O que é

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é um sistema de gestão de processos e documentos arquivísticos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho. Uma das suas principais características é a libertação do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.

O SEI é um dos produtos do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da Administração Pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos. Coordenado pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, o PEN proporciona a integração de diferentes esforços que já estavam em curso no âmbito do Governo Federal e possibilita melhorias no desempenho dos processos da Administração Pública, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência e satisfação do público usuário e redução de custos. A intenção do projeto é disponibilizar uma solução flexível o bastante para ser adaptada à realidade de órgãos e entidades da Administração Pública de diferentes áreas de negócio. A solução será disponibilizada no Portal do Software Público do Governo Federal.

O SEI é uma ferramenta que permite a produção, edição, assinatura e trâmite de documentos dentro do próprio sistema, proporcionando a virtualização de processos e documentos, permitindo atuação simultânea de várias unidades ao mesmo tempo em um mesmo processo, ainda que distantes fisicamente, reduzindo o tempo de realização das atividades.

Principais facilidades do SEI

• Portabilidade: 100% Web e pode ser acessado por meio dos principais navegadores do mercado: Internet Explorer, Firefox e Google Chrome;

• Acesso Remoto: em razão da portabilidade já mencionada, pode ser acessado remotamente por diversos tipos de equipamentos, como microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones de vários sistemas operacionais (Windows, Linux, IOS da Apple e Android do Google). Isto possibilita que os usuários trabalhem a distância;

• Acesso de usuários externos: gerencia o acesso de usuários externos aos expedientes administrativos que lhes digam respeito, permitindo que tomem conhecimento do teor do processo e, por exemplo, assinem remotamente contratos e outros tipos de documentos;

• Controle de nível de acesso: gerencia a criação e o trâmite de processos e documentos restritos e sigilosos, conferindo o acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários específicos;

• Tramitação em múltiplas unidades: incorpora novo conceito de processo eletrônico, que rompe com a tradicional tramitação linear, inerente à limitação física do papel. Deste modo, várias unidades podem ser demandadas simultaneamente a tomar providências e manifestar-se no mesmo expediente administrativo, sempre que os atos sejam autônomos entre si;

• Funcionalidades específicas: controle de prazos, ouvidoria, estatísticas da unidade, tempo do processo, base de conhecimento, pesquisa em todo teor, acompanhamento especial, modelos de documentos, textos padrão, sobrestamento de processos, assinatura em bloco, organização de processos em bloco, acesso externo, entre outros;

• Sistema intuitivo: estruturado com boa navegabilidade e usabilidade.

• Gestão por processo e por desempenho: Um dos principais conceitos do sistema é a gestão por processo. Assim, para se criar um documento deve-se antes iniciar o Tipo de Processo correspondente ou inserir o documento em um processo já existente. Isso viabiliza os relatórios de Estatísticas da Unidade e Desempenho de Processos no SEI, o que inclui o tempo médio de cada Tipo de Processo no Órgão e o tempo médio de tramitação do Tipo de Processo em cada Unidade. 

Fonte: Software Público Brasileiro

O que é

A Gestão de Documentos, de acordo com a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, consiste em um “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Esta Lei, viabilizou a implementação de políticas arquivísticas no Brasil, como também, reafirmou princípios constitucionais importantes quanto ao dever do Estado em promover a gestão dos documentos públicos, bem como o acesso à informação. 

A Gestão Documental gera benefícios, simplifica e padroniza os processos, gerando rapidez e produtividade, facilita a implantação de normas, aprimora o processo de pesquisa da informação contida nos documentos, e o compartilhamento de informações entre os usuários, além proporcionar a otimização do espaço físico dentro das instituições. 

A infraestrutura proposta pelo Processo Eletrônico Nacional (PEN), por meio de inovações tecnológicas e normativas, contribui para a gestão dos documentos digitais produzidos nas instituições, aumentando a eficiência administrativa, a transparência e desburocratização dos processos de trabalho.

Aderência do SEI à legislação

Atualmente, as instituições têm utilizado sistemas eletrônicos para agilizar os procedimentos e aumentar a capacidade de recuperação das informações. Essa modificação do documento em papel para documento eletrônico ocorre em razão do avanço das novas tecnologias, que trazem benefícios e desafios para os profissionais.

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) utilizado nas instituições trouxe economia no espaço, facilidade no acesso, rapidez na produção, transmissão e armazenamento, o que permite uma maior interação com os usuários. Confira a legislação que serve como fundamentação para as instituições que tem a custódia de documentos digitais:

Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 

Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º , no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. 

Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012

Regulamenta procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo, e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento. 

Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004

Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.

Portaria Interministerial nº 2.321 de 30 de dezembro de 2014

Define os procedimentos relativos à utilização do Número Único de Protocolo - NUP no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal e dá outras providências. 

Fonte: Gov.br 

Para garantir melhor aproveitamento dos recursos do sistema no decorrer do tempo e o alcance dos resultados pretendidos de maneira eficaz, são aconselháveis algumas práticas:

Padronizar procedimentos

Por ser uma solução bastante flexível, o SEI proporciona formas variadas de utilização de suas funcionalidades, assim como permite a adaptação a diferentes realidades. Por isso, é importante que órgãos e instituições padronizem procedimentos em diversos níveis, tanto por meio da implementação de normas de utilização do sistema, quanto pela padronização de processos de trabalho em cada unidade. A instituição de normas e procedimentos proporciona segurança da informação e a organização do trabalho. Padronizações no âmbito das unidades (tais como tipos de documentos, tabelas de temporalidade, metodologias e nomenclaturas comuns) facilitam a utilização de recursos que o sistema oferece, tais como pesquisa e medição de desempenho dos processos (para saber mais sobre pesquisas e medições.

Acesso como regra e o sigilo como exceção

A transparência é um instrumento de controle social que proporciona meios para garantir a correta atuação do Estado. O SEI adota a filosofia da transparência administrativa, ainda que permita atribuir restrição de acesso a processos e documentos em casos específicos. O sistema tem como princípio a transparência do fluxo de informações e o trabalho colaborativo. O ideal é que se facilite e priorize a publicidade como forma de garantir o funcionamento eficiente do sistema;

Respeitar as etapas do processo e o fluxo de informações

O SEI proporciona instrumentos para medição e monitoramento dos processos. Também proporciona meios de manter um processo ou conjuntos de processos em permanente acompanhamento, sem que isso interfira nos fluxos de atividades e andamentos. Por isso, é importante cumprir cada etapa de maneira eficiente para a correta medição de desempenho dos processos, assim como deve ser feito uso de funcionalidades de pesquisa e acompanhamento para consulta a informações. Um exemplo de boa prática é a conclusão do processo ou seu envio para outra unidade tão logo as atividades pertinentes na unidade sejam finalizadas, sem mantê-lo desnecessariamente aberto na unidade atual (para saber mais sobre pesquisa, acompanhamento e medições.

Dar preferência ao editor do SEI

Embora o sistema permita importar alguns formatos de arquivo (Documento Externo), os documentos formais do órgão devem ser redigidos no próprio sistema (Documento Interno). É possível a customização de tipos de documentos em obediência aos padrões e formatação estabelecidos por instrumentos legais, tais como o Manual de Redação da Presidência da República. Os tipos de documentos também podem ser configurados de acordo com a realidade dos órgãos e instituições. Outras vantagens do uso de Documentos Internos são seus formatos padronizados e automatizados (data, numeração, endereço da unidade, processo de referência e número SEI), além da possibilidade dos documentos que exigirem publicação oficial serem publicados diretamente no SEI em Veículo de Publicação, interno (p. ex. Boletim de Serviço) ou externo (Portal).

A utilização do Sistema Eletrônico de Informação (SEI) contribui muito para agilidade no trabalho. Por isso, é imprescindível atentar para as boas práticas de segurança da informação nos processos e documentos eletrônicos.

Você sabia que

• O erro na definição do nível de acesso pode comprometer o sigilo da informação, colocando em risco a segurança dos projetos em andamento e até mesmo das pessoas citadas.

• Liberar o acesso não autorizado ou compartilhar com terceiros minutas não assinadas de documentos sensíveis, informações pessoais ou sigilosas sujeita o servidor à responsabilidade administrativa, civil e penal.

• Os acessos público, restrito e sigiloso do SEI não devem ser confundidos com os graus de sigilo reservado, secreto e ultrassecreto da Lei de Acesso à Informação.

Orientações de segurança

• Restrinja o acesso ao documento ou processo sempre que houver fundamento legal para tal, lembrando de remover a restrição com a conclusão do ato em caso de sigilo temporário;

• Não compartilhe sua senha;

• Solicite o seu descredenciamento da unidade no SEI em caso de alteração de lotação ou desligamento;

• Não compartilhe minutas não assinadas de documentos oficiais aos quais tenha acesso;

• Não compartilhe documentos oficiais restritos com pessoas que não sejam devidamente identificadas e credenciadas como parte ou interessada;

Classificações de acesso

No SEI, o nível de acesso é indicado ao iniciar um processo ou criar um documento e pode ser público, restrito ou sigiloso.

