(1) 確認家長了解黃爺爺之家的照顧方式及理念。

(2) 核對基本資料。

(3) 確認兒童生理及身體狀況飲食注意事項。

(4) 兒童接送確認。  

(5) 確認孩童照顧需求 。   

(1) 照顧者無法認同本會照顧理念或方式。

(2) 學童有頻繁的自傷或傷人之攻擊性行為。

(3) 孩童障礙為中重度以上之障礙以致於無法照顧。

(4) 罹患疾病，需高度或特別照顧需求者。

(5) 任意離開陪伴環境或有其他影響自身安全之行為。

(6) 據點已額滿。

一年級新生，只要有黃爺爺之家據點的學校報到後，可向學校負責窗口老師索取〈黃爺爺之家兒童課後陪伴中心學生申請暨基本資料表〉及〈黃爺爺之家兒童課後陪伴中心申請服務應注意事項暨知悉同意書〉。

窗口索取表單，在填妥表單後，都統一交回給學校的負責老師，督導會一併向學校老師收回申請表。

因各據點的截止日不同，故只要是在各據點的截止日交回給學校負責老師，都不會因為時間差，影響學生入班的權益。

黃爺爺之家以照顧兒童、陪伴兒童成長為重要工作任務。在師生比合乎規範的前提下，若是據點仍有名額，黃爺爺之家在接到家長的〈申請表〉及〈知悉同意書〉，並且完成審核程序後，會儘快安排孩童進入黃爺爺之家，與其他的同伴一起學習。 

黃爺爺之家是陪伴孩子成長的地方，基金會希望孩子能在一個「放學後的家」與大家一起相處，一起學習．陪伴老師因此可以有更多陪孩子的時間，因此我們要求孩子的出席率必須達到八成。

如果孩子常常因為需要參加課外補習或是其他活動，因而無法達到八成的出席率，我們會請家長重新考慮孩子的活動安排，或是將社會資源留給更需要的孩童。

孩童在黃爺爺之家接受的照顧與服務，包括多元活動、 戶外教學、 個人晤談及小團體輔導、 小鐵人等活動，家長都不需付費。全部的經費，都由黃烈火社會福利基金會全額補助。

寒假期間，因為包含過年年假，多數學生需要回父母的家鄉，與祖父母及外祖父母相處，故我們在寒假期間，沒有提供服務。

暑假期間，黃爺爺之家在部份據點有提供全日或半日服務。

黃爺爺之家大約會在四月起始發送學生需求調查表，然後依學生需求狀況，來評估該據點是否要開辦暑期黃爺爺之家。若是需求人數超過15人，基金會與校方會討論及安排開設半天或是全天班。