Tujuan prosedur ini adalah untuk memberikan garis panduan bagi proses penyediaan lukisan, pembekalan, pemasangan, pengujian dan pentauliahan sesuatu projek.
Jabatan Operasi bertanggungjawab bagi memastikan segala keperluan bagi perolehan bahan, pemasangan produk dan perkhidmatan di tapak projek menepati spesifikasi yang telah ditetapkan dan menyediakan dokumen berkaitan daripada pihak pelanggan.
Menerima Letter of Awards / Surat Setuju Terima Tender, Bill Quantity (B.Q) dan Shop Drawing yang telah dipersetujui daripada pihak pelanggan atau seumpamanya.
Jabatan Operasi samada menerima lukisan yang telah ditetapkan oleh pelangan atau mengemukakan lukisan kepada pelanggan untuk dipersetujui oleh pihak pelanggan. Lukisan yang dikemukakan kepada pelanggan hendaklah yang telah disahkan oleh Pengurus Operasi.
Lukisan yang telah dipersetujui oleh pelanggan akan di cop sebagai “Master Copy” dan segala perubahan yang berlaku keatas lukisan tersebut akan didaftarkan kedalam “Master Drawing List”. Sebarang lukisan yang dikemukakan ke pihak vendor juga akan dikawal dengan mendaftarkan ke dalam “Control Drawing List”
Jabatan Operasi akan mengeluarkan Program Kerja yang disahkan oleh Pengurus Operasi dan akan direkodkan. Program Kerja mempunyai maklumat perincian kerja, tempoh kontrak dan tarikh tamat projek tersebut.
Jabatan Operasi kemudiannya akan mengeluarkan ”Material Take Off (MTO)” yang telah disahkan oleh Pengurus Operasi dan direkodkan. Setiap MTO mempunyai maklumat mengenai nama projek, kuantiti senarai bahan yang diperlukan dan tarikh bahan yang dikehendaki.
Jabatan Operasi mengeluarkan ”Work Order” atau ”Purchase Order” kepada vendor yang dipilih daripada “Approve Vendor List”. “Work Order” atau ”Purchase Order” yang dikeluarkan mengandungi maklumat nama projek, harga dan perincian dan disahkan oleh Pengarah Urusan.
Sekiranya terdapat pembatalan dokumen atau perubahan kandungan dalam ”Work Order” atau ”Purchase Order”, pembatalan dan perubahan tersebut direkodkan dalam “Cancellation / Amendment Order”
4.2 Pelaksanaan Projek
Sebelum barang sampai di tapak, pemeriksaan kualiti dilakukan di premis pembekal dan direkodkan didalam “Incoming Quality Check Form”.
penghantaran barang ke tapak bermula apabila keadaan tapak bina berada dalam keadaan sedia untuk menerima barang. Kriteria keadaan tapak bina ini adalah mengikut keadaan semasa tapak dan perbincangan dengan pihak pelanggan.
Setelah barang sampai di tapak, Pengesahan penerimaan barang ditapak dibuat adalah mengikut keadaan semasa tapak dengan menandatangani dokumen “Delivery Order” oleh pihak pelanggan.
Kerja-kerja pemasangan akan dijalankan oleh vendor yang dilantik dan akan dipantau berdasarkan Lukisan yang telah disahkan. Pemeriksaan dilakukan mengikut keperluan iaitu semasa kerja pemasangan dijalankan atau selepas kerja pemasangan siap dilakukan. Pemeriksaan direkodkan didalam “Site Diary”
Sekiranya terdapat ketidakpatuhan spesifikasi barang atau perkhidmatan di tapak, barang yang tidak mengikut spesifikasi akan diasingkan dan dilabelkan “Reject”, manakala perkhidmatan dihentikan sementara untuk pengasingan. Ketidakpatuhan spesifikasi barang dan perkhidmatan tersebut direkodkan didalam “Non-Conformance Report”.
Apabila kerja pemasangan siap, kerja pengujian dan pentauliahan dijalankan. Jika keputusan pengujian dan pentauliahan tidak memenuhi keperluan, pembaikan akan dilakukan dan pengujian dan pentauliahan dijalankan semula. Jika keputusan pengujian dan pentauliahan memenuhi keperluan, pengesahan daripada wakil pelanggan direkodkan didalam “Testing and Commisioning Form”.
Semua kerja yang menggunakan alat pengukur hendaklah menggunakan alat pengukur yang belum luput tarikh tentukur seperti yang disenaraikan dalam “Calibration Equipment Schedule”. Pihak vendor yang membuat kerja pengukuran hendaklah untuk menggunakan alat pengukur mereka yang belum luput tarikh tentukur atau dengan mengemukan Sijil Tentukur.