• PÚBLICO: permite que processo e seus documentos assinados sejam visíveis aos usuários internos do Sistema e até mesmo aos cidadãos, caso a instituição utilize o Módulo de Consulta Pública.

• RESTRITO: permite a visualização por todos os usuários das unidades pelas quais o processo tramitar.

• SIGILOSO: os processos e seus documentos ficarão disponíveis apenas para usuários com permissão específica e previamente credenciados.

Fonte: Segurança da Informação no processo eletrônico  

Legislação Aplicável

A Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011 – Lei de Acesso à Informação (LAI) – indica, em seu art. 3º, que a publicidade é o preceito geral e o sigilo a exceção. Além disso, define como diretriz que as informações de interesse público devem ser divulgadas, independentemente de solicitações:

Art. 3º Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o direito fundamental de acesso à informação e devem ser executados em conformidade com os princípios básicos da administração pública e com as seguintes diretrizes:

I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção;

II - divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitações;

III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação;

IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na administração pública;

V - desenvolvimento do controle social da administração pública.

O Decreto no 7.724, de 16/05/2012, que regulamenta a Lei de Acesso à Informação, estabelece no art. 7º, inciso I:

Art. 7º É dever dos órgãos e entidades promover, independente de requerimento, a divulgação em seus sítios na Internet de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas, observado o disposto nos arts. 7o e 8o da Lei no 12.527, de 2011.

§ 1º Os órgãos e entidades deverão implementar em seus sítios na Internet seção específica para a divulgação das informações de que trata o caput.”

Ainda, a mesma LAI, em seu Art. 31º, dispõe que:

Art. 31º. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais.

§ 1º As informações pessoais, a que se refere este artigo, relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem:

I - terão seu acesso restrito, independentemente de classificação de sigilo e pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção, a agentes públicos legalmente autorizados e à pessoa a que elas se referirem; e

II - poderão ter autorizada sua divulgação ou acesso por terceiros diante de previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que elas se referirem.

§ 2º Aquele que obtiver acesso às informações de que trata este artigo será responsabilizado por seu uso indevido.

(...)

§ 5º Regulamento disporá sobre os procedimentos para tratamento de informação pessoal. 

A Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 - Lei-Geral de Proteção de Dados Pessoais - que regula as atividades de tratamento de dados pessoais com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural, possui diversos dispositivos que devem ser observados pelos sistemas de processo administrativo. Vejamos os principais:

Conceitos LGPD

Art. 5º Para os fins desta Lei, considera-se:

I - dado pessoal: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável;

II - dado pessoal sensível: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a

organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural;

(...)

IV - banco de dados: conjunto estruturado de dados pessoais, estabelecido em um ou em vários locais, em suporte eletrônico ou físico;

V - titular: pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento;

VI - controlador: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais;

VII - operador: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador;

IX - agentes de tratamento: o controlador e o operador;

X - tratamento: toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração;

XI - anonimização: utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis no momento do tratamento, por meio dos quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo;

XII - consentimento: manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada;

XIII - bloqueio: suspensão temporária de qualquer operação de tratamento, mediante guarda do dado pessoal ou do banco de dados;

XIV - eliminação: exclusão de dado ou de conjunto de dados armazenados em banco de dados, independentemente do procedimento empregado;

(...)

Princípios do tratamento de dados pessoais

Art. 6º As atividades de tratamento de dados pessoais deverão observar a boa-fé e os seguintes princípios:

I - finalidade: realização do tratamento para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular, sem possibilidade de tratamento posterior de forma incompatível com essas finalidades;

II - adequação: compatibilidade do tratamento com as finalidades informadas ao titular, de acordo com o contexto do tratamento;

III - necessidade: limitação do tratamento ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, com abrangência dos dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do tratamento de dados;

IV - livre acesso: garantia, aos titulares, de consulta facilitada e gratuita sobre a forma e a duração do tratamento, bem como sobre a integralidade de seus dados pessoais;

V - qualidade dos dados: garantia, aos titulares, de exatidão, clareza, relevância e atualização dos dados, de acordo com a necessidade e para o

cumprimento da finalidade de seu tratamento;

