El presente documento tiene por finalidad informar a los clientes, proveedores y colaboradores (en adelante, “titulares”) sobre el tratamiento de datos personales que INTERNATIONAL SHIPPING & STORAGE LTDA. (en adelante, “INSA”), realiza de conformidad con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), su Reglamento y demás normativa aplicable en Ecuador.
Alcance
Para INSA es importante el manejo de sus datos personales. Por este motivo, pone a su disposición este Política de Privacidad para comunicarle sobre el tratamiento de los datos personales que como Titular proporciona, las finalidades de tratamiento, entre otros aspectos importantes para su consideración.
Contenido
En este documento le informamos, en particular, de:
Identificación del responsable;
Definiciones
Obtención y tipo de datos personales que recopilamos;
Fines del tratamiento;
Videovigilancia
Tratamiento de datos de menores de edad
Bases de legitimación para el tratamiento de los datos personales;
Tiempo por el cual se conserva la información;
Medidas de seguridad de la información
Respecto a datos erróneos o inexactos
Derechos de los titulares
Ejercicio de derechos y reclamaciones
Transferencia de datos personales
Uso de cookies
Modificaciones a la Política de Privacidad.
1. Responsable del tratamiento
INTERNATIONAL SHIPPING & STORAGE LTDA.
Dirección: Panamericana Norte y Pasaje Cenepa S/N, Quito, Ecuador.
RUC: 1790017125001
Correo electrónico: datos.proteccion@insa.com.ec
Teléfono: 0985846000 // 045066000
2. Definiciones
Dato personal: toda información que identifique o haga identificable a una persona natural.
Colaboradores: Personas naturales vinculadas laboralmente o bajo cualquier modalidad contractual a la organización.
Clientes: Personas naturales que adquieren o utilizan los productos, bienes o servicios ofrecidos por la organización, ya sea de forma ocasional o habitual.
Encargado del Tratamiento: Es quien realiza el tratamiento de los datos personales a nombre y por cuenta de un Responsable.
Postulantes: Personas naturales que, de forma voluntaria, proporcionan sus datos personales a la organización con el propósito de participar en procesos de selección y reclutamiento.
Proveedores: Personas naturales que proporcionan bienes, servicios, insumos o recursos a la organización. Se engloba en este grupo a los representantes o colaboradores de las personas jurídicas que actúen como proveedores a los que se pueda tener acceso en el marco de la prestación del servicio.
Responsable: Persona natural, persona jurídica de derecho privado o entidad pública que sola, o juntamente con otros, decide sobre la finalidad y el Tratamiento de Datos Personales. En la presente política se entiende como Responsable a INSA
Titular de Datos Personales: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
3. Obtención y tipo de datos personales que recopilamos
Con el propósito de brindar los servicios correspondientes, se podrá solicitar a los titulares, a través de formularios u otros medios similares, los datos personales necesarios.
Los datos personales tratados varían según el titular y su relación con INSA:
3.1. Colaboradores:
La información se recaba en los documentos que se proporcionan al inicio de la relación laboral:
Datos de carácter identificativo: nombre, apellido, número de identificación, imagen, voz, datos de contacto como correo electrónico, número de teléfono y número de celular, dirección.
Datos académicos y profesionales: Formación educativa y profesional, experiencia profesional, referencias laborales, ocupación, competencias.
Datos de características personales: idioma, estado civil, edad, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, datos de familia, nacionalidad, género.
Datos de circunstancias sociales: Situación familiar (cargas familiares)
Datos económicos, financieros y crediticios: Datos relacionados a su remuneración (ingresos y datos económicos de nómina), número de cuenta bancaria, tipo de cuenta bancaria, entidad bancaria
Datos de salud: historia clínica, enfermedades médicas, resultados de exámenes médicos.
Datos de personas con discapacidad: Datos relativos a la discapacidad, o de personas para los cuales sean sustitutos.
Otra información de fuentes públicas o públicamente comprobables.
3.2. Clientes:
La información que se recaba es aquella necesaria para poder prestar nuestros servicios. Recolectamos tu información a través de nuestros formularios físicos y digitales para la generación de las ordenes de trabajo, como:
Datos de carácter identificativo: nombre, apellido, número de identificación y/o pasaporte, imagen, voz, datos de contacto como correo electrónico, número de teléfono y número de celular, dirección.
Datos de características personales: idioma, estado civil, edad, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, datos de familia, nacionalidad, género.
Datos de circunstancias sociales: Característica de alojamiento, situación de vivienda, situación familiar (cargas familiares), bienes y propiedades, posesiones.
