Inscription WEMA 2025

Les inscriptions sont ouvertes aux seules personnes déjà pré-inscrites via le formulaire diffusé en janvier. Nous avons déjà atteint notre capacité maximale pour l'événement. Les pré-inscriptions sont toujours possibles mais vous serez automatiquement en liste d'attente. Les inscriptions se font par groupe en respectant l'ordre chronologique des inscriptions et les priorités mises en place.

Pour les pré-inscriptions voir la page d'accueil WEMA2025.

Transport 

Rappel - Le transport pour rejoindre le WEMA est à votre charge. Dès le paiement de votre inscription, prévoyez votre voyage si cela n'est pas déjà fait.

Les réservations pour pour le voyage en train sont ouvertes. Il est recommandé de réserver votre train le plus tôt possible, soit en même temps que vous confirmez votre inscription au WEMA.

Si vous proposez une voiture en covoiturage ou désirez profiter d'une place en covoiturage afin de rejoindre le chalet du WEMA, vous pouvez utiliser l'événement TOGETZER ci-dessous. Il ne s'agit pas de la gestion des déplacements sur place mais bien uniquement du transport pour venir au WEMA.

Un groupe sera mis en place pour venir avec son vélo. Attention places limitées pour les vélos non démonté dans le train de nuit, le vélo démonté et transporté dans une housse étiquetée (90x130x50cm) est normalement accepté sans supplément, sans réservation spécifique. Possibilité de venir avec votre vélo dans le TER, sans supplément sans réservation sur le réseau SUD Provence-Alpes-Côtes-d'Azur. Pour ceux désireux de se déplacer en vélo sur place mais ne pouvant amener leur propre vélo, nous nous renseignerons pour la location de vélo. Vous mouvez contacter Tom M via slack pour plus d'info.

Les informations pour l'accès en train et en voiture sont sur la page d'accueil WEMA2025.

Hébergement en chambre ou Bivouac

Nous disposons de 79 places en chambres et de 24 places en bivouac pour ceux qui disposent de leur propre tente. Pour accueillir le plus de monde nous invitons les personnes qui le peuvent à s'inscrire en bivouac. Une réduction s’appliquera sur le prix forfait du séjour, régularisée en fin de séjour. Peur ceux choisissant le bivouac vous devez valider l'option Bivouac lors de l'inscription.

Pour les personnes inscrites en chambre la répartition dans les chambres se fera fin mai.

Budget et avance des frais

Lors de votre inscription, vous devrez pré-payer votre séjour. A l’issue du WEMA, le coût de votre participation sera individuellement recalculé. Chaque personne se verra demander un supplément ou proposer un remboursement selon sa situation. L’association ne fait bien entendu aucun bénéfice sur l’événement et l’organisation est le fruit d’une équipe bénévole. Nous proposons  le choix du bivouac pour pouvoir accueillir le plus de participants et nous avons fait le choix de proposer à tou.te.x.s la pension complète.

Le WEMA est proposé à prix coûtant. Le prix d’environ 80€ par jour plein se décompose ainsi : 

• Hébergement : 4,9€ en bivouac, 8,9€ (adhérent FFCAM) ou 16,9€ en chambre

• Nourriture : 40€ en pension complète (10€ petit déjeuner, 10€ pique nique, 20€ dîner). Nous avons fait le choix de ne pas faire de solution “à la carte”, au vue de la difficulté à gérer la distribution.. 

• Transports locaux : nous évaluons entre 12 et 20€ selon le nombre de véhicules nécessaire et le carburant consommé.

• Frais annexes : entre 2,5€ et 4€ pour les frais supplémentaires liés directement à l'événement dont les soirées et les animations

Nota : l’avance de frais est nécessaire pour le bon fonctionnement du séjour. Hormis les boissons en dehors des repas et des activités à supplément, vous n’aurez plus rien à payer. L’association vous remboursera toujours s’il y a un trop perçu. L’avance de frais se fait suivant le montant du scénario “le plus cher” afin d’éviter au maximum les mauvaises surprises lors de ces régularisations.

