Pan fyddwch yn symud ysgol bydd y system yn creu cyfrif Hwb newydd i chi yn awtomatig ac yn neilltuo cyfeiriad e-bost newydd i chi. Gall hyn gymryd hyd at bythefnos i ddigwydd, bydd angen i'r HT newydd wirio gyda hyrwyddwr HWB yr ysgol i weld a yw'r cyfrif newydd wedi'i wneud.
Bellach mae'n rhaid i'r Pennaeth benderfynu a ydynt am uno eu hen gyfrif â'u cyfrif newydd neu barhau â llechen lân yn y cyfrif newydd. Os bydd y Pennaeth yn penderfynu uno, gellir gwneud hyn fel cais i HWB yn dilyn y protocol hwn .
Os yw aelod o staff wedi symud o un sefydliad i'r llall a bod ganddo gyfrif Hwb eisoes yr hoffent ei gadw, anfonwch gais e-bost at hwb@gov.cymru.
Bydd Desg Gwasanaeth Hwb yn cael caniatâd ysgrifenedig gan sefydliad blaenorol y defnyddiwr cyn prosesu cais.
Ystyriaethau GDPR wrth symud cyfrifon.
Pan fyddwch yn symud cyfrifon Rhaid i chi sicrhau nad oes gennych unrhyw ddata sy'n perthyn i'ch ysgol flaenorol sy'n cynnwys data personol staff neu ddisgyblion (Enwau, DoB ac ati). Dylid symud pob data o'r fath i ofod cwmwl sy'n eiddo i'r ysgol (Sharepoint). Dylid anfon unrhyw negeseuon e-bost sy'n gysylltiedig â'r ysgol flaenorol at y Pennaeth newydd ac yna eu dileu o'r cyfrif Pennaeth sy'n ymadael.
Os byddwch yn dechrau llechen lân yn eich cyfrif newydd, bydd yr hen negeseuon e-bost a data OneDrive yn cael eu dileu pan fydd eich hen gyfrif yn dod i ben. Os ydych chi'n Bennaeth dros dro ar secondiad byddai'n well dechrau llechen lân yn eich cyfrif newydd a gadael eich hen gyfrif lle mae (Ni chaiff ei ddileu)
Rydym yn canfod bod Penaethiaid yn defnyddio eu e-bost fel llyfrgell ddogfennau yn hytrach nag arbed pethau i'w cwmwl/bwrdd gwaith!!
