privacy

Algemene Verordening Gegevens verwerking (AVG)

Per 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevens verwerking (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De AVG zorgt onder meer voor:

Leerlingdossier

De bedoeling van de AVG is o.a. om alleen die gegevens te bewaren die relevant voor een school zijn. Die gegevens van een leerling worden, met uitzondering van de door tenminste 1 ouder/verzorger ondertekende leerlingenkaart bij inschrijving, door De Klinker digitaal bewaard in een leerlingdossier.

Het leerlingdossier bestaat uit twee componenten: de leerlingadministratie en een inhoudelijk gedeelte, gericht op onderwijskundige aspecten en begeleidingsaspecten. De Klinker houdt de volgende gegevens bij:

  • Leerlingadministratie:
    • adresgegevens;
    • gegevens over afwezigheid;
    • gegevens die nodig zijn om het leerlinggewicht vast te stellen (per schooljaar 19-20 echter niet meer van toepassing).
  • Inhoudelijk gedeelte:
    • gegevens over de ondersteuningsbehoefte, als uw kind die heeft;
    • gegevens over de gezondheid die nodig zijn voor eventuele speciale begeleiding of voorzieningen;
    • gegevens over de vorderingen en de resultaten van de leerling, meestal uit het leerlingvolgsysteem;
    • gespreksverslagen;
    • afspraken gemaakt over een leerling.

De Klinker bewaart het leerlingdossier nog twee jaar nadat de leerling van school is uitgeschreven. Uitzonderingen:

  • gegevens over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen (3 jaar na vertrek van de leerling);
  • leerlinggegevens over verzuim/afwezigheid en in- en uitschrijving dienen 5 jaar bewaard te worden door de school.
  • adresgegevens van oud-leerlingen. De Klinker bewaart deze voor het (laten) organiseren van reünies.

De ouder/verzorger heeft het recht om de gegevens van zijn/haar kind in het digitale systeem ParnasSys in te zien (inzagerecht) en maakt hiervoor een afspraak met de school. Terwijl de ouder/verzorger de gegevens inziet, blijft iemand van de school aanwezig. Indien een ouder/verzorger erop staat kan het dossier ook geprint worden. Dit is echter geen "druk op de knop". Binnen 1 maand kan een ouder/verzorger dan ook een geprinte versie verwachten. Zijn er veel aanvragen of is het verzoek ingewikkeld, dan kan het printen van een dossier of dossiers oplopen tot maximaal 3 maanden.

De ouder/verzorger heeft ook correctierecht en kan de school verzoeken foutieve gegevens in het leerlingdossier van het kind te verbeteren of te verwijderen. Wanneer de ouder geen ouderlijk gezag meer heeft, bijvoorbeeld na een echtscheiding, of deze nooit heeft gehad, dan moet de school hem/haar toch ook inzage geven in de leerlinggegevens over het kind. Deze ouder/verzorger moet dan zelf de directeur van de school om deze informatie vragen.

Gegevens uit de leerlingdossier mogen slechts met toestemming van de ouder(s)/verzorger(s) verstrekt worden aan derden.

De school is echter verplicht om gegevens aan bepaalde professionals te geven. Zoals bij:

  • de overgang naar een andere school, zoals het voortgezet onderwijs (VO), het speciaal basisonderwijs (SBO) of het speciaal onderwijs (SO)
  • inzage door de Inspectie van het Onderwijs;
  • vermoedens van kindermishandeling;
  • noodsituaties; in het geval van een calamiteit: de politie, brandweer, huisarts, ziekenhuis.

Digitale Systemen

Het totale leerlingdossier van een leerling staat in het webprogramma ParnasSys. De Klinker houdt hiernaast geen papieren dossier verder bij. De applicatie-beheerder, de directeur, de administratief medewerker en de intern-begeleiders hebben inzage- en bewerkingsrechten van alle leerlingen; leerkrachten hebben alleen inzage- en bewerkingsrechten van de eigen groep kinderen. De leerkrachten van de groepen 1/2 kunnen daarnaast ook de NAW-gegevens van de toekomstige kinderen zien om wenafspraken te maken. Alleen bij de overgang naar een nieuw schooljaar kan een leerkracht tijdelijk toegang krijgen tot een nieuwe en de oude groep.

Een aantal gegevens is via het ouderportaal door ouder(s)/verzorger(s) in te zien en er kan direct gevraagd worden om wijzigingen aan te brengen. De administratief medewerker of de directeur wijzigt. De adresgegevens zijn d.m.v. het Burgerservicenummer via DUO gekoppeld aan het BRP. De uitwisseling verloopt automatisch van het BRP via DUO naar ParnasSys.

