PARTE 1: Per le Sezioni Locali

1. Introduzione

1.1 Definizione

Le ELSA Delegations rappresentano uno dei progetti più rilevanti dell’Associazione e consentono ai Delegati selezionati di rappresentare ELSA in sessioni, assemblee e sedute di organizzazioni internazionali o istituzioni con le quali ELSA collabora o presso le quali gode dello status di Membro Osservatore (ad esempio: Consiglio d’Europa, UN OHCHR, WIPO, UNESCO, UNCITRAL).

1.2 Struttura e calendario delle Call

• Indicativamente 4 - 5 Call, della durata di circa 10 - 12 giorni, diffuse tramite i canali ufficiali di ELSA International ed ELSA Italia.

• All’inizio di ogni anno associativo, il Vicepresidente Seminari e Conferenze di ELSA Italia condivide con le Sezioni Locali il calendario completo.

2. Come promuovere le ELSA Delegations

Le ELSA Delegations rappresentano iniziative di elevato prestigio, che conferiscono significativo valore all’Associazione e contribuiscono a rafforzare il ruolo e le potenzialità di ELSA nel contesto internazionale.

2.1 Eventi e attività di promozione

• L’organizzazione di "banchetti informativi", sia in presenza sia online, costituisce uno strumento particolarmente efficace per raggiungere direttamente soci e potenziali tali. È fondamentale essere in grado di illustrare chiaramente il progetto e di rispondere in modo puntuale alle domande più frequenti.

• Un’ulteriore modalità di coinvolgimento consiste nell’organizzare eventi scientifici tematici, incentrati sulle materie oggetto dei lavori o sulle organizzazioni presso cui si svolgono le Delegations. In questo modo, attraverso l’interesse per le tematiche e le istituzioni, è possibile avvicinare i partecipanti al format delle ELSA Delegations.

• Testimonial: È inoltre opportuno valorizzare il Network ELSiano, organizzando seminari dedicati all’internazionalizzazione e coinvolgendo i Testimonial (coloro che hanno partecipato a una Delegation). L’esperienza diretta di questi ultimi rappresenta uno strumento particolarmente efficace per incoraggiare nuove candidature. I Testimonial possono essere coinvolti anche in campagne di comunicazione online, mediante interviste, brevi presentazioni video o contenuti social (ad esempio Instagram stories), al fine di rendere la promozione più immediata e attrattiva.

• Infine, una strategia che si è rivelata di particolare utilità è stata quella di prevedere una sessione informativa sulle ELSA Delegation in occasione di  eventi scientifici e/o sociali come aperitivi, conferenze,  seminari, etc. 

2.2 Conoscere le domande più comuni

Essere preparati a rispondere alle domande più frequenti consente di comunicare con maggiore sicurezza ed efficacia, sia all’interno dell’Associazione sia verso l’esterno. Di seguito si riportano alcuni dei quesiti più comuni.

• È previsto un rimborso, anche parziale, delle spese sostenute per la partecipazione?
  No. Le spese di partecipazione, quali viaggio e alloggio, sono interamente a carico dei Delegati. ELSA International fornisce tuttavia alcune linee guida con suggerimenti relativi a soluzioni di alloggio più o meno economiche nella città di riferimento. L’unica eccezione a tale regola generale è la delegation presso il World Forum for Democracy, organizzato dal Consiglio d’Europa, generalmente nel mese di Novembre. Il CoE è uno dei partner principali di ELSA, motivo per cui l’associazione copre, in via di prassi, i costi di alloggio e di almeno un pasto al giorno. 

• È possibile assentarsi durante una o più sessioni nel corso della Delegation?
  In linea generale, al fine di ottenere la certificazione, è richiesto partecipare a tutte le sessioni e rispettare l’eventuale numero massimo di assenze previsto. In caso di impedimento, è consigliabile informare tempestivamente l’Head of Delegation, comunicando i motivi dell’assenza. 

