Fases de um Evento

       FASES DO EVENTO        

     Cada evento é único e pode exigir diferentes etapas e níveis de planejamento. Mas, em geral, essas fases são essenciais para o sucesso do evento e para garantir que todo o trabalho valha à pena.

      Para Coutinho (2010, pag. 25)

O processo de planejamento consiste em estabelecer em que ponto uma organização se encontra no presente e para onde ela pretende se dirigir no futuro, com as estratégias ou táticas necessárias para atingir esse ponto. Resumindo em poucas palavras, o processo de planejamento se interessa pelos fins e pelos meios para atingir tais fins.

      Segundo Douglas MacArthur (apud Coutinho, 2010, pág. 25) “sem um plano, não passamos de turistas”.

     Existem várias fases envolvidas na organização de um evento de sucesso, e é no planejamento que se determinará o sucesso geral do evento. É durante esta fase que se escolhe a data, o local, se define o objetivo e se cria um plano detalhado com os recursos e orçamentos necessários. É importante que haja uma boa comunicação entre toda a equipe envolvida, a fim de evitar problemas futuros.

      Segundo Matias (apud Coutinho, 2010, pág.26) “as fases do processo de planejamento e organização de eventos são: a) concepção; b) pré-evento; c) per ou transevento; e d) pós-evento.”

CONCEPÇÃO - INCORPORAÇÃO DA IDEIA

      Começamos a idealizar um evento com a listagem de possíveis dados que vão determinar: objetivos, informações sobre o perfil dos participantes, duração, local adequado, recursos materiais e humanos necessários e disponíveis, elaboração do projeto e do cronograma de atividades e de trabalho.

      Para a concepção de um evento, é importante seguir alguns passos:

Objetivos: identifique qual é o objetivo principal do evento. É uma celebração, uma conferência, uma apresentação de produtos ou um evento social? Defina claramente o que você espera conseguir com o evento.

Orçamento: qual é o orçamento disponível para realizar o evento? Isso irá afetar a escolha do local, dos fornecedores e do tamanho do evento.

Público-alvo: quem são as pessoas que você deseja convidar para o evento? Identifique as características do seu público para poder direcionar melhor a comunicação e as atividades do evento.

Local: escolha o lugar que mais se adequa ao tipo de evento que você está organizando e ao número de pessoas que você espera. Lembre-se também de verificar a disponibilidade de datas e horários.

Fornecedores: contrate fornecedores de qualidade e que possam fornecer o que você precisa dentro do orçamento disponível.

Atividades: planeje as atividades do evento de acordo com o objetivo e com o público-alvo. Se for um evento social, pense em música ao vivo, jogos ou danças. Se for uma conferência, programe palestras e workshops.

PRÉ-EVENTO - PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO

Um evento compreende fundamentalmente três pontos essenciais: Planejamento, Organização e Execução. 

O pré-evento segundo Coutinho (2010, pág. 27):  

É a fase decisiva do evento, na qual estão inseridos a coordenação executiva e os controles financeiros, técnico-administrativo e social do evento.

       Matias (apud Freiberger, 2010, pag. 29), diz que “é preciso que seja estruturada uma secretaria para o pré-evento.”

     Nesta fase, são definidas e realizadas algumas atividades e a secretaria será responsável por implementar previamente alguns serviços e atividades, para constituir  a estrutura administrativa e institucional do evento.

     No pré-evento as atividades são subdivididas em: serviços iniciais serviços de secretaria e o detalhamento do projeto.

     Os serviços iniciais envolvem a identificação do órgão ou empresa, o levantamento dos nomes e confirmação de presença, será definido a responsabilidade de cada profissional e a abertura da conta bancária do evento.

      A responsabilidade do serviço de secretaria está na preparação, expedição, controle e arquivo de correspondência, bem como no controle das inscrições e cadastro e criação do fluxograma das informações.

     Enquanto que o detalhamento do projeto consiste em apresentar de forma geral, o conceito do que se pretende realizar no evento.

      De nada adianta planejarmos todo o evento se não cuidarmos de uma parte muito importante que é a comunicação e marketing do evento, é preciso que se faça uma campanha de divulgação do evento nas redes sociais, por e-mail ou por telefone. É importante que o convite seja claro e objetivo, com informações completas sobre o evento.

TRANS-EVENTO – EXECUÇÃO

     Esta fase é decisiva e abrange a aplicação das atividades antevistas no pré-evento. Através da aplicação do check-list, que nada mais é do que o documento que lista as tarefas e materiais necessários ao evento, é que se acompanha se as etapas do evento estão conforme planejado.

     A definição de check-list segundo Matias (apud Feinerber, 2010, pág. 36) é:

O checklist é uma forma de acompanhamento que deve orientar o organizador do evento para que todas as providências sejam devidamente efetivadas nas distintas fases de planejamento do evento, sendo: pré-evento, realização do evento, e pós-evento.

     A secretaria do evento é responsável por todo o apoio administrativo do evento, consequentemente deve ser bem localizada e plenamente equipada, pois apoiará direta e indiretamente na realização do evento.

     Dentre as atribuições da secretaria encontram-se:

• Recepcionar/atender: convidados e autoridades

• Supervisionar os serviços

• Entregar material de apoio

• Prestar informações em geral

     Não se pode esquecer que o serviço de recepção de um evento é o cartão de visita e o primeiro contato do participante, sendo imprescindível que seja expressado cordialidade, transmitindo ao participante a importância de sua presença.

PÓS-EVENTO – AVALIAÇÃO E ENCERRAMENTO

     O pós-evento é uma etapa importante na organização de qualquer tipo de evento, seja ele uma conferência, uma festa, um seminário ou outro tipo de encontro. Ele é composto por várias ações que são realizadas após o término do evento e cujo objetivo é avaliar o sucesso do mesmo, encerrar qualquer processo pendente e garantir que os objetivos foram alcançados.

      Entre as atividades mais comuns realizadas no pós-evento está a elaboração de relatórios, em que são registrados todos os aspectos do evento, desde a organização inicial até a conclusão final. Esses relatórios servem para documentar todo o processo e fornecer informações para futuras avaliações e planejamentos.

Após o evento, avalie os resultados e se o objetivo foi alcançado. Identifique também os pontos positivos e negativos para melhoria dos próximos eventos.

Outra atividade importante do pós-evento é a triagem das informações pessoais dos participantes, como nomes e endereços de e-mail, garantindo privacidade para os dados dos participantes. 

Por fim, é importante agradecer aos participantes e à equipe envolvida, além de definir próximos passos para eventuais edições futuras. O pós-evento permite que os organizadores reflitam sobre o processo, avaliem se os resultados e se os objetivos foram alcançados, identifiquem o que foi bem-sucedido e o que precisa ser aperfeiçoado, s pontos positivos e negativos para futuras ocasiões e para melhoria dos próximos eventos.