SPESIFIKASI TUGAS SEKRETARIAT JAMINAN KUALITI DAN PEMATUHAN POLISI IPG KPM (JKPP)
Fungsi Sekretariat Jaminan Kualiti dan Pematuhan Polisi IPG KPM (JKPP) adalah seperti berikut:
Melaksanakan pengurusan proses akademik yang dilaksanakan di IPG mendapat akreditasi;
KETUA SEKRETARIAT (TIMBALAN PENGARAH)
Ketua Sekretariat terlibat secara langsung dalam pelaksanaan SPK IPGM KPM dan pengurusan akreditasi program berdasarkan visi dan misi IPG KPM. Komitmen Ketua Sekretariat adalah seperti berikut:
Mengambil kebertanggungjawaban terhadap keberkesanan SPK dan pengurusan akreditasi program;
Memastikan integrasi keperluan SPK dan keperluan Kerangka Kelayakan Malaysia (MQF) dalam organisasi;
Memastikan sumber yang diperlukan untuk SPK dan pengurusan akreditasi program adalah tersedia;
Menyampaikan kepentingan pengurusan kualiti yang berkesan dan keakuran terhadap keperluan SPK serta keperluan MQF;
Memastikan bahawa SPK dan pengurusan akreditasi program mencapai objektif;
Melibatkan, mengarah dan menyokong warga organisasi supaya menyumbang kepada keberkesanan SPK dan pengurusan akreditasi program;
Menggalakkan penambahbaikan berterusan dan pemikiran berasaskan risiko;
Melantik urus setia untuk membantu tugas Setiausaha Sekretariat IPG; dan
Mengadakan mesyuarat Sekretariat Jaminan Kualiti dan Pematuhan Polisi (JKPP) IPG.
SETIAUSAHA SEKRETARIAT IPG
Menyelaras aktiviti audit, pengurusan risiko, pelaksanaan MS ISO 9001: 2015 dan pengurusan akreditasi;
Menyelaras MMKI, penulisan laporan Jawatankuasa MKI dan pengurusan akreditasi program IPG;
Menyelaras dan menyediakan maklum balas terhadap rumusan MMKI/MKSP;
Menganjurkan kursus/bengkel bagi melatih ahli memahami proses dan penyediaan dokumen untuk akreditasi;
Merancang dan menyelaras program berbentuk kesedaran (awareness) berkaitan SPK kepada warga IPG; dan
Menghadiri dan melaporkan hal-hal berkaitan pengurusan kualiti dan akreditasi dalam Mesyuarat Majlis Profesional, pengurusan dan Pentadbiran IPG (MPPPIPG)
PENYELARAS AKREDITASI
Mencadangkan pelantikan ahli jawatankuasa Pasukan Pelaksana Akreditasi IPG;
Menyediakan pelan tindakan bagi proses permohonan akreditasi sejajar dengan pelan tindakan IPGM;
Menyelaras aktiviti Pasukan Pelaksana Akreditasi secara menyeluruh;
Mengurus dan memastikan pangkalan data disediakan dan dikemaskini bagi memenuhi bidang dan standard yang dikehendaki oleh MQA;
Menggerakkan pasukan mengikut bidang masing-masing bagi menyediakan dokumentasi COPPA terkini (beserta bahan bukti);
Menguruskan permohonan secara dalam talian melalui sistem e-Semakan Permohonan MQA;
Menghantar dokumen yang lengkap bagi permohonan akreditasi ke IPGM;
Mengurus lawatan Ahli Panel Penilai (APP) dari MQA; dan
Menyediakan dan menghantar maklum balas hasil laporan panel penilai MQA ke IPGM.
KETUA AUDIT
Mencadangkan pelantikan ahli Jawatankuasa Audit Dalaman;
Merancang aktiviti tahunan JK Audit Dalaman IPG selaras dengan Jadual Tahunan Audit Dalaman;
Merancang dan melaksanakan Audit Dalaman di IPG;
Menyerahkan dapatan Audit Dalaman kepada Jawatankuasa Penambahbaikan untuk tindakan seterusnya;
Menjalankan audit susulan bagi memastikan tindakan pembetulan ke atas Laporan Ketidakakuran (NCR) dan Peluang Untuk Penambahbaikan (OFI) dilaksanakan;
Menyediakan Laporan Audit Dalaman untuk dibentangkan dalam MKI; dan
Menghantar Laporan Audit Dalaman kepada Setiausaha Sekretariat IPG untuk MKSP.
PENYELARAS SPK MS ISO
Mencadangkan pelantikan urusetia SPK MS ISO;
Merancang aktiviti pelaksanaan MS ISO 9001:2015 IPG;
Menyelaras aktiviti semua jawatankuasa di bawah penyelarasannya;
Menjadi urus setia MMKI dan menyediakan minit mesyuarat MMKI;
Menjadi urus setia bersama dengan Pasukan Audit Dalaman (PAD) IPG dalam pentadbiran aktiviti pengauditan SPK;
Mengumpulkan semua laporan jawatankuasa di bawah penyelarasannya untuk dibentangkan dalam MMKI; dan
Menghantar semua laporan jawatankuasa di bawah penyelarasannya kepada Setiausaha Sekretariat IPG untuk MKSP.