• È possibile rinunciare al programma dopo la comunicazione della selezione?
  In caso di impedimento sopravvenuto, è possibile rinunciare alla partecipazione. Tuttavia, prima di presentare la candidatura, è necessario accertarsi di poter effettivamente prendere parte alla Delegation. Si ricorda che il numero di candidature è elevato e una rinuncia dell’ultimo momento può sottrarre l’opportunità a un’altra persona realmente motivata. 

• Quali sono i vantaggi che una tale esperienza, a carico del partecipante, può portare?
  Essere delegati di ELSA presso organizzazioni internazionali rappresenta un’importante opportunità per valorizzare il proprio curriculum. Questa esperienza consente di comprendere e sperimentare dall’interno il funzionamento delle relazioni internazionali e della diplomazia. Inoltre, permette di acquisire competenze e qualifiche utili per candidarsi con maggiore efficacia a ulteriori opportunità, come i tirocini di carattere europeo e internazionale. 

PARTE 2: Per i Partecipanti

1. Candidatura

1.1 Modalità di candidatura

È possibile presentare candidature per più sessioni, (fino a tre) durante la medesima Call. In tal caso, è necessario indicare chiaramente l’ordine di preferenza e specificare se si è disponibili a partecipare a più Delegation qualora si venisse selezionati. Tale disponibilità deve essere dichiarata solo in presenza di assoluta certezza, al fine di evitare successive rinunce che potrebbero impedire ad altri candidati di vivere la medesima esperienza.

Qualora, dopo aver presentato la candidatura e prima della chiusura della Call, sopraggiunga l’impossibilità di partecipare alla sessione, è necessario informare tempestivamente ELSA International, senza attendere l’esito delle selezioni. I candidati che si ritirano senza una motivazione valida potranno essere esclusi dalle future Call, secondo quanto stabilito da ELSA International.

Si consiglia di preparare preventivamente tutte le informazioni richieste (ad esempio su un documento Word), poiché il form di candidatura deve essere compilato in un’unica sessione e non consente il salvataggio di bozze.

1.2 Form di candidatura e documentazione richiesta

All’interno del form (da compilare interamente in lingua inglese) verranno richiesti:

• Dati generali: nome, cognome, indirizzo e-mail, ecc.;

• Curriculum Vitae: percorso di formazione, esami rilevanti, corsi seguiti ed eventuali esperienze lavorative;

• Curriculum ELSiano: eventi ELSA a cui si è partecipato e/o che si sono organizzati, conoscenza dell’Associazione e dei suoi programmi internazionali;

• Motivation Letter, comprensiva di:

  • breve presentazione personale;

  • riferimenti brevi all’organizzazione di destinazione;

  • inquadramento della tematica oggetto della specifica sessione;

  • motivazione personale e ricadute dell’esperienza sui propri progetti di carriera (ad esempio, prospettive future come corsi, tesi di laurea, master). 

2. Requisiti

Le candidature che non soddisfano i seguenti criteri formali, che siano state inviate fuori tempo massimo, incomplete in tutti o alcuni campi, non scritte interamente in lingua inglese, saranno cancellate senza alcuna ulteriore valutazione.

2.1 Curriculum Vitae

Il Curriculum Vitae deve includere sia il percorso accademico sia quello professionale e deve valorizzati gli aspetti della vostra formazione maggiormente coerenti con l’obiettivo che intendete perseguire. Il curriculum dovrà essere redatto in modo chiaro, ordinato e professionale. Qualora non disponiate di significative esperienze pregresse, è utile sottolineare le esperienze e attività formative extracurriculari svolte. È bene evidenziare che i voti conseguiti negli esami di profitto non rilevano per la selezione. 

2.2 Curriculum ELSiano

La conoscenza dell’Associazione, dei suoi valori e delle sue attività, nonché la vostra partecipazione personale alle iniziative ELSiane, rappresentano un criterio di valutazione molto rilevante. In assenza di un’esperienza particolarmente ampia o di un ruolo da Officer, non scoraggiatevi: l’aderenza ai principi ELSiani e l’entusiasmo dimostrato nei confronti dell’associazione costituiscono comunque elementi importanti ai fini della valutazione.

