COMO ACESSAR E TRABALHAR COM TAREFA WORKFLOW (modern)?

COMO ACESSAR E TRABALHAR COM TAREFAS WORKFLOW

A quem se destina

Destina-se aos Atendentes.

Objetivo

Este procedimento tem como objetivo detalhar os passos para acessar e trabalhar com tarefas workflow.

Introdução

Workflow é um fluxo de trabalho, onde tarefas previamente configuradas são executadas sequencialmente permitindo ao usuário seguir um roteiro de atividades/ações e ter mais controle sobre os processos da empresa.

PROCEDIMENTO

1 - Acessar workflow

No menu principal acesse:

- Workflow

Aparecerá a tela abaixo.

2 - Filtrar/ordenar tarefas

A tela traz duas listas pré filtradas, sendo:

Tarefas de entrada
Tarefas reservadas para o usuário logado

Observe imagens abaixo:

Ações:

Filtro básico
Filtros avançados
Ordenação por
- Data recebimento ascendente
- Data recebimento descendente
- Data limite ascendente
- Data limite descendente
- Prioridade

3 - Executar tarefas

Na tela principal de tarefas, selecione a qual deseja executar, após clicar, o módulo no qual a tarefa foi disparada será exibido, com todas as informações pertinentes, podendo ser isoAtendimento, isoPedido, isoCampanha e isoCadastro, conforme imagem abaixo:

Observação: Para este documento, foi utilizado como exemplo, uma tarefa/fluxo do módulo isoAtendimento, porém, o mesmo procedimento se repete para os demais módulos.

Acesse a aba de tarefas do módulo

Todo módulo, possui uma aba chamada por exemplo "Tarefas do Atendimento", com função de expandir/recolher, conforme imagem ao lado:

Após expandir, a tela abaixo será exibida:

Ações:

Ordenação por
- Data recebimento ascendente
- Data recebimento descendente
- Data limite ascendente
- Data limite descendente
- Prioridade
Mais informações (acessível pelas 3 pontos)
Clicar e responder
Clicar e reservar

Após responder uma tarefa, a próxima será disparada automaticamente e aparecerá na lista.

Função arrastar

Arrastar tarefa (clique e segure, arraste da direita para esquerda)
Arrastar lista para atualizar (clique e segure, arraste de cima para baixo)

Observe imagens abaixo:

Arrastar tarefa

Ações:

Reservar tarefa
Histórico do cliente

Arrastar lista para atualizar

Badge de Tarefas

Adicionado sistema de notificação de tarefas atrasadas. Quando houver uma tarefa atrasada, será mostrada em um bullet no botão na barra de tarefas do iso

E na lista de tarefas, adicionado uma flag, para quando a tarefa estiver com o tempo decorrido, ultrapassar o tempo de aviso.

kanban de tarefas

O Kanban de tarefas tem como principal objetivo auxiliar o usuário na organização e execução de suas atividades. Cada tarefa possui uma prioridade geral, definida pelo sistema ou pela equipe gestora. Após reservar uma tarefa, o usuário pode atribuir uma prioridade pessoal, permitindo que ele organize suas demandas de acordo com sua rotina e urgência.

Esse modelo proporciona:

Visualização clara do status das tarefas.
Gestão eficiente do tempo e dos prazos.
Flexibilidade para o usuário adaptar o fluxo conforme suas necessidades

Para acessar a tela de Kanban basta entrar na tela do Workflow e será mostrada a aba do kanBan

Nesta tela temos o Kanban selecionado, as etapas desse kanban e as tarefas reservadas do usuário em forma de card. Esses cards tem as informações da tarefa, numero do atendimento, cliente, responsável, data inicial e data final de cada tarefa.
Foram adicionados icones de alerta para caso a tarefa esteja atrasada, e caso ja tenha ultrapassado o limite de tempo de permanência em cada etapa.

Também existem informações relevantes em alguns cards acima do componente de Kanban.

Bem como um funil para que o usuário tenha de forma visual onde está o gargalo de sua operação.

Dando dois clics no card, o usuario poderá alterar a cor da tarefa e alterar sua prioridade.
Dentro do kanban os cards serão ordenados pela prioridade que o usuário der a ele, e caso não haja essa priorização, então será ordenado pela prioridade da tarefa.

Ao clicar no ícone de lápis de cada card, será aberto o atendimento relacionado com a tarefa selecionada, para que o usuário possa dar continuidade no atendimento.

Também foi adicionada a visualização em forma de grid das mesmas informações do kanban

Telas de configutação Kanban

Para acessar a tela de configuração de Kanbam, basta clicar no menu de configurações do Workflow

Abrindo o menu de configuração, terá acesso as telas do kanban.

Temos as telas de formulário do Kanban, etapas, permissões e prioridade.

O formulário é basicamente a criação de um novo Kanban.

Após criar o Kanban, é necessário a criação das etapas que esse kanban terá.

Cada etapa tem a ordem, cor, icone e o prazo que cada item pode permanecer na etapa sem estar em atraso.

A tela de permissões é onde seriá vinculado os grupos que teram acesso ao Kanban

E a tela de Prioridade está ligada com os items do Kanban. Aqui é cadastrada os valores de prioridade que pode ser adicionado em cada item do kanban.

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