Aan andere, digitale systemen die de school gebruikt, worden ten hoogste naam, geboortedatum en het leerjaar verstrekt. Hieronder de systemen met vermeld enkele uitzonderingen:

  • Basispoort: een platform van de schooluitgeverijen die digitale software voor de kinderen beschikbaar stellen;
  • Snappet: het digitale leersysteem waarmee de kinderen van de groepen 4-8 mee werken d.m.v. een tablet/chromebook;
  • Onderwijs Transparant: een beveiligd systeem om de leerlinggegevens te kunnen overdragen naar het Voortgezet Onderwijs of naar specialisten voor bijv. een bespreking van het zorgteam (zie hoofdstuk leerlingenzorg);
  • G-Suite for Education van Google: dit voor een aangemaakt e-mailadres in het beveiligde domein van "klinkerschiedam" voor de groepen 5-8 en voor het gebruik van de Google producten zoals "docs" (voor o.a. werkstukken) en "presentations" voor presentaties.
  • CITO-LOVS: het programma waarin ook de resultaten van de CITO-toetsen van de kinderen door de leerkrachten of de administratie worden ingevoerd;
  • Digitaal Handelingsprotocol Begaafdheid (DHH): een online toolkit voor het herkennen en begeleiden van begaafde leerlingen in groep 1 tot en met groep 8.
  • Bouw!: Een computergestuurde interventieprogramma waarmee leesproblemen bij risicoleerlingen in groep 2 t/m 4 kunnen worden voorkomen.
  • Route 8: de adaptieve, digitale eindtoets leerlingen groep 8
  • DaVVE: staat voor ‘data-analyse VVE-resultaten’. Dit systeem wordt gebruikt om - anonieme - gegevens van de leerlijnen groep 1-2 aan te leveren aan de Gemeente Schiedam.
  • Klasbord en Parro: beide systemen voor de communicatie tussen de klas (Klasbord), school (Parro) en de ouder(s)/verzorger(s).
  • Centrum voor Jeugd en Gezin: dit in verband de oproepen van de jeugdverpleegkundige. Men vraagt alleen dit schooljaar aan ons nog naam, geboortedatum, het BSN, leerjaar en klasaanduiding. Volgend schooljaar heeft het CJG direct contact met DUO.
  • Schoolfotograaf: dit t.b.v. het kunnen bestellen van gemaakt portretfoto's en de klassefoto.

De school gebruikt ook enkele producten van Microsoft; deze worden niet gebruikt voor leerlinggegevens.

Door de directeur en administratie wordt ook gebruik van gemaakt van G-Suite for Education van Google, onderdeel Google formulieren. Ouder(s)/verzorger(s) kunnen via een formulier:

    • een rondleiding aanvragen;
    • inschrijven voor de school;
    • aanmelden voor een sporttoernooi kind;
    • aanmelden voor diverse ondersteuningsverzoeken van de school;

Na invulling van het formulier en met ook een eigen e-mailadres krijgt de invuller via mail de ingevulde gegevens te zien. Deze gegevens worden door De Klinker binnen 2 jaar verwijderd.

Belangrijk: Het bestuur van de school, stichting PRIMO, heeft met alle aanbieders van de digitale systemen "AVG-proof" bewerkingsovereenkomsten afgesloten!

Afbeeldingen van leerlingen

Het uitgangspunt is dat scholen jaarlijks toestemming vragen voor het gebruik van foto's voor website, schoolgids en sociale-media uitingen. Het is echter ook mogelijk om eenmalig toestemming te vragen aan de ouders(s)/verzorger(s):

  • De Klinker vraagt aan het begin van ieder schooljaar d.m.v. een digitale applicatie vermeld in de ouderapp Parro aan ouder(s)/verzorger(s) of zij toestemming willen verlenen (indien zij dit nog niet eerder hebben aangegeven) of toestemming willen herroepen (indien zij dit al eerder hebben aangegeven).

Belangrijk: Het is voor u niet toegestaan om eigen gemaakte foto's van andere kinderen van school zonder toestemming van hun ouder(s)/verzorger(s) te plaatsen op eigen sociale media/internet!

Wij wijzen u er wel op dat mogelijke publicatie van foto’s in kranten en tijdschriften of film- of televisieopnamen van schoolevenementen met leerlingen van onze school daarop onder de zogenaamde vrije nieuwsgaring valt.

In die gevallen dat toch specifieke toestemming noodzakelijk is, bijvoorbeeld foto's van kinderen voor een externe instantie, zult u dit via een digitaal formulier kunnen aangeven.

Datalekken voorkomen

De Klinker doet er alles aan om datalekken te voorkomen:

  • het gebruik van USB-sticks is op De Klinker verboden voor het personeel en leerlingen;
  • leerlinggegevens, verslagen van oudergesprekken en andere documenten met gevoelige informatie worden niet zo maar via e-mail verstuurd. De Klinker gebruikt hiervoor alleen de digitale systemen (ParnasSys, Onderwijs Transparant) of een e-mailtransscriptie die de overdracht veilig verzorgt;
  • klassenmappen met o.a. lesvoorbereidingen, leerlingenlijsten, notities en andere zaken voor het dagelijks gebruik door de leerkracht worden altijd na gebruik achter slot en grendel in de klas opgeborgen;
  • de leerkracht beschikt over een eigen account voor de computer/chromebook in de klas;
  • alle gebruikers van het programma ParnasSys gebruiken om in te loggen een Twee-staps-verificatie, dit om hacken tegen te gaan;
  • bij het verlaten van de klas, bijv. tijdens een pauze, worden voor alle schermen de schermbeveiliging geactiveerd en zijn deze alleen met het eigen wachtwoord weer te openen;

Mocht er een datalek plaatsvinden, dan zal dit gemeld worden bij de functionaris voor de gegevensbescherming (FG) van het bestuur, Stichting Primo Schiedam conform het protocol datalekken.

Alle scholen van Stichting Primo Schiedam werken met het ‘Privacy reglement’ en het ‘Informatie beveiliging en privacy’ (IBP) beleid opgesteld door het bestuur en ingestemd door de GMR zie www.primoschiedam.nl/privacy.