2.3 Lettera motivazionale

La Motivation Letter rappresenta una componente fondamentale della candidatura e richiede particolare attenzione. Dovrà condensare motivazioni, competenze e obiettivi in non più di 600 parole.

2.3.1 Linee guida per la redazione

DOs

1. Evidenziate in modo chiaro e puntuale le motivazioni che vi spingono a partecipare alla specifica Delegation.

2. Illustrate in maniera convincente le ragioni per cui la vostra candidatura risulta particolarmente idonea per la Delegation di riferimento.

3. Valorizzate selettivamente le esperienze pregresse più rilevanti, approfondendone il contenuto e collegandole al ruolo di Delegate e al contesto istituzionale della Delegation.

4. Indicate l’impatto positivo che ritenete avrà l’esperienza sui vostri futuri piani di carriera.

5. Redigete una Motivation Letter personalizzata e specifica per ciascuna Delegation, in caso di candidatura a più posizioni.

6. Mantenete un tono professionale, equilibrato e rispettoso del contesto istituzionale, prestando particolare attenzione a forma, ortografia e grammatica.

7. Rileggete accuratamente il testo prima dell’invio e, ove possibile, sottoponetelo alla revisione di una o più persone terze.

DON’Ts

1. Non presentate testi generati integralmente tramite strumenti di intelligenza artificiale o che non riflettano un contributo personale autentico.

2. Non redigete una lettera assimilabile a una candidatura lavorativa né un elenco esaustivo di tutte le esperienze svolte.

3. Non adottate toni autoreferenziali o poco coerenti con i valori e l’ELSA Spirit.

4. Non utilizzate un linguaggio informale, impreciso o inadeguato al contesto istituzionale.

5. Non inserite i voti degli esami universitari nella Motivation Letter: tali informazioni non vengono prese in considerazione e potrebbero incidere negativamente sulla valutazione complessiva.

Qui è possibile visionare un esempio di lettera motivazionale.

3. Criteri di selezione e punteggi

La valutazione delle candidature si basa su criteri specifici e a ciascuno dei quali viene assegnato un punteggio su una scala da 1 a 10, secondo la griglia riportata di seguito. Tale sistema consente a ELSA International di valutare e classificare le candidature alle ELSA Delegation nel modo più efficace possibile.

I criteri sono:

1. Curriculum Vitae (CV);

2. Lettera motivazionale (Motivation Letter);

3. Conoscenza di ELSA e contributo alle attività ELSiane;

4. Valutazione di ELSA International.

Qui è possibile visionare la griglia dei punteggi per ogni criterio di selezione.

4. Fase post-selezione

4.1 Comunicazione dell’esito

L’esito della selezione viene comunicato via e-mail entro circa 7 - 10 giorni dalla chiusura della Call.

In caso di esito positivo, il Coordinator designato da ELSA International (responsabile del coordinamento della Delegation) metterà in contatto i Delegati, condividerà i materiali necessari e potrà organizzare una Call introduttiva.

4.2 Aspetti logistici ed economici

Non è possibile determinare con precisione l’ammontare delle spese che ciascun partecipante sosterrà in relazione a una specifica Delegation, in un determinato periodo. È tuttavia possibile individuare le principali voci di costo di cui sarà necessario tenere conto, nonché fornire alcuni suggerimenti utili per ottimizzare l’impiego del tempo e delle risorse, sia economiche sia personali.

4.2.1 Indicazioni: viaggi, vitto e alloggio

Di seguito sono elencate le principali categorie di spesa, accompagnate da alcune indicazioni pratiche.

A) Viaggio e spostamenti urbani

• Il primo suggerimento, soprattutto qualora sia necessario utilizzare il trasporto aereo, è quello di pianificare con adeguato anticipo. Si consiglia pertanto di iniziare a monitorare i prezzi non appena si riceve la conferma di selezione.