Datos económicos, financieros y crediticios: Información de pago, Número de cuenta bancaria, tipo de cuenta bancaria, entidad bancaria.
Otra información de fuentes públicas o públicamente comprobables.
3.3. Proveedores:
La información la obtenemos de los documentos intercambiados durante la relación comercial:
Datos de carácter identificativo: nombre, apellido, número de identificación y/o pasaporte, datos de contacto como correo electrónico, número de teléfono y número de celular, dirección.
Datos económicos, financieros y crediticios: Información de pago, Número de cuenta bancaria, tipo de cuenta bancaria, entidad bancaria.
Otra información de fuentes públicas o públicamente comprobables.
Las categorías de datos mencionadas son ilustrativas y pueden variar según las necesidades específicas de cada tratamiento.
INSA podrá recabar otros datos personales contenidos en fuentes de acceso público.
4. Fines del tratamiento
En virtud del giro de negocio de nuestra compañía, trataremos los datos personales de acuerdo con las siguientes finalidades:
Colaboradores:
Confirmación de su identidad y validación de la información personal proporcionada.
Gestionar procesos de reclutamiento y selección de nuevos colaboradores.
Exámenes médicos para aptitud médica laboral.
Evaluaciones técnicas y de conocimientos.
Verificación de referencias.
Generar la documentación necesaria para formalizar la relación laboral.
Ejecución de la relación laboral.
Verificación de la información proporcionada a través de fuentes de acceso público, o por el mismo colaborador.
Administración de beneficios laborales y sociales.
Registro de información en plataformas de entidades gubernamentales (Ministerio de Trabajo, IESS).
Elaboración de exámenes ocupacionales de conformidad con la normativa vigente.
En caso de discapacidad, categorización de conformidad con la ley vigente.
Realización de visitas domiciliarias para conocer situación socioeconómica, a criterio de INSA.
Registro de ingresos y salidas de colaboradores.
Gestión de programas corporativos.
Envío de comunicaciones relacionadas con sus actividades laborales.
Información respecto de productos y servicios que puedan ser de interés del colaborador, cuando se haya consentido en ello.
Mantener estándares de seguridad y prevención de riesgos laborales.
Desarrollo de actividades para la gestión de Talento Humano.
Llevar un registro de los trabajadores para fines estadísticos e históricos.
Desarrollar procesos de evaluación del desempeño y clima laboral.
Publicar imágenes y/o vídeos de los colaboradores que hayan consentido en ello en redes sociales y demás medios de comunicación para promocionar las actividades de INSA.
Cumplimiento con los requisitos emitidos por cualquier autoridad competente.
Cumplimiento de obligaciones derivadas de la legislación laboral y de seguridad social aplicable.
Clientes:
Registro en sistemas y plataformas relacionadas con la operatividad de INSA.
Responder a solicitudes de información sobre los productos y servicios ofrecidos por INSA.
Celebración de contratos con clientes.
Gestionar la relación contractual de los productos y servicios que el cliente solicite o contrate con INSA.
Validación de la información y documentación proporcionada, incluyendo fuentes de acceso público.
Cumplir con las obligaciones legales y normativas aplicables a INSA.
Preparación de acuerdos de transporte.
Planificación de rutas, recogida y entrega de bienes.
Ofertas de productos y servicios de INSA.
Elaboración y envío de reportes a entidades de control, de conformidad con normativa aplicable.
Declaraciones de aduanas y trámites legales internacionales.
Gestión de seguros asociados a los bienes transportados.
Cumplimiento de requisitos fiscales y de transporte internacional.
Evaluar la calidad de los productos y servicios a través de encuestas de satisfacción.
Contactar con el titular para ofrecer propuestas de valor de productos y servicios.
Envío de información publicitaria sobre productos y servicios de INSA, cuando el titular haya consentido en ello.
Seguimiento de quejas y/o reclamos presentados.
Publicar imágenes y/o vídeos de los clientes que hayan consentido en ello en redes sociales y demás medios de comunicación para promocionar las actividades de INSA.
Realizar gestiones de cobranza.
Realizar procesos de auditoría interna y externa.
Proveedores:
Gestión de selección de proveedores;
Celebración de contratos;
Celebración de acuerdos, políticas y protocolos;
Contratación y coordinación de transportistas, almacenes y agentes aduaneros.
Supervisión de entregas y recogidas realizadas por terceros.