VI - transparência: garantia, aos titulares, de informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre a realização do tratamento e os respectivos agentes de tratamento, observados os segredos comercial e industrial;

VII - segurança: utilização de medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão;

VIII - prevenção: adoção de medidas para prevenir a ocorrência de danos em virtude do tratamento de dados pessoais;

IX - não discriminação: impossibilidade de realização do tratamento para fins discriminatórios ilícitos ou abusivos;

X - responsabilização e prestação de contas: demonstração, pelo agente, da adoção de medidas eficazes e capazes de comprovar a observância e o cumprimento das normas de proteção de dados pessoais e, inclusive, da eficácia dessas medidas.

Tratamento de dados pessoais e processo administrativo

Art. 7º O tratamento de dados pessoais somente poderá ser realizado nas seguintes hipóteses:

I - mediante o fornecimento de consentimento pelo titular;

II - para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;

III - pela administração pública, para o tratamento e uso compartilhado de dados necessários à execução de políticas públicas previstas em leis e regulamentos ou respaldadas em contratos, convênios ou instrumentos congêneres, observadas as disposições do Capítulo IV desta Lei;

(...)

V - quando necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados;

VI - para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral, esse último nos termos da Lei nº 9.307, de 23 de setembro de 1996 (Lei de Arbitragem)

Níveis de Acesso

PÚBLICO 

Tipo de Informação: 

De interesse público, geral ou coletivo.

Fundamentação Legal: 

Art. 8º, §1º, inciso IV, da Lei 12.527/2011 c/c art. 7º, §3º, inciso V do Decreto 7.724/2012.

Quem pode acessar:

Todas as pessoas.

Exemplos de documentos:

- informações concernentes a procedimentos licitatórios, inclusive os respectivos editais e resultados, bem como a todos os contratos celebrados;

- dados gerais para o acompanhamento de programas, ações, projetos e obras de órgãos e entidades.

RESTRITO

Tipo de Informação: 

Informações pessoais relacionadas a uma determinada pessoa identificada ou identificável.

Fundamentação Legal: 

Art. 31º da Lei 12.527/2011.

Quem pode acessar:

- agentes públicos legalmente autorizados;

- própria pessoa a quem a informação se referir, mediante identificação.

Exemplos de documentos:

documentos que contenham informações pessoais de pessoa identificada ou identificável, como:

- RG;

- CPF; 

- estado de saúde da pessoa ou familiares;

- informações financeiras;

- informações patrimoniais;

- alimentados;

- dependentes;

- pensões;

- endereços;

- número de telefone;

- e-mail;

- origem racial ou étnica;

- orientação sexual;

- convicções religiosas, filosóficas ou morais, opiniões políticas;

- filiação sindical;

- filiação partidária;

- filiação a organizações de caráter religiosos, filosófico ou político.

RESTRITO

Tipo de Informação: 

Documento Preparatório utilizado como fundamento de tomada de decisão ou de ato administrativo.

Fundamentação Legal: 

Art. 20º do Decreto 7724/2012.

Quem pode acessar:

- agentes públicos legalmente autorizados;

- interessado, mediante identificação.

Exemplos de documentos:

- notas técnicas, pareceres, notas informativas ou outros documentos que subsidiem decisões dos dirigentes em documentos sobre políticas  econômica, fiscal, tributária, monetária, regulatória etc.;

- documentos que tragam argumentos e conteúdo para os processos que culminarão na edição de ato normativo;

RESTRITO

Tipo de Informação: 

Informações protegidas por legislação específica como sigilo fiscal, bancário, comercial, empresarial e contábil.

Fundamentação Legal: 

Diversas.

Quem pode acessar:

- agentes públicos legalmente autorizados;

- interessado, mediante identificação.

Exemplos de documentos:

- ofícios, extratos, relatórios, atas etc que contenham informações fiscais, bancárias, comerciais, empresariais ou contábeis protegidas por sigilo.

Consulta a processos e documentos conforme classificação do nível de acesso 

PROCESSO DOCUMENTO CONTEÚDO ANDAMENTOS

Público Público Disponível Disponível

Público Restrito Não Disponível Disponível

Restrito Público ou Restrito Não Disponível Não Disponível

Sigiloso Público, Restrito ou Sigiloso Não apresenta resultados Não apresenta resultados

Fonte: Orientação Conjunta no 1//2021/ME/CGU.