• Uno strumento particolarmente utile per la ricerca e il monitoraggio dei voli è Skyscanner o Google Flights, disponibile sia via browser sia come applicazione mobile per confrontare diverse combinazioni di volo.

• Qualora la destinazione risulti particolarmente costosa o complessa da raggiungere, può essere utile valutare aeroporti alternativi nelle vicinanze e combinare il viaggio aereo con tratte ferroviarie o su autobus. Un sito utile a tal fine è Trainline.

• Per gli spostamenti all’interno della città, è generalmente consigliabile utilizzare i mezzi pubblici locali, quali autobus, tram o metropolitana. Si raccomanda di informarsi preventivamente sull’esistenza di applicazioni o siti web dedicati al trasporto pubblico. È opportuno valutare la tipologia di biglietto più conveniente in base alla durata del soggiorno e alla presenza di tariffe agevolate per turisti.

• Segnaliamo che, nel caso delle Organizzazioni internazionali con sede a Ginevra, i trasporti pubblici sono gratuiti per chiunque pernotti in hotel, ostelli e alcuni b&b della città (Geneva Transport Card digital). 

B) Alloggio

• Indipendentemente dalle preferenze personali in termini di tipologia di alloggio, Booking.com rappresenta uno strumento particolarmente efficace per la ricerca di soluzioni abitative. La piattaforma consente l’applicazione di numerosi filtri e la visualizzazione delle strutture su mappa. Si suggerisce di utilizzare Booking.com in combinazione con Google Maps, individuando la sede (venue) della Delegation e simulando i percorsi dai diversi alloggi disponibili, al fine di selezionare la soluzione che offra il miglior equilibrio tra qualità, prezzo e distanza.

• Un ulteriore strumento utile è Trivago, che consente di confrontare le offerte di più piattaforme di prenotazione e, in alcuni casi, di ottenere risparmi significativi.

• Non è da sottovalutare il sito ufficiale dell’hotel che potrebbe offrire prezzi convenienti rispetto ad un sito intermediario.

• Per chi, invece, preferisce contenere ulteriormente i prezzi optando per una sistemazione in ostello, Hostelworld risulta una valida risorsa. 

C) Vitto

• Per quanto riguarda i pasti, è opportuno verificare se l’istituzione presso cui si svolge la Delegation dispone di una mensa interna e se sono previste agevolazioni per i Delegates.

• Al fine di contenere le spese, si consiglia di scegliere un alloggio dotato almeno di fornello o microonde, così da poter preparare autonomamente i pasti, oppure un pacchetto alloggio che comprenda la colazione.

5. Fase di svolgimento

5.1 Partecipazione alla Delegation

Ogni Delegation è composta indicativamente da 3-5 partecipanti. Tra questi, ELSA International individua un Head of Delegation, incaricato di coordinare il gruppo e di fungere da principale punto di riferimento per i Delegati durante lo svolgimento delle attività, nonché nelle fasi successive alla conclusione della sessione.

La durata di una Delegation può variare da un minimo di 2 a un massimo di 15 giorni. Alcune organizzazioni prevedono inoltre la possibilità di partecipazione in modalità da remoto:

• Qualora la sessione si svolga interamente online, ELSA International provvederà a trasmettere via e-mail tutti i collegamenti necessari. 

• Nel caso di sessioni in modalità ibrida, il Coordinator contatterà i Delegati, sempre tramite posta elettronica, per raccogliere le preferenze in merito alla modalità di partecipazione (in presenza, da remoto o in forma mista).

Quando la sessione si svolge interamente in presenza, o qualora si scelga la modalità full on site, la partecipazione a una Delegation comporta l’accesso diretto ai locali dell’istituzione ospitante e ai lavori ufficiali della sessione. Analogamente ai rappresentanti degli Stati e delle altre organizzazioni accreditate, ai Delegati ELSA viene assegnata una postazione identificata dal segnaposto “ELSA”, indicata e predisposta dal personale organizzativo.

