelopen jaren is het aantal afmeldingen gestegen. Het is voor ons veel extra werk om deze plekjes opnieuw te vullen met andere deelnemers. Hou hier alsjeblieft rekening mee.

• Mocht er na betaling toch onverhoopt een reden zijn om te annuleren, laat dat dit dan zo snel mogelijk weten. Eenmaal afgemeld is definitief afgemeld, en voor afmeldingen vanaf 1-6 vindt géén restitutie van inschrijfgelden meer plaats.

Veelgestelde vragen

Alles doorgelezen, maar staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact met ons op!

Dat kan via het e-mailadres info@kvw-echt.nl of stuur een bericht via onze Social Media.