กรณีเลือกรายการครุภัณฑ์ ที่มีส่วนราชการกำหนดคุณลักษณะเฉพาะครุภัณฑ์ไว้แล้ว
เลือกใช้คุณลักษณะเฉพาะครุภัณฑ์และราคาต่อหน่วย ที่สำนักงบประมาณ โดยสืบค้นได้ที่ www.bb.go.th
หากต้องการเลือกรายการครุภัณฑ์ที่ส่วนราชการอื่น ๆ กำหนด ให้จัดทำหนังสือขอใช้คุณลักษณะเฉพาะครุภัณฑ์และราคาต่อหน่วยไปยังส่วนราชการนั้น และต้องได้รับอนุญาตให้ใช้ก่อน
กรณีเลือกรายการครุภัณฑ์ ที่ไม่มีส่วนราชการกำหนดคุณลักษณะเฉพาะครุภัณฑ์ไว้ ให้โรงเรียนกำหนดขึ้นเองได้
ให้แต่งตั้งคณะกรรมการ ซึ่งเป็นผู้ใช้ครุภัณฑ์ดังกล่าว ทำหน้าที่กำหนดคุณลักษณะเฉพาะครุภัณฑ์และราคามาตรฐาน
อย่างน้อย 3 ท่าน ประกอบด้วย ผู้ใช้งาน (เช่น ครูผู้สอน หัวหน้ากลุ่มสาระการเรียนรู้ หัวหน้างาน) และหรือผู้เชี่ยวชาญ
ที่มีความรู้เฉพาะครุภัณฑ์รายการนั้น ๆ (อาจเป็นบุคคลภายในหรือภายนอกหน่วยงานก็ได้) โดยคณะกรรมการ มีหน้าที่ดังนี้
1) นำรายละเอียดคุณลักษณะของครุภัณฑ์หลากหลายยี่ห้อมาศึกษา เพื่อกำหนดคุณลักษณะเฉพาะครุภัณฑ์ให้ตรงตามความต้องการ
2) กำหนดคุณลักษณะเฉพาะครุภัณฑ์ โดยต้องตรงตามความต้องการของผู้ใช้งาน ไม่สนับสนุนหรือใกล้เคียงกับยี่ห้อใดยี่ห้อหนึ่งเป็นการเฉพาะ มีผู้เสนอราคาได้มากราย ไม่กำหนดคุณลักษณะเฉพาะที่เป็นการกีดกันสินค้าไทยหรือผู้เสนอรายใดรายหนึ่ง ราคาอยู่ภายในวงเงินงบประมาณ คุณภาพเหมาะสมกับราคา ควรกำหนดขนาด/ปริมาณ ที่ต่ำสุดหรือสูงสุด
เช่น ไม่น้อยกว่า... ไม่ต่ำกว่า... ไม่เกิน... เป็นต้น และควรระบุระยะเวลาประกันด้วย หากรายการครุภัณฑ์ที่โรงเรียนเลือก
มีผู้ผลิตได้รับ มอก. ตั้งแต่ 3 รายขึ้นไป ให้ระบุหมายเลข มอก. เป็นรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะได้
3) นำคุณลักษณะเฉพาะครุภัณฑ์ที่กำหนดไปสืบราคา เพื่อนำมากำหนดเป็นราคาต่อหน่วย
4) ลงนามรับรองคุณลักษณะเฉพาะครุภัณฑ์ที่กำหนดขึ้น ทุกท่านทุกหน้า บริเวณมุมล่างขวา พร้อมประทับตราหน่วยงาน
5) จัดทำรายงานการประชุมพิจารณาคุณลักษณะเฉพาะครุภัณฑ์ พร้อมลงนามทุกท่านทุกหน้า บริเวณมุมล่างขวา
6) เสนอผู้อำนวยการโรงเรียน อนุมัติคุณลักษณะเฉพาะครุภัณฑ์ที่คณะกรรมการกำหนดขึ้น