• È generalmente richiesto di partecipare a tutte le sessioni e di rispettare l’eventuale numero massimo di assenze consentite. In presenza di impedimenti particolari, è necessario informare tempestivamente l’Head of Delegation, fornendo adeguata motivazione.

• Qualora la Delegation si svolga in presenza, è fondamentale mantenere un comportamento professionale e conforme al contesto istituzionale, nel rispetto del dress code indicato dall’ente ospitante nelle linee guida trasmesse in sede di selezione.

Le sessioni si svolgono in forma assimilabile a conferenze ufficiali, presiedute da un Presidente e scandite dai lavori di un Segretariato. Stati e organizzazioni partecipanti intervengono sulle tematiche all’ordine del giorno sulla base dell’agenda dei lavori. Tutta la documentazione rilevante, incluse l’agenda e gli eventuali materiali preparatori, viene trasmessa con congruo anticipo da ELSA International.

• Nel corso della Delegation sono spesso previsti side events, quali aperitivi, pranzi, cene o coffee break. La partecipazione a tali momenti è fortemente consigliata, in quanto rappresenta un’importante occasione di networking, di confronto con le personalità presenti e di consolidamento dei rapporti con gli altri Delegati.

Si raccomanda di prendere appunti durante lo svolgimento delle sessioni, anche in vista della redazione del report finale, unico per delegazione e sotto la diretta responsabilità dell’Head, da trasmettere a ELSA International. Esso consiste in una sintesi di quanto è stato discusso e di ciò che è avvenuto durante la sessione. Al termine dell’esperienza, inoltre, viene richiesto di compilare un form conclusivo, nel quale generalmente vengono richieste informazioni sullo svolgimento della Delegation, sulle tematiche trattate, sui side events a cui si è partecipato e su una valutazione complessiva dell’esperienza.

• N.B. È fondamentale ricordare che ELSA è un’associazione apartitica. Considerata la delicatezza di alcune tematiche trattate nel corso delle Delegations, durante le sessioni delle istituzioni internazionali possono emergere discussioni suscettibili di assumere connotazioni politiche. In tali circostanze, i Delegati ELSA non devono in alcun modo rilasciare dichiarazioni di natura politica.

5.2 Preparazione

I Delegati avranno l’opportunità di sperimentare direttamente il funzionamento delle istituzioni internazionali. Per seguire in modo efficace i lavori, è necessaria un’adeguata preparazione accademica. È pertanto richiesto che i Delegati si preparino accuratamente per le sessioni cui parteciperanno, sulla base dei materiali condivisi tra la comunicazione della selezione e l’inizio della Delegation. Non è consigliabile candidarsi qualora non si sia disposti a dedicare il tempo necessario a tale preparazione.

6. Guida alle Istituzioni

Per alcune delle organizzazioni presso cui si svolgono più frequentemente le Delegations, ELSA International mette a disposizione guide specifiche volte a supportare i candidati nella scelta e nella preparazione della Delegation.

Linee Guida (2025):

• CoE Guidelines;

• ICC Guidelines;

• UN ECOSOC Guidelines.

Handbook di preparazione accademica (2025):

• OHCHR Academic Preparation Handbook;

• UNCITRAL Academic Preparation Handbook;

• UN ECOSOC Academic Preparation Handbook;

• UNODC Academic Preparation Handbook;

• WIPO Academic Preparation Handbook. 

Modello di lettera motivazionale e criteri di selezione (aggiornato ad Aprile 2026)

Versioni precedenti: 

• (2022/2023): Alice Eraclei, Vicepresidente Seminari e Conferenze di ELSA Italia, Giulia Piccioni, Director for External Relations S&C ELSA Italia, Andrea Bove, Director for Delegations ELSA Italia. 

•  (2019/2020): Maria Eugenia Finocchio, Vicepresidente Seminari e Conferenze di ELSA Italia, Beatrice Marone, Director for ELSA Delegations ELSA Italia.