Penyerahan tapak kepada kontraktor utama atau wakil pelanggan dilakukan apabila kerja pemasangan siap atau kerja pengujian dan pentauliahan telah memenuhi keperluan yang ditetapkan ataupun kedua-duanya sekali.
Penyerahan tapak juga dilakukan dengan penyerahan dokumen tertentu yang mengandungi helaian “Notis Serah Tapak”, “As Built Drawing” dan keputusan Pengujian dan Pentauliahan.
4.3 Penyelenggaraan
Kerja-kerja penyelenggaraan bermula daripada tarikh tapak diserahkan secara rasmi kepada wakil pelanggan. Tempoh penyelenggaraan berpandukan kepada “Defect Liabilty Period” kontrak projek tersebut.
Aktiviti-aktiviti penyelenggaraan dibahagikan kepada dua jenis iaitu Penyelenggaraan Pencegahan dan Penyelenggaraan Pembetulan.
Penyelenggaraan Pencegahan
Jabatan Operasi akan mengeluarkan “Preventive Maintenance Schedule” dimana ianya mempunyai maklumat Nama Projek, Tarikh Penyerahan Tapak, Tarikh Perancangan dan Tarikh Sebenar Penyelenggaraan dibuat. Jadual Penyelenggaraan Pencegahan disahkan oleh Pengurus Projek dan direkodkan.
Kerja-kerja penyelenggaraan dibuat berdasarkan kepada Jadual Penyelenggaraan Pencegahan iaitu berdasarkan perancangan yang telah dibuat.
Sebarang kerosakan yang dijumpai pada produk akan direkodkan didalam “Non- Conformance Report”. Jenis kerosakan yang dilaporkan mestilah disebabkan oleh pihak pengilang. Tindakan pembetulan akan dijalankan keatas kerosakan tersebut. Sekiranya kerosakan berpunca daripada kerosakan yang disengajakan, komponen hilang dan kerosakan yang bukan disebabkan oleh pihak pengilang, maka sebut harga baru perlu dikeluarkan kepada pihak pelanggan untuk tindakan susulan seterusnya.
Kerja-kerja pengujian dijalankan selepas kerja pemeriksaan dan tindakan pembetulan (jika ada) siap. Pengujian dijalankan dan direkodkan didalam “Maintenance Report” Jika keputusan pengujian tidak memenuhi keperluan, tindakan pembaikan dan pengujian dijalankan semula. Jika keputusan pengujian memenuhi keperluan, pengesahan daripada wakil pelanggan direkodkan.
4.4 Penyelenggaraan Pembetulan
Penyelenggaraan dilakukan apabila terdapat aduan bertulis atau/dan lisan kerosakan yang dilaporkan oleh wakil pelanggan semasa dalam tempoh “Defect Liabilty Period”. Aduan direkodkan didalam “Non-Conformance Report”.
Pemeriksaan dan tindakan pembetulan dibuat mengikut Para 5.3.3.3.
Pengesahan dari wakil pelanggan direkodkan didalam “Non-Conformance Report” selepas tindakan pembetulan siap diambil.
4.5 Pemilihan dan Penilaian Vendor
Jabatan Operasi mengenal pasti Vendor baru yang berpontensi berdasarkan keperluan projek. Vendor yang berminat diminta melengkapkan borang “Vendor Selection Form” secara media elektronik.
Vendor yang dikenal pasti akan ditemuduga dan dinilai. Lawatan ke pejabat akan dibuat untuk menilai kemudahan yang ada jika perlu. Penilaian dibuat berdasarkan seperti berikut :-
Keupayaan kewangan
Keupayaan mesin / peralatan dan pengeluaran
Rekod kerja
Sistem pengurusan
Lesen dan sijil kompeten (Jika perlu).
Vendor baru yang diterima masuk didaftarkan didalam “Approved Vendor List” setelah disahkan oleh Pengarah Urusan.
Prestasi vendor dinilai selepas kerja yang ditanggungjawabkan siap dilaksanakan dan sebelum kerja baru diberi. Bagi tempoh projek yang melebihi setahun, prestasi vendor akan dinilai setahun sekali. Prestasi vendor dinilai mengikut kriteria yang ditetapkan dan direkodkan didalam “Penilaian Prestasi Vendor” dan disahkan oleh Pengarah Urusan.
Penilaian ini akan menentukan samaada pembekal dan vendor tersebut dikekalkan atau dikeluarkan daripada “Approved Vendor List” dan akan dikemaskini setiap kali terdapat perubahan yang dilakukan.