Gestión de la relación contractual de prestación de servicios o adquisición de bienes a favor de INSA;
Gestión contable y financiera;
Realizar procesos de debida diligencia y verificación de información en fuentes de acceso público.
Cumplimiento de normativas laborales, fiscales y de transporte.
Recogemos únicamente la información personal en la medida necesaria para alcanzar el propósito específico. La información no se utilizará para una finalidad incompatible con las antes descritas.
Las actividades de tratamiento que realiza INSA, actualmente no se basan en decisiones automatizadas. Si lo anterior cambia, se le informará pertinentemente al Titular.
5. Videovigilancia
Por motivos de seguridad de instalaciones, bienes y personas, se realiza el monitoreo de cámaras de videovigilancia en el interior de las instalaciones.
La información recopilada por medio de nuestros sistemas de videovigilancia y bitácoras de acceso será utilizada a fin de preservar la seguridad de las personas, establecimientos, bienes muebles e infraestructura mediante un control formal de accesos físicos en las instalaciones por parte de proveedores, clientes, trabajadores, postulantes y demás visitantes.
6. Respecto al tratamiento de datos de menores de edad
Podrá realizarse el tratamiento de datos de menores de edad con la debida autorización de sus representantes legales, cuando sea necesario para cumplir con requisitos legales, como las declaraciones de aduanas relacionadas con los servicios de mudanza. Este tratamiento se realizará de manera estrictamente limitada a dichos fines y respetando las normativas aplicables.
En el caso de adolescentes mayores de 15 años, podrán otorgar su consentimiento de forma directa a INSA para el tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo dispuesto en la LOPDP. Sin embargo, en otros vínculos jurídicos, se aplicará lo señalado en cada normativa específica.
INSA velará siempre por el uso adecuado de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, garantizando el respeto a las leyes aplicables y aplicando las medidas de seguridad y confidencialidad oportunas.
7. Bases de legitimación para el tratamiento de datos personales
Las bases de legitimación para el tratamiento de la información que recopila INSA son:
Su consentimiento expreso, brindado voluntariamente de conformidad con la Ley;
Obligaciones legales, basados en la normativa que regulan el negocio de INSA, o cualquier norma jurídica que obligue a realizar el tratamiento respectivo;
Cumplimiento de las obligaciones contractuales contraídas con el cliente, proveedor o trabajador;
Interés legítimo del titular, del responsable o de un tercero.
No se requerirá consentimiento cuando se trate de información que provenga de fuentes públicas; sea información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; en casos de urgencia médica o sanitaria, o cuando el tratamiento sea exigido por Ley.
Conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos, los datos financieros y crediticos del titular serán tratados solamente para la finalidad de análisis y no serán comunicados o difundidos, ni podrán tener cualquier finalidad secundaria.
8. Tiempo de conservación
INSA conserva los datos recopilados durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad correspondiente, así como por el plazo que el ordenamiento jurídico obliga, de conformidad con las leyes y regulaciones aplicables a INSA.
Luego de ese tiempo, esta información puede ser conservada debidamente anonimizada, para fines estadísticos y de análisis interno.
9. Medidas de seguridad de la información
INSA cuenta con políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información, cuyo objeto es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información personal:
Implementación de medidas de seguridad físicas, organizacionales y técnicas necesarias, basadas en los resultados de la gestión de riesgos asociados al tratamiento de datos personales.
10. Respecto de los datos erróneos o inexactos
El titular debe garantizar que los datos personales que entrega son verdaderos, exactos, completos y actualizados y responder sobre su veracidad y actualización. Por lo tanto, el titular será responsable de las informaciones falsas, excesivas o inexactas que proporcione de forma voluntaria y de los daños y perjuicios, directos o indirectos comprobables que esto pudiera llegar a causar.
En caso de no proporcionar todos los datos requeridos o si los datos suministrados contienen errores o inconsistencias, INSA se reserva el derecho de suspender o no prestar los servicios contratados.
11. Derechos de los titulares
Los Titulares cuentan con los derechos que les asisten según la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento y demás normativa aplicable, los cuales se definen a continuación:
Acceso
El Titular puede solicitar a INSA el acceso a todos los datos personales y la información sobre su tratamiento sin mediar justificación, y, siempre y cuando esta solicitud sea razonable y sin constituir un abuso del derecho.
Rectificación y actualización
El titular tiene el derecho a obtener de INSA la rectificación y actualización de sus datos personales inexactos o incompletos.
Es obligación del titular que la información que proporciona sea veraz y exacta. INSA, puede efectuar revisiones y cotejo de la información entregada, con información pública o dispuesta en páginas de autoridades estatales y de acceso público.