Vous rencontrez des difficultés financières ? L'avance de frais vous semble élevée ?
N'hésitez pas à contactez notre trésorier Vincent H (tresorier@grimpeglisse.org) pour un coup de pouce, si vous avez besoin de limiter l’avance de frais lors de l’inscription, si vous avez besoin d'étaler la somme du WEMA sur plusieurs fois ou si vous avez besoin d'une subvention de la cagnotte sociale. Cette aide est confidentielle, seul le trésorier (Vincent B) et le président (Hadrien R) en connaissent les bénéficiaires.

Nota : le poste de dépense principal est la demi-pension (40€ / jour). Si vous souhaitez économiser sur ce poste, merci de nous l'indiquer (par Slack en message privé ou en réponse à cet email), le montant vous sera remboursé au terme du WEMA. Il faut cependant faire l’avance de fond. Si vous optez pour cette solution, gardez en tête qu'on ne sait pas si vous pourrez vous joindre au groupe dans le réfectoire lors des repas (on va demander au chalet), ni que des solutions de stockage de denrées seront possibles (accès au frigo en cuisine centrale). Les autres postes restent communs (frais annexe d'organisation, et forfait jour de transport local) quelles que soient les activités effectuées lors du séjour.

Il est important pour nous que ce séjour reste accessible au plus grand nombre. Nous invitons les personnes pouvant rencontrer des difficultés à contacter notre trésorier ou notre président, qui peuvent activer l’aide sociale mise en place par l’association. Vous pouvez contacter Vincent H par mail (tresorier@grimpeglisse.org) ou sur slack ou Hadrien R sur slack (ou par simple retour du mail d'inscription, nous vous mettrons en contact).

Inscription par groupes

Les inscriptions se font sur le site HelloAsso uniquement via un lien que vous recevrez par email.

Vous vous êtes pré-inscrit.e, en indiquant vos souhaits - jours - de présence. En plus d'autres critères et de votre date de pré-inscription, cela peut vous donner une priorité pour effectuer votre inscription. Vous avez donc été réparti.e.s par groupe de priorité. Lorsque c’est votre tour de priorité, vous recevrez par email une invitation pour votre inscription via un lien sur le site HelloAsso. Vous avez alors 10 jours pour profiter de votre priorité, ensuite l'inscription sera ouverte à un nouveau groupe. 

Les invitations à s’inscrire seront envoyés par dans l’ordre suivant : 

Groupe 1, à partir du 15 février : Les bénévoles, encadrants, membres du CA, 30% du total d’hébergement pour les minorités FLINTA, puis par ordre chronologique de pré-inscription.

Groupe 2, à partir du 25 février : les 10 personnes pre-inscrites suivantes par ordre chronologique.

Groupe 3, à partir du 7 mars : les 10 personnes pre-inscrites suivantes par ordre chronologique.

Groupe 4, à partir du 17 mars : les 10 personnes pre-inscrites suivantes par ordre chronologique.

Groupe 5, à partir du 26 mars : tout le monde, par ordre chronologique de pré-inscription.

Dès lors que vous avez réglé votre séjour par HelloAsso, votre présence est assurée. 

Inscriptions aux activités

Nous présenterons les activités disponibles en mars, avec 2 réunions proposées.

Les inscriptions aux activités débuteront début avril.

Attention ! La plupart des activités sont réservé aux adhérents FFCAM. Pour plus d'info sur l'adhésion FFCAM, voir la page adhésion sur le site de Grimpe&Glisse.

Plus d'infos & Contacts

Pour tou.te.s les adhérent.e.s pré-inscrit.e.s, vous avez accès au canal slack #wema-2025. N'hésitez pas à consulter le canal et y poser vos questions, aux autres membres ou à l'équipe organisatrice. Nous utiliserons principalement ce canal pour diffuser des informations complémentaires.

Vous pouvez consulter la page d'accueil WEMA2025 pour y retrouver toutes les informations sur le séjour.