2 การประมวลผลข้อมูล
การประมวลผลข้อมูล (Data Processing) หมายถึง วิธีการจัดการกับข้อมูล ซึ่งอาจเป็นการคำนวณหรือการเปรียบเทียบลักษณะต่าง ๆ เพื่อให้
ข้อมูลนั้นอยู่ในรูปแบบที่เป็นประโยชน์ หรือตรงตามวัตถุประสงค์ของผู้ใช้งาน โดยการประมวลผลข้อมูลสามารถแบ่งตามอุปกรณ์ที่ใช้ได้ 3 ประเภท
คือ การประมวลผลข้อมูลด้วยมือ การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องจักรกล และ การประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์
2.1 การประมวลผลข้อมูลด้วยมือ
การประมวลผลข้อมูลด้วยมือ (ManualData Processing) เป็นวิธีการประมวลผลในยุคเริ่มต้นที่
ใช้มาตั้งแต่ในอดีต อุปกรณ์ที่ใช้ในการประมวลผล ได้แก่ กระดาษ ลูกคิด และเครื่องคิดเลข
การประมวลผลข้อมูลในลักษณะนี้เหมาะกับข้อมูลที่มีจำนวนน้อย การคำนวณไม่ยุ่งยาก
ไม่ซับซ้อน และไม่ต้องการความเร่งด่วนในการประมวลผล
2.2 การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องจักรกล
การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องจักรกล(Mechanical Data Processing) เป็นวิธีการประมวลผล
ข้อมูลที่อาศัยแรงงานมนุษย์ร่วมกับเครื่องจักรกล เช่น การคำนวณด้านบัญชี ด้วยเครื่องทำบัญชี
(Accounting Machine) นิยมใช้กับข้อมูลที่มีจำนวนไม่มากและต้องการได้ผลลัพธ์ด้วย
ความเร็วระดับปานกลาง โดยการประมวลผลประเภทนี้จะประมวลผลได้รวดเร็วและถูกต้อง
มากกว่าการประมวลผลด้วยมือ
2.3 การประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์
การประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์(Electronic Data Processing) เป็นวิธีการประมวลผล
ข้อมูลที่นิยมใช้ในปัจจุบัน เนื่องจากมีความถูกต้องและรวดเร็วกว่าการประมวลผลข้อมูลด้วยมือ
และเครื่องจักรกล โดยการประมวลผลข้อมูลประเภทนี้จะใช้คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์หลัก ซึ่ง
สามารถรองรับข้อมูลที่มีปริมาณมากและมีความซับซ้อน อีกทั้งการประมวลผลข้อมูลด้วย
คอมพิวเตอร์ยังให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องแม่นยำ และรวดเร็ว
2.3.1 ลำดับการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ มี 3 ขั้นตอน ดังนี้
1) การนำข้อมูลเข้า (Input) เป็นขั้นตอนการรับข้อมูลเข้าสู่คอมพิวเตอร์ โดยผ่านทางหน่วยรับข้อมูล (Input Unit) เช่น การป้อนข้อมูลตัวเลข
หรือตัวอักขระทางแป้นพิมพ์ การรับข้อมูลเสียงจากไมโครโฟน
2) การประมวลผล (Process) เป็นขั้นตอนการนำข้อมูลที่ได้จากขั้นตอนการนำเข้ามาจัดการโดยผ่านกระบวนการต่าง ๆ เช่น การคำนวณ
การเรียงลำดับข้อมูล การแยกประเภทข้อมูล
3) การแสดงผล (Output) เป็นการนำสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลไปใช้ประโยชน์หรือแสดงผล โดยผ่านทางหน่วยแสดงผล
(Output Unit) เช่น การแสดงผลทางจอภาพ การแสดงผลทางกระดาษพิมพ์
2.3.2 วิธีการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ โดยทั่วไปการนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์นั้น จำเป็นต้องผ่านการประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ
ก่อน จึงสามารถนำสารสนเทศเหล่านั้นไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งวิธีการประมวลผลข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ แบ่งเป็น 2 วิธี ดังนี้
1) การประมวลผลแบบแบตช์ (Batch Processing) เป็นการประมวลผลโดยมีการรวบรวมข้อมูลไว้ช่วงเวลาหนึ่งหรือหลายช่วงเวลา ก่อนนำ
ข้อมูลเหล่านั้นมาประมวลผล โดยการประมวลผลจะดำเนินการตามช่วงเวลาที่กำหนด ซึ่งการประมวลผลวิธีนี้จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการประมวลผล
ได้มากกว่าการประมวลผลแบบอื่น เช่น ระบบคิดดอกเบี้ยของธนาคารทุก 3 เดือน การคิดค่าน้ำและ ค่าไฟฟ้าทุกสิ้นเดือน โดยการประมวลผลแบบ
แบตช์มีข้อดีและข้อเสีย ดังนี้
ข้อดี
1. เหมาะสำหรับองค์กรที่มีขนาดใหญ่ มีปริมาณข้อมูลมาก
แต่ไม่จำเป็นต้องใช้ประโยชน์จากข้อมูลทันที
2. ง่ายต่อการตรวจสอบ เมื่อเกิดข้อผิดพลาดทำให้สามารถ
ตรวจสอบข้อมูลได้ง่าย
ข้อเสีย
1. ข้อมูลที่ได้ไม่ทันสมัย เนื่องจากมีกำหนดระยะเวลาในการ
ประมวลผล
2. จำเป็นต้องใช้เวลาในการรวบรวมข้อมูล
2) การประมวลผลแบบอินเทอร์แอ็กทิฟ (Interactive Processing)
เป็นการประมวลผลที่ไม่ต้องรอเวลาในการเก็บรวบรวมข้อมูล โดยคอมพิวเตอร์จะทำการประมวล
ผลและให้ผลลัพธ์ทันทีหลังจากได้รับข้อมูลนำเข้า โดยการประมวลผลแบบอินเทอร์แอ็กทิฟที่
พบเห็นได้ในปัจจุบันนี้ มี 2 ประเภท ดังนี้
(1) การประมวลผลแบบออนไลน์ (Online Processing) เป็นวิธีการนำข้อมูลที่รับเข้ามาประมวล
ผลด้วยคอมพิวเตอร์โดยตรง โดยข้อมูลที่นำเข้าไม่จำเป็นต้องอยู่ที่เดียวกับคอมพิวเตอร์
ที่ทำการประมวลผล เช่น การทำธุรกรรมทางการเงินด้วยเครื่องรับจ่ายเงินอัตโนมัติ(Automatic
Teller Machine: ATM) ซึ่งรายการธุรกรรมทางการเงินจะถูกส่งไปประมวลผลยังคอมพิวเตอร์ที่
ให้บริการประมวลผลข้อมูลที่อาจอยู่ห่างไกลได้ในทันที และสามารถแสดงผลลัพธ์ยอดเงินคง
เหลือในบัญชีได้ทันทีเช่นกัน
2) การประมวลผลแบบทันที (Real-Time Processing) เป็นการประมวลผลที่มีวัตถุประสงค์ใน
การให้ผลลัพธ์ในลักษณะทันทีทันใด นิยมใช้ร่วมกับการประมวลผลแบบออนไลน์ เช่น เว็บไซต์
ที่ให้ผู้ใช้งานแสดงความคิดเห็นได้ และหลังจากแสดงความคิดเห็นแล้วเว็บไซต์จะแสดงผลลัพธ์
ความคิดเห็นนั้นบนหน้าเว็บทันทีหรือการนำคอมพิวเตอร์มาเชื่อมต่อกับเครื่องตรวจจับควันเพื่อ
ป้องกันไฟไหม้ (โดยกำหนดว่า ถ้ามีควันมากและอุณหภูมิสูงผิดปกติถือว่าเกิดไฟไหม้) ซึ่ง
คอมพิวเตอร์จะต้องทำการประมวลผลอย่างต่อเนื่องตลอดเวลา และถ้าประมวลผลแล้วสรุปได้ว่า
เกิดไฟไหม้ คอมพิวเตอร์ก็จะสั่งให้น้ำสำหรับดับเพลิงที่ติดตั้งไว้ทำงานทันที
ข้อดี
1. สามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่นำเข้าไปได้ทันที
2. ข้อมูลที่นำเข้าจะเป็นข้อมูลที่ทันสมัย
ข้อเสีย
1. มีโอกาสเกิดความผิดพลาดได้
2. การแก้ไขข้อผิดพลาดทำได้ยากกว่าการประมวลผลแบบแบตช์
กรรมวิธีในการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์
1 การคำนวณ (Calculation) เป็นการนำข้อมูลที่เป็นตัวเลขที่สามารถคำนวณได้ มาผ่านกระบวนการทางคณิตศาสตร์ เช่น การบวก ลบ คูณ หาร
หาค่าเฉลี่ย การประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์แบบการคำนวณ เช่น การคำนวณผลการศึกษาของนักเรียนการคำนวณภาษีเงินได้ การคำนวณ
ดอกเบี้ยเงินฝากธนาคาร
2 การจัดเรียงข้อมูล (Sorting) เป็นการเรียงข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น การจัดเรียงข้อมูลตัวเลข 1 ถึง 100 การเรียงจากน้อยไปมาก หรือ
การจัดเรียงตัวอักษรจากตัวแรกถึงตัวสุดท้าย ซึ่งการจัดเรียงข้อมูลจะทำให้ข้อมูลเหล่านั้นสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ง่ายขึ้น เช่น การเรียงคะแนน
สอบจากมากไปน้อย การเรียงชื่อของนักเรียนตามตัวอักษรภาษาไทยจาก ก ถึง ฮ
3 การจัดกลุ่มข้อมูล (Classifying) เป็นการจัดข้อมูลโดยการแยกออกเป็นกลุ่ม ประเภทหรือตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น การจัดกลุ่มนักเรียนตาม
เพศการจัดกลุ่มข้อมูลภาพถ่ายตามวันที่ถ่ายภาพ ซึ่งการจัดกลุ่มข้อมูลจะทำให้ค้นหาข้อมูลได้ง่ายขึ้น
4 การสืบค้นข้อมูล (Retrieving) เป็นการค้นหาและนำข้อมูลที่ต้องการจากแหล่งเก็บข้อมูล เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ เช่น การสืบค้นข้อมูลนักเรียน
จากรหัสประจำตัว การค้นหาหนังสือในห้องสมุดจากชื่อผู้แต่ง
5 การรวมข้อมูล (Merging) เป็นการนำข้อมูลตั้งแต่ 2 ชุดขึ้นไป มารวมกันให้เป็นชุดเดียว เช่น การนำข้อมูลประวัติส่วนตัวของนักเรียน มารวมกับ
ประวัติการศึกษาเป็นข้อมูลของนักเรียน 1 คน
6 การสรุปผล (Summarizing) เป็นการสรุปส่วนต่าง ๆ ของข้อมูล เพื่อแสดงเฉพาะส่วนที่เป็นสาระสำคัญ เช่น การสรุปผลการเรียนของนักเรียน
การสรุปยอดรายรับ-รายจ่ายของครัวเรือนในแต่ละเดือน
7 การทำรายงาน (Reporting) เป็นการนำข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลมาจัดพิมพ์ในรูปแบบรายงานต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบกระดาษ เว็บไซต์
หรือสื่อต่าง ๆ เช่น รายงานผลการตรวจสุขภาพ สมุดรายงานผลการเรียนของนักเรียน หรือรายงานผลการเรียนของนักเรียนผ่านเว็บไซต์ของ
โรงเรียน
8 การบันทึก (Recording) เป็นการจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ลงสื่อหรืออุปกรณ์สำหรับจัดเก็บข้อมูล เช่น การบันทึกประวัติส่วนตัวของนักเรียน
แต่ละคนจากการป้อนข้อมูลผ่านทางแป้นพิมพ์ เพื่อบันทึกลงฐานข้อมูล
9 การปรับปรุงข้อมูล (Update) เป็นกระบวนการที่ทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องและมีความทันสมัยอยู่เสมอ โดยสามารถทำการเพิ่ม ลบ และแก้ไข
เพื่อให้ข้อมูลถูกต้องมากที่สุดซึ่งความถูกต้องและทันสมัยนั้นจะขึ้นอยู่กับความถี่ในการปรับปรุง เช่น การปรับปรุงยอดขายของร้านค้าออนไลน์ทุก
สิ้นเดือน เพื่อทำให้ยอดขายมีความถูกต้อง หรือการปรับปรุงยอดเงินฝากทันทีหลังจากการทำธุรกรรมทางการเงิน
10 การสำเนาข้อมูล (Duplication) เป็นการคัดลอกข้อมูลจากข้อมูลต้นฉบับ เพื่อไปบันทึกเป็นข้อมูลอีกชุดหนึ่งที่เหมือนกัน โดยการสำเนาข้อมูล
นั้น ต้องคำนึงถึงความถูกต้องด้านการละเมิดลิขสิทธิ์ และต้องได้รับอนุญาตจากผู้เป็นเจ้าของข้อมูลต้นฉบับด้วย เช่น การทำสำเนาข้อมูลประวัติการ
ศึกษาของนักเรียน เพื่อให้นักเรียนใช้เป็นหลักฐานในการศึกษาต่อ
11 การสำรองข้อมูล (Backup) เป็นการทำสำเนาข้อมูลทั้งหมดหรือบางส่วนลงในสื่อหรืออุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล เช่น เทปแม่เหล็ก จานแม่เหล็ก
ตามช่วงเวลาที่กำหนดแล้วนำไปเก็บแยกไว้ เพื่อให้สามารถนำข้อมูลเหล่านั้นกลับมาใช้ได้ ในกรณีที่ข้อมูลต้นฉบับเกิดปัญหา สูญหาย หรือถูก
ทำลาย เช่น การสำรองข้อมูลประวัติของนักเรียนทุกสิ้นเดือน
12 การกู้ข้อมูล (Data Recovery) เป็นกระบวนการในการนำข้อมูลที่เสียหาย สูญหายหรือถูกทำลายจากสาเหตุต่าง ๆ ให้กลับคืนมาอยู่ในสภาพที่
สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ดังเดิม ซึ่งเป็นกระบวนการที่มีความละเอียดอ่อนและซับซ้อน จะต้องกระทำด้วยความระมัดระวังโดยบุคคลที่มีความ
ชำนาญ เช่น การกู้ข้อมูลทะเบียนประวัติของนักเรียนจากปัญหาไฟฟ้าลัดวงจร ทำให้จานแม่เหล็กสำหรับเก็บข้อมูลเกิดความเสียหาย
13 การสื่อสารข้อมูล (Data Communication) เป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการรับ-ส่งข้อมูลจากจุดหนึ่งไปยังอีกจุดหนึ่ง โดยผ่านตัวกลางการ
สื่อสาร เพื่อให้ข้อมูลนั้นสามารถไปยังจุดหมายปลายทางได้ เช่น การสนทนาผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต(Chat)
14 การบีบอัดข้อมูล (Data Compression) เป็นกระบวนการในการลดขนาดข้อมูลเพื่อให้ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ หรือเพื่อให้สามารถส่งข้อมูล
ต่อไปยังปลายทางได้รวดเร็วขึ้น ทำให้ประหยัดเวลาในการส่งข้อมูลหากัน ตัวอย่างการบีบอัดข้อมูล เช่น การส่งภาพผ่านระบบสนทนาบน
อินเทอร์เน็ต ระบบจะทำการบีบอัดภาพก่อนส่งไปยังผู้รับ เพื่อให้ผู้รับได้รับข้อมูลภาพได้เร็วขึ้น
4. ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ แบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนี้
1) ขั้นตอนการเตรียมเพื่อนำเข้าข้อมูล (Input) เป็นการจัดเตรียมข้อมูลที่รวบรวมมาแล้วให้อยู่ในลักษณะที่เหมาะสม และสะดวกในการประมวลผล
ซึ่งมี 4 ขั้นตอน ดังนี้
การลงรหัส (Coding) เป็นการใช้รหัสแทนข้อมูลจริง ทำให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่สะดวก รวดเร็วต่อการประมวลผล ช่วยให้ประหยัดเวลาและพื้นที่
โดยรหัสสามารถเป็นได้ทั้งตัวเลขและตัวอักษร เช่น ข้อมูลเพศของนักเรียน ให้รหัส M แทนเพศชาย รหัส F แทนเพศหญิงหรือการใช้รหัสแทนชื่อ
แผนกในการทำงาน
การตรวจสอบแก้ไขข้อมูล (Editing) เป็นกระบวนการที่ทำให้ข้อมูลมีความถูกต้อง และเหมาะสมที่สุดก่อนนำไปประมวลผล เช่น การตรวจสอบ
ความถูกต้องของข้อมูล การปรับปรุงแก้ไขข้อมูลหรือนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องออกไป เช่น การตรวจสอบความถูกต้องของคะแนนสอบของนักเรียนก่อน
นำไปประมวลผล หากพบความผิดพลาดให้ดำเนินการแก้ไขให้ถูกต้องก่อนนำคะแนนเหล่านั้นไปคำนวณหาผลการเรียนเฉลี่ยหรือเกรด
การแยกประเภทข้อมูล (Classifying) เป็นการแยกประเภทข้อมูลออกตามลักษณะข้อมูลหรือตามลักษณะงานที่จะนำข้อมูลไปใช้ เพื่อความ
สะดวกในการประมวลผลครั้งต่อไป เช่น การแยกข้อมูลประวัติตามชั้นเรียน การแยกคะแนนสอบตามรายวิชา การแยกสินค้าในร้าน
ตามประเภทของสินค้า
การบันทึกข้อมูลลงสื่อ (Media) เป็นการจัดเตรียมข้อมูลให้อยู่ในรูปของสื่อหรืออุปกรณ์ที่อยู่ในรูปแบบคอมพิวเตอร์ สามารถเข้าใจและนำไป
ประมวลผลได้ เช่น การบันทึกข้อมูลลงในจานแม่เหล็กหรือเทปแม่เหล็ก เพื่อนำไปประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ต่อไป
2) ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล (Processing) เป็นกระบวนการจัดการกับข้อมูล เพื่อให้ได้เป็นสารสนเทศ โดยนำข้อมูลที่จัดเตรียมไว้เข้าสู่
คอมพิวเตอร์ เพื่อทำการประมวลผลผ่านซอฟต์แวร์สำหรับประมวลผลต่าง ๆ จนกระทั่งได้ผลลัพธ์ที่เป็นสารสนเทศที่ถูกต้องและตรงตาม
ความต้องการ โดยการประมวลผลนั้น อาจเป็นการคำนวณ การเรียงลำดับข้อมูล การสืบค้นข้อมูล การรวบรวมข้อมูล การสรุปข้อมูล หรือการปรับปรุง
ข้อมูลก็ได้
3) ขั้นตอนการนำไปใช้ประโยชน์และแสดงผลลัพธ์ (Output) เป็นการนำไปใช้ประโยชน์ และการแสดงผลลัพธ์ เป็นขั้นตอนหลังจากผ่าน
กระบวนการประมวลผลแล้ว ซึ่งเป็นขั้นตอนในการแปลผลลัพธ์ให้ออกมาอยู่ในรูปที่สามารถเข้าใจง่าย หรือสามารถส่งต่อและนำไปใช้ประโยชน์ต่อ
ได้ เช่น การนำเสนอในรูปแบบรายงาน การนำเสนอในรูปแบบแผนภูมิ เช่น รายงานแสดงยอดขายรายเดือน รายงานแนวโน้มยอดขายไตรมาสถัดไป
รายงานแผนภูมิระดับผลการเรียนเฉลี่ยของนักเรียนชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 3 ของโรงเรียนแห่งหนึ่ง