Eliminación
El Titular tiene derecho a que INSA elimine sus datos personales cuando ya no exista una razón para su tratamiento, cuando se haya culminado la relación comercial o en caso de que la conservación de esta ya no sea necesaria respecto de la finalidad con la que se recolectó inicialmente.
Como limitación a lo anteriormente expuesto, la LOPDP establece que INSA podrá conservar la información del titular en caso de que una autoridad así lo requiera en el marco de investigaciones, interés público o si existiese una obligación legal para mantenerla por más tiempo del antes establecido.
Oposición
El titular tiene el derecho a oponerse o negarse al uso de sus datos personales en caso de que verifique que se están tratando para finalidades distintas a las que se recabó o si no son necesarias para mantener la relación comercial.
Portabilidad
El titular a través del derecho de portabilidad puede solicitar que se transmitan sus datos a otros responsables (otras empresas).
Suspensión del tratamiento
El titular tiene derecho a obtener de INSA la suspensión del tratamiento de los datos cuando:
Si el titular impugne la exactitud de sus datos personales;
El tratamiento que INSA efectúa sea ilícito;
Si INSA ya no necesita tratar los datos personales para los fines del tratamiento, pero el titular los necesite para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones; y
Si el titular se opone al tratamiento de sus datos relativos a la salud, mientras INSA verifica si los motivos legítimos para el tratamiento prevalecen sobre los del titular.
Derecho a no ser objeto de una decisión basada única o parcialmente en valoraciones automatizadas
Tiene derecho a no ser sometido a una decisión basada única o parcialmente en valoraciones que sean producto de procesos automatizados, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos sobre usted, o que atenten contra sus derechos y libertades fundamentales, cuando considere se cumplan alguna de las condiciones previstas en la normativa vigente y aplicable. No se podrá solicitar el ejercicio de este derecho cuando:
La decisión es necesaria para la celebración o ejecución de un contrato entre el interesado y INSA o entre el encargado del tratamiento de datos personales;
Está autorizada por la normativa aplicable, orden judicial, resolución o mandato motivado de autoridad técnica competente para lo cual estableceremos medidas adecuadas para salvaguardar tus derechos fundamentales y libertades;
Tengamos su consentimiento explícito; o
La decisión no conlleve impactos graves o riesgos verificables;
12. Respecto al ejercicio de derechos o reclamaciones
Para hacer efectivos los derechos establecidos en esta política, conforme a lo dispuesto en la LOPDP, puedes enviar una solicitud de ejercicio o una reclamación sobre el tratamiento de tus datos personales al siguiente correo electrónico: datos.proteccion@insa.com.ec
Te solicitamos utilizar el formulario que hemos dispuesto en el Anexo para el ejercicio de derechos disponible en nuestra página web, para garantizar una gestión más ágil y adecuada de tu solicitud.
13. Transferencia de Datos Personales
La información personal únicamente podrá ser accedida por las personas autorizadas, así mismo su circulación se limitará al ejercicio de las finalidades autorizadas por el Titular, sin perjuicio del cumplimiento de órdenes de índole legal y/o judicial que requieran el acceso a la información suministrada por los colaboradores, estudiantes o proveedores de INSA.
INSA podrá compartir su información personal con determinados encargados de tratamiento, que fungen en calidad de proveedores, mismos que han sido verificados previamente respecto al manejo de los datos personales que lleguen a su conocimiento.
Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, INSA, tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con las actividades propias de la relación con la INSA, y solamente mientras ésta dure, y no podrá
Se garantizará que la transferencia internacional de datos personales se sustente en un instrumento jurídico que contemple los estándares antes determinados, así como aquellos que establezca la Autoridad de Protección de Datos Personales.
En caso de ausencia de una declaratoria de nivel adecuado de protección del país destinatario de conformidad con el artículo 56 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, la INSA se obliga a utilizar cualquiera de los otros medios reconocidos en la normativa aplicable para posibilitar l a transferencia internacional de datos. En este caso se le informará al titular de los posibles riesgos para él de dichas transferencias.
14. Cambios a la política de privacidad y protección de datos personales
Las actualizaciones al presente documento, será notificado a través del sitio web de INSA o por medio de los canales digitales que hemos puesto a su disposición. Es su responsabilidad revisarlas constantemente. Informaremos de cualquier pormenor que pueda afectar el tratamiento de sus datos personales, sin que esto implique un detrimento en sus